07.04.2019
Wir bedanken uns bei allen am OpenEstate-Projekt beteiligten Personen - sowie allen Open Source Entwicklern, ohne welche dieses Projekt in dieser Form nicht möglich gewesen wäre.
Dieses Handbuch (sowohl dessen Texte als auch enthaltenes Bildmaterial) wird im Rahmen des OpenEstate-Projekts erstellt und kann kostenfrei zum persönlichen Gebrauch heruntergeladen, verwendet, verändert und weiter gegeben werden. Eine gewerbliche Weitergabe des Handbuchs ist ohne Absprache und Genehmigung der Autoren untersagt (siehe “Nutzungslizenz für das Handbuch”). Durch Dritte vorgenommene Änderungen am Handbuch sind ebenfalls unter den Bedingungen dieser Lizenz weiter zu verbreiten.
Hinweis
Die Rohdaten dieses Handbuchs sowie die Skripte zur Umwandlung in verschiedene Formate (HTML, PDF, ePub, etc.) können bei GitHub eingesehen werden. Über diese Plattform können darüber hinaus Änderungen am Handbuch diskutiert und eingebracht werden.
Dieses Handbuch dokumentiert die Funktionen von OpenEstate-ImmoTool und OpenEstate-ImmoServer im aktuellen Entwicklungsstand. Da sich beide Programme in aktiver Weiterentwicklung befinden, ist dieses Handbuch einem stetigen Wandel unterzogen und daher nicht immer vollständig. Wir sind jedoch bemüht die fehlenden Passagen baldmöglichst zu vervollständigen.
Interessierte Anwender und Entwickler sind herzlich dazu eingeladen sich an der Vervollständigung des Handbuchs zu beteiligen. Wenn Sie Anmerkungen, Hinweise oder Verbesserungsvorschläge zu diesem Handbuch haben, können Sie diese gern via GitHub oder Ticketsystem einbringen.
Das OpenEstate-Projekt wurde von Walter Wagner & Andreas Rudolph initiiert und hat sich zum Ziel gesetzt, offene Lösungen für die Immobilienwirtschaft zu entwickeln und zu verbreiten. Weitere Informationen zum OpenEstate-Projekt finden Sie unter OpenEstate.org.
OpenEstate-ImmoTool (im weiteren Verlaufe dieses Handbuchs als “ImmoTool” bezeichnet) ist eine kostenfrei verfügbare Immobiliensoftware, welche die Anforderungen eines kleinen bis mittelgroßen Maklerunternehmens abdecken soll.
Die Immobiliensoftware steht unter einer Freeware-Lizenz zur Verfügung (siehe “Nutzungslizenz für OpenEstate-ImmoTool”). Grundsätzlich gilt für das ImmoTool:
OpenEstate-ImmoServer (im weiteren Verlaufe dieses Handbuchs als “ImmoTool-Server” bezeichnet) stellt eine HSQL-Datenbank zur Verfügung. Der ImmoTool-Server ermöglicht, dass mehrere Mitarbeiter von verschiedenen Arbeitsplätzen aus zeitgleich auf einem gemeinsamen Datenbestand arbeiten können.
Der ImmoTool-Server steht unter einer Open Source Lizenz zur Verfügung (siehe “Nutzungslizenz für OpenEstate-ImmoServer”). Grundsätzlich gilt damit für den ImmoTool-Server:
Hinweis
Der Quelltext des ImmoTool-Servers kann bei GitHub eingesehen und heruntergeladen werden.
ImmoTool und ImmoTool-Server können auf verschiedensten Systemen betrieben werden solange diese einigermaßen aktuell sind und Java / OpenJDK in der jeweils benötigten Version dafür zur Verfügung steht.
Hinweis
Für Linux auf anderen Architekturen als x86 oder x86-64 stehen keine Installationspakete zur Verfügung. Das ImmoTool kann jedoch dennoch darunter betrieben werden, wenn OpenJDK 11 von der Linux-Distribution für diese Architektur bereit gestellt wird (siehe “Java aus Linux-Paketsystem verwenden”).
Hinweis
Für Linux auf anderen Architekturen als x86 oder x86-64 stehen keine Installationspakete zur Verfügung. Der ImmoTool-Server kann jedoch dennoch darunter betrieben werden, wenn OpenJDK 8 (oder neuer) von der Linux-Distribution für diese Architektur bereit gestellt wird (siehe "Java aus Linux-Paketsystem verwenden).
ImmoTool und ImmoTool-Server können von der Webseite des OpenEstate-Projekts in verschiedenen Paketen heruntergeladen werden. Ältere Versionen der Programme sind ebenfalls verfügbar.
Für beide Programme stehen folgende Pakete im zur Verfügung:
Anwender von Debian-basierten Linux-Distributionen (z.B. Debian, Ubuntu oder Linux Mint) können alternativ zum direkten Download auch das bereitgestellte Repository in ihr Betriebssystem integrieren. Dies erleichtert die Installation und Aktualisierungen können gemeinsam mit den Betriebssystem-Aktualisierungen installiert werden.
Zur Integration des Repositories ins Betriebssystem ist wie folgt vorzugehen:
PGP-Schlüssel importieren via:
Repository registrieren via:
Oder alternativ folgende Zeile am Ende der Datei /etc/apt/sources.list eintragen:
deb https://debian.openestate.org/ openestate mainPakete aktualisieren via:
Danach kann das ImmoTool installiert werden mit dem Befehl:
Bzw. der ImmoTool-Server kann installiert werden mit dem Befehl:
Hinweis
Sollte es bei der Paket-Aktualisierung in Schritt 3 zu einer Fehlermeldung kommen, muss ggf. noch das Paket “apt-transport-https” über folgenden Befehl installiert werden:
Das ImmoTool kann auf zweierlei Arten betrieben werden. Bevor Sie das Programm in Betrieb nehmen, sollten Sie sich für eines der beiden Szenarien entscheiden.
Tipp
Wenn Sie sich mit dem Programm vertraut machen möchten, empfehlen wir mit einer Einzelplatz-Installation zu beginnen und später ggf. umzusteigen (siehe “Einzelplatz- in Mehrplatz-Projekt umwandeln”).
Die einfachste Form der Nutzung ist die Installation des Programms an einem einzelnen Arbeitsplatz (sogenannte Einzelplatz-Installation). In diesem Falle stellt das ImmoTool selbst alle nötigen Funktionen bereit. Der ImmoTool-Server muss in diesem Szenario nicht installiert werden.
Beim Programmstart wird automatisch eine Datenbank auf dem Rechner des Anwenders erstellt, in der alle erfassten Daten (Immobilien, Kunden, etc.) gespeichert werden.
Für eine Einzelplatz-Installation sind folgende Schritte durchzuführen:
Wenn mehrere Mitarbeiter von Ihrem Arbeitsplatz aus mit dem ImmoTool auf einen gemeinsamen Datenbestand arbeiten sollen, ist eine sogenannte Netzwerk-Installation nötig. Die gemeinsam genutzte Datenbank muss in diesem Falle in ein separates Programm ausgelagert werden (ImmoTool-Server).
Schematisch wird dies in folgender Grafik dargestellt (Quelle Wikipedia):
Der ImmoTool-Server befindet sich im Zentrum des Bildes. Die einzelnen Arbeitsplätze der Mitarbeiter, welche auf den ImmoTool-Server zugreifen, sind im Kreis angeordnet.
Für eine Netzwerk-Installation sind mehrere Schritte nötig, die auf den verschiedenen Rechnern / Arbeitsplätzen durchzuführen sind.
Zuerst muss der ImmoTool-Server auf einem Rechner im Firmennetzwerk installiert werden:
Hinweis
Das auf dem Server-Rechner installierte ImmoTool kann nach erfolgreicher Einrichtung bei Bedarf wieder entfernt werden. Es kann jedoch hilfreich sein, für administrative Zwecke direkt auf dem Server-Rechner immer das ImmoTool und AdminTool vorliegen zu haben.
Die grundlegende Einrichtung des ImmoTool-Servers ist damit abgeschlossen. Weitere Funktionen (z.B. Verschlüsselung, automatische Datensicherung oder Einrichtung als Dienst) können darüber hinaus noch konfiguriert werden.
Im nächsten Schritt muss auf jedem Arbeitsplatz das ImmoTool installiert werden:
Laden Sie die zu Ihrem Betriebssystem passende Installationsdatei für das ImmoTool herunter (siehe “Programme herunterladen”).
Laden Sie die zu Ihrem Windows passende EXE-Installationsdatei herunter. Unter einem 64bit-Windows sollte möglichst auch die 64bit-Installationsdatei verwendet werden.
Öffnen Sie die heruntergeladene EXE-Datei mit einem Doppelklick. Es startet daraufhin ein Installationsprogramm, welches Sie durch die weiteren Schritte der Installation leitet.
Laden Sie die DMG-Installationsdatei herunter und öffnen Sie die Datei durch einen Doppelklick. Es öffnet sich daraufhin ein Fenster, über welches das Programm installiert werden kann.
Ziehen Sie mit der Maus das Programmsymbol “OpenEstate-ImmoTool” in den Ordner “Applications”. Sie können das Programm dann zukünftig über den Finder im Ordner “Programme” öffnen.
Alternativ können Sie das Programmsymbol auch aus dem Installationsprogramm heraus auf die Arbeitsfläche oder an eine andere beliebige Stelle auf Ihrer Festplatte ziehen.
Wenn Sie eine Debian-basierte Linux-Distribution nutzen (z.B. Debian, Ubuntu oder Linux Mint), empfehlen wir die Nutzung des Repositories (siehe “Pakete aus Debian-Repository beziehen”). Nachdem das Repository erfolgreich eingerichtet wurde, kann das Debian-Paket über folgende Befehle installiert werden:
Abruf der Paketliste:
Installation des ImmoTools:
Sollten Sie das Repository nicht nutzen wollen, können Sie alternativ das Debian-Paket (bzw. die DEB-Installationsdatei) herunterladen und per Doppelklick oder durch folgenden Befehl installieren:
(Wobei x.y.z durch die jeweilige Versions-Nummer zu ersetzen ist.)
Hinweis
Bei der Installation des Debian-Pakets wird das Programm im Verzeichnis
/opt/OpenEstate-ImmoToolinstalliert.
Hinweis
Bei der Installation des Debian-Pakets werden automatisch die nötigen Einträge im Startmenü für alle Benutzer des Betriebssystems erzeugt.
Wenn Sie keine Debian-basierte Linux-Distribution nutzen oder das Repository nicht einbinden wollen, können Sie alternativ die TAR.GZ-Installationsdateien herunterladen. Achten Sie darauf die richtige Installationsdatei für die verwendete Prozessor-Architektur zu verwenden (meist wird x86-64 verwendet).
Nachdem Sie diese Datei auf Ihrem Rechner entpackt haben finden Sie einen Ordner namens OpenEstate-ImmoTool. Verschieben Sie diesen Ordner an eine Stelle Ihrer Wahl (z.B. ins Benutzerverzeichnis oder nach /opt/OpenEstate-ImmoTool).
Tipp
Bei Bedarf können Sie im Unterordner
bindes entpackten Verzeichnisses das SkriptStartMenuAdd.shausführen. Es werden dadurch die Startmenü-Einträge des Programms für den aktuell angemeldeten Benutzer erzeugt.
Bei der Installation unter Windows wird automatisch eine Verknüpfung auf dem Desktop erzeugt, über die das Programm gestartet werden kann. Alternativ finden Sie im Startmenü einen Ordner namens “OpenEstate-ImmoTool”, der eine Verknüpfung zum Start des ImmoTools enthält.
Darüber hinaus können Sie das Programm auch über die Datei ImmoTool.exe (bzw. ImmoTool.bat) im Unterordner bin des Programm-Verzeichnisses starten.
Führen Sie einen Doppelklick auf das Programmsymbol mit der Bezeichnung “OpenEstate-ImmoTool” aus. Es öffnet sich daraufhin der Finder mit den vom ImmoTool bereitgestellten Programmen.
Wenn Sie in diesem Fenster auf das Programmsymbol “ImmoTool” klicken, wird das Programm gestartet.
Tipp
Bei Bedarf können Sie das Programmsymbol “ImmoTool” ins Dock integrieren, um dieses später schnell und unkompliziert starten zu können (siehe Anleitung bei Apple).
Wenn das ImmoTool mit dem Debian-Paket installiert wurde, finden Sie im Startmenü einen Eintrag namens “OpenEstate-ImmoTool”, über den das Programm gestartet werden kann.
Wenn das ImmoTool mit dem TAR.GZ-Paket installiert wurde, müssen Sie ggf. vorher noch die Datei StartMenuAdd.sh im Unterordner bin des Programm-Verzeichnisses ausführen um die Einträge im Startmenü zu erzeugen.
Alternativ zum Startmenü kann das Programm über die Datei ImmoTool.sh im Unterordner bin des Programm-Verzeichnisses gestartet werden.
Beim ersten Programmstart prüft das ImmoTool ob eine Übersetzung zu der im Betriebssystem eingestellten Sprache vorliegt. Sollte dies nicht der Fall sein, erscheint das folgende Fenster, in dem Sie die im ImmoTool verwendete Sprache auswählen können:
Es werden hier nur Sprachen zur Auswahl gestellt, für die aktuell eine Übersetzung vorliegt und für die ein Sprachpaket im Programm enthalten ist.
Hinweis
Das ImmoTool kann in beliebige Sprachen übersetzt werden. Wenn Sie sich an der Übersetzungsarbeit beteiligen möchten (z.B. weitere Sprachen ergänzen oder bestehende Übersetzungen korrigieren), finden Sie dazu weitere Informationen auf der Webseite des OpenEstate-Projekts.
Der Projektassistent wird geöffnet und Sie können ein Projekt für Ihre Arbeit mit dem ImmoTool erzeugen.
Hinweis
Unter einem Projekt verstehen wir im ImmoTool eine Datenbank in der alle erfassten Daten (Immobilien, Kunden, Anhänge, etc.) gespeichert werden. In der Regel muss nur beim ersten Programmstart ein Projekt erzeugt werden, welches bei späteren Programmstarts dann automatisch geöffnet wird.
Achtung
Wenn Sie eine Netzwerk-Installation durchführen möchten (siehe “Betrieb an mehreren Arbeitsplätzen”), folgen Sie bitte den Hinweisen im Kapitel “ImmoTool-Server installieren”. Ein Einzelplatz-Projekt muss in diesem Falle nicht erzeugt werden.
Folgende Einstellungen sind im Projektassistenten zur Erstellung eines Einzelplatz-Projekts vorzunehmen:
Projekt-Name:
Tragen Sie einen beliebigen Namen für das Projekt ein.
Projekt-Art:
Wählen Sie “Neues Einzelplatz-Projekt erzeugen.” aus.
Bei Bedarf können Sie im Tab “Firma” noch weitere Angaben zu Ihrem Unternehmen hinterlegen.
Bei Bedarf können im Tab “Add-Ons” einzelne Erweiterungen von der Installation ausgeschlossen werden.
Nachdem die Lizenzbedingungen bestätigt wurden kann das Projekt durch Klick auf “Projekt erzeugen” erstellt werden. Das neu erstellte Projekt wird danach automatisch geöffnet.
Ab sofort können Sie mit dem Programm arbeiten. Wir wünschen viel Spaß und Erfolg!
Der ImmoTool-Server wird benötigt, wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf einem gemeinsamen Datenbestand arbeiten sollen (siehe “Betrieb an mehreren Arbeitsplätzen”).
Hinweis
Wenn Sie das ImmoTool nicht im Netzwerk mit mehreren Mitarbeitern betreiben möchten, können Sie die Installation des ImmoTool-Servers überspringen und das ImmoTool als Einzelplatz-Installation betreiben (siehe “Betrieb an einem einzelnen Arbeitsplatz”).
Laden Sie die zu Ihrem Betriebssystem passende Installationsdatei für den ImmoTool-Server herunter (siehe “Programme herunterladen”).
Laden Sie die zu Ihrem Windows passende EXE-Installationsdatei herunter. Unter einem 64bit-Windows sollte möglichst auch die 64bit-Installationsdatei verwendet werden.
Öffnen Sie die heruntergeladene EXE-Datei mit einem Doppelklick. Es startet daraufhin ein Installationsprogramm, welches Sie durch die weiteren Schritte der Installation leitet.
Laden Sie die DMG-Installationsdatei herunter und öffnen Sie die Datei durch einen Doppelklick. Es öffnet sich daraufhin ein Fenster, über welches das Programm installiert werden kann.
Ziehen Sie mit der Maus das Programmsymbol “OpenEstate-ImmoServer” in den Ordner “Applications”. Sie können das Programm dann zukünftig über den Finder im Ordner “Programme” öffnen.
Alternativ können Sie das Programmsymbol auch aus dem Installationsprogramm heraus auf die Arbeitsfläche oder an eine andere beliebige Stelle auf Ihrer Festplatte ziehen.
Wenn Sie eine Debian-basierte Linux-Distribution nutzen (z.B. Debian, Ubuntu oder Linux Mint), empfehlen wir die Nutzung des Repositories (siehe “Pakete aus Debian-Repository beziehen”). Nachdem das Repository erfolgreich eingerichtet wurde, kann das Debian-Paket über folgende Befehle installiert werden:
Abruf der Paketliste:
Installation des ImmoTools:
Sollten Sie das Repository nicht nutzen wollen, können Sie alternativ das Debian-Paket (bzw. die DEB-Installationsdatei) herunterladen und per Doppelklick oder durch folgenden Befehl installieren:
(Wobei x.y.z durch die jeweilige Versions-Nummer zu ersetzen ist.)
Hinweis
Bei der Installation des Debian-Pakets wird das Programm im Verzeichnis
/opt/OpenEstate-ImmoServerinstalliert.
Hinweis
Bei der Installation des Debian-Pakets wird der ImmoTool-Server automatisch als Dienst im Betriebssystem registriert. Der ImmoTool-Server startet damit automatisch beim Hochfahren des Rechners (siehe “ImmoTool-Server als Dienst einrichten”).
Ebenso wird automatisch eine tägliche Datensicherung eingerichtet, die jedoch noch konfiguriert werden muss (siehe “Datensicherung eines laufenden ImmoTool-Servers”).
Wenn Sie keine Debian-basierte Linux-Distribution nutzen oder das Repository nicht einbinden wollen, können Sie alternativ die TAR.GZ-Installationsdateien herunterladen. Achten Sie darauf die richtige Installationsdatei für die verwendete Prozessor-Architektur zu verwenden (meist wird x86-64 verwendet).
Nachdem Sie diese Datei auf Ihrem Rechner entpackt haben finden Sie einen Ordner namens OpenEstate-ImmoServer. Verschieben Sie diesen Ordner an eine Stelle Ihrer Wahl (z.B. ins Benutzerverzeichnis oder nach /opt/OpenEstate-ImmoServer).
Für die erste Einrichtung bietet es sich an den ImmoTool-Server von Hand zu starten.
Erst wenn das Programm soweit erfolgreich eingerichtet wurde und von den Arbeitsplätzen erfolgreich auf den ImmoTool-Server zugegriffen werden kann, empfiehlt sich im nächsten Schritt die Einrichtung eines Dienstes, sodass der ImmoTool-Server automatisch beim Hochfahren des Rechners gestartet wird (siehe “ImmoTool-Server als Dienst einrichten”).
Hinweis
Um mit dem ImmoTool-Server über das Netzwerk kommunizieren zu können, muss eventuell eine Regel in der Firewall hinterlegt werden. Benötigt wird in der Standardeinstellung eine Freigabe für eingehende Verbindungen auf Port-Nr 9001.
Bei der Installation unter Windows wird automatisch im Startmenü einen Ordner namens “OpenEstate-ImmoServer” mit verschiedenen Verknüpfungen erzeugt. Wählen Sie die Verknüpfung “ImmoServer manuell starten” aus dem Startmenü aus um den ImmoTool-Server von Hand zu starten.
Darüber hinaus können Sie das Programm auch über die Datei Start.exe (bzw. Start.bat) im Unterordner bin des Programm-Verzeichnisses manuell starten.
Führen Sie einen Doppelklick auf das Programmsymbol mit der Bezeichnung “OpenEstate-ImmoServer” aus. Es öffnet sich daraufhin der Finder mit den vom ImmoTool-Server bereitgestellten Programmen.
Wenn Sie in diesem Fenster auf das Programmsymbol “Start” klicken, wird der ImmoTool-Server manuell gestartet.
Wenn der ImmoTool-Server mit dem Debian-Paket installiert wurde, ist auf dem Betriebssystem bereits ein Dienst für den ImmoTool-Server eingerichtet und gestartet worden. Sie müssen in diesem Falle keine weiteren Schritte durchführen um das Programm zu starten.
Bei allen Installations-Varianten für Linux kann der ImmoTool-Server über die Datei Start.sh im Unterordner bin des Programm-Verzeichnisses manuell gestartet werden.
Bevor der ImmoTool-Server genutzt werden kann, muss darauf eine Datenbank eingerichtet werden. Um diesen Schritt durchzuführen muss das AdminTool gestartet werden, welches gemeinsam mit dem ImmoTool-Paket installiert wird.
Installieren Sie dafür das ImmoTool auf dem Server-Rechner oder einem anderen Rechner in Ihrem Netzwerk (siehe “ImmoTool installieren”) und starten Sie danach das AdminTool (siehe “AdminTool starten”).
Im dargestellten Fenster muss die Option “Mit entfernter Datenbank verbinden (auf Server gespeichert)” gewählt werden. Danach können die Verbindungsdaten des ImmoTool-Servers eingetragen werden:
Datenbank:
Hier sollte die Option “HSQL.remote” gewählt werden.
Protokoll:
Im Normalfall muss hier “hsql” gewählt werden. Wenn eine Verschlüsselung auf dem Server eingerichtet wurde, muss hier “hsqls” gewählt werden (siehe “SSL-Verschlüsselung einrichten”).
Hostname:
Hier muss die IP-Adresse oder der Hostname des Rechners eingetragen werden, auf dem der ImmoTool-Server betrieben wird. Wenn das AdminTool vom gleichen Rechner gestartet wurde auf dem sich auch der ImmoTool-Server befindet, kann der Hostname “localhost” unverändert bleiben.
Port-Nr:
Die Port-Nummer lautet standardmäßig “9001”. Nur wenn im ImmoTool-Server ein anderer Wert konfiguriert wurde, muss der Standard-Wert geändert werden.
DB-Name:
Der Name der Datenbank lautet standardmäßig “immotool”. Nur wenn im ImmoTool-Server eine Datenbank unter einem anderen Namen konfiguriert wurde, muss der Standard-Wert geändert werden.
Benutzer:
Der Name des Administrator-Benutzers lautet “SA” und muss in der Regel nicht geändert werden.
Passwort:
Beim ersten Verbindungsaufbau mit dem ImmoTool-Server ist das Passwort leer. Nachdem ein Passwort in der Datenbank hinterlegt wurde, muss dieses hier eingetragen werden.
Nach einem Klick auf “Verbinden” verbindet sich das AdminTool mit dem ImmoTool-Server.
Im ersten Schritt wird das Programm feststellen, dass der Administrator-Benutzer (“SA”) noch kein Passwort zugewiesen hat und um die Eingabe eines Passwortes bitten. Notieren Sie sich dieses Passwort!
Im folgenden Schritt wird das Programm feststellen, dass die Datenbank noch nicht eingerichtet wurde. Klicken Sie im Dialogfenster “Neues Projekt erzeugen” auf “Übernehmen” um die Datenbank zur Verwendung für das ImmoTool vorzubereiten.
Nachdem diese Schritte abgeschlossen sind, können Sie bei Bedarf über das AdminTool weitere Benutzerkonten in der Datenbank anlegen (siehe “Benutzer bearbeiten”).
Wenn eventuelle Nacharbeiten abgeschlossen wurden, kann das AdminTool geschlossen werden. Ab diesem Zeitpunkt können sich Anwender über das ImmoTool mit dem ImmoTool-Server verbinden.
Nachdem der ImmoTool-Server erfolgreich vorbereitet wurde (siehe “ImmoTool-Server vorbereiten”) kann über das ImmoTool auf die Datenbank zugegriffen werden.
Auf jedem Arbeitsplatz muss dafür das ImmoTool installiert werden (siehe “ImmoTool installieren”). Nach dem Programmstart (siehe “ImmoTool starten”) muss ein sogenanntes Mehrplatz-Projekt angelegt werden. Öffnen Sie dafür den Projekt-Assistenten (falls dieser nicht automatisch startet via “Hauptmenü → Projekt → neues Projekt”).
Folgende Einstellungen sind im Projekt-Assistenten vorzunehmen:
Projekt-Name:
Tragen Sie einen beliebigen Namen für das Projekt ein.
Projekt-Art:
Wählen Sie “Neue Verbindung zu einem Mehrplatz-Projekt erzeugen.” aus.
Datenbank:
Hier sollte die Option “HSQL.remote” gewählt werden.
Protokoll:
Im Normalfall muss hier “hsql” gewählt werden. Wenn eine Verschlüsselung auf dem Server eingerichtet wurde, muss hier “hsqls” gewählt werden (siehe “SSL-Verschlüsselung einrichten”).
Hostname:
Hier muss die IP-Adresse oder der Hostname des Rechners eingetragen werden, auf dem der ImmoTool-Server betrieben wird. Wenn das ImmoTool vom gleichen Rechner gestartet wurde auf dem sich auch der ImmoTool-Server befindet, kann der Hostname “localhost” unverändert bleiben.
Port-Nr:
Die Port-Nummer lautet standardmäßig “9001”. Nur wenn im ImmoTool-Server ein anderer Wert konfiguriert wurde, muss der Standard-Wert geändert werden.
DB-Name:
Der Name der Datenbank lautet standardmäßig “immotool”. Nur wenn im ImmoTool-Server eine Datenbank unter einem anderen Namen konfiguriert wurde, muss der Standard-Wert geändert werden.
Benutzer:
Der Name des Benutzers, der sich auf der Datenbank anmeldet. Wenn über das AdminTool weitere Benutzer angelegt wurden, kann hier dessen Login-Name eingetragen werden. Andernfalls kann der Benutzer “SA”, um sich als Administrator anzumelden.
Passwort:
Das Passwort des Benutzers, der sich auf der Datenbank anmeldet. Wenn über das AdminTool weitere Benutzer angelegt wurden, kann hier dessen Passwort eingetragen werden. Andernfalls kann das zuvor gewählte Passwort des Benutzers “SA” verwendet werden.
Bevor das Projekt erzeugt werden kann, muss auf “Anmelden” geklickt werden. Wenn hier kein Fehler auftritt, kann das Projekt durch Klick auf “Projekt erzeugen” erzeugt werden. Das Mehrplatz-Projekt wird daraufhin erzeugt und automatisch geöffnet.
Bei zukünftigen Programmstarts kann das erzeugte Mehrplatz-Projekt im Programm geöffnet werden. Der Benutzer muss sich dann nur noch mit seinem Benutzernamen und Passwort authentifizieren.
ImmoTool und ImmoTool-Server wurden in der Programmiersprache Java entwickelt. Um die Software nutzen zu können, muss eine Java-Laufzeitumgebung (kurz JRE) vorhanden sein.
Hinweis
Die Installationspakete von ImmoTool und ImmoTool-Server enthalten bereits die benötigte Java-Laufzeitumgebung. Im Normalfall muss daher Java nicht zusätzlich auf dem Rechner installiert werden.
Es gibt nur wenige Gründe, eine andere als die in den Installationspaketen bereitgestellte Java-Version zu verwenden. Derzeit ist dieser Schritt eigentlich nur nötig, wenn man die Software unter einem Linux-System auf einer nicht offiziell unterstützen Prozessor-Architektur nutzen will. Für diese seltenen Fälle werden die nötigen Schritte zur Verwendung einer eigenen Java-Version im Folgenden kurz dokumentiert.
Achtung
Beachten Sie bitte, dass OpenEstate nur eingeschränkte Hilfestellungen geben kann, wenn ein eigenes / externes Java verwendet wird. Wir bemühen uns zwar nach bestem Wissen und Gewissen eine bestmögliche Kompatibilität herzustellen, können aber nicht ausschließen, dass vereinzelt Fehler oder Probleme auftreten.
Standardmäßig wird beim Programmstart im Programmverzeichnis nach einem Ordner namens jre gesucht. In diesem Ordner sollte die Java-Laufzeitumgebung enthalten sein.
Java bzw. OpenJDK kann von verschiedenen Drittanbietern bezogen werden (z.B. AdoptOpenJDK, Azul Systems, BellSoft, JetBrains, Red Hat, SAP oder Oracle). Die Vorgehensweise zur Verwendung dieser Java-Versionen ist wie folgt:
jre aus dem Programmverzeichnis von ImmoTool / ImmoTool-Server.jre ins Programmverzeichnis von ImmoTool / ImmoTool-Server.Die meisten Linux-Distributionen stellen ebenfalls Java bzw. OpenJDK über ihr Paketsystem zur Verfügung. Die Vorgehensweise zur Verwendung dieser Java-Versionen ist wie folgt:
jre aus dem Programmverzeichnis von ImmoTool / ImmoTool-Server.Installieren Sie das OpenJDK-Paket von Ihrer Linux-Distribution - z.B. via:
Wenn der Ordner jre im Programmverzeichnis nicht enthalten ist, wird beim Programmstart automatisch das im Betriebssystem installierte OpenJDK verwendet.
Nachdem ein Projekt erstellt und im ImmoTool geöffnet wurde wird ein Programm-Fenster dargestellt, das wie folgt aufgebaut ist:
Im obigen Bildschirmfoto wurden die folgenden Bereiche des Programm-Fensters farblich markiert:
Hauptmenü:
Über das Hauptmenü können die Funktionen des Programms direkt aufgerufen werden. Aktivierten Add-Ons können bei Bedarf Einträge in das Hauptmenü einfügen (z.B. “Adressbuch” oder “Immobilien”).
Wenn kein Projekt geöffnet ist, erscheinen im Hauptmenü nur die Menüs “Programm” und “Extras”.
Seitenleiste (Auswahl):
Über die Seitenleiste können die verschiedenen Funktionen des Programms einfach angesteuert werden. Die aktivierten Add-Ons können Einträge in der Seitenleiste hinterlegen. Bei Klick auf eines der Symbole in der Seitenleiste wird rechts daneben eine Ansicht zur weiteren Verfeinerung der Auswahl dargestellt (z.B. für den Zugriff auf Immobiliendaten).
Wenn kein Projekt geöffnet ist, wird die Seitenleiste mit der Auswahl nicht dargestellt.
Seitenleiste (Ansicht):
Für die unter (2) getätigte Auswahl wird rechts neben der Symbolleiste eine Ansicht zum Zugriff auf die bereitgestellten Funktionen dargestellt. Abhängig von der Auswahl unter (2) kann in der Ansicht z.B. auf die Immobiliendaten, Kalendereinträge oder Kontaktdaten zugegriffen werden.
Hauptbereich:
In diesem Bereich werden die im Programm werden die Formulare und Tabellen zur Verwaltung der vom Programm bereitgestellten Funktionen dargestellt. Wird über das Hauptmenü (1) oder die Seitenleiste (3) zum Beispiel die Immobilienübersicht gewählt, wird die Tablle mit den Immobiliendaten im Hauptbereich dargestellt.
Es können mehrere Ansichten gleichzeitig im Hauptbereich dargestellt werden. Über sogenannte Tabs oberhalb des Hauptbereichs kann zwischen den Ansichten gewechselt werden.
Ein Tab kann durch Klick auf das rote “X” (oder via “Hauptmenü → Programm → Tab schließen”) geschlossen werden.
Fußzeile:
In der Fußzeile können weitere Informationen zur Nutzung des Programms eingeblendet werden. Standardmäßig finden Sie hier zwei Symbole:
Informationen und Mitteilungen des Programms:
Während der Nutzung des Programms können Mitteilungen eintreffen, die vom Programm unten rechts in der Fußzeile dargestellt werden - z.B.:
Wenn eine Mitteilung vorliegt, färbt sich das Informations-Symbol blau ein. Durch Klick auf das rote “X” kann die Mitteilung ausgeblendet werden. Nach einer gewissen Wartezeit verschwinden die Mitteilungen automatisch.
Indikator für im Hintergrund durchgeführte Prozesse:
Verschiedene Operationen führt das Programm während des Betriebs im Hintergrund durch - z.B. Export von Immobilien an Immobilienportale oder Abruf von E-Mails. Immer wenn ein solcher Prozess im Hintergrund ausgeführt wird, färbt sich der Kreis ein und beginnt sich zu drehen.
Wenn auf den sich drehenden Kreis geklickt wird, werden weitere Informationen zu den aktuell durchgeführten Prozessen dargestellt. Durch Klick auf das rote “X” kann die Information wieder ausgeblendet werden.
An verschiedenen Stellen werden Tabellen innerhalb des Programmes dargestellt.
Verschiedene Standardfunktionen sind in den Tabellen enthalten.
Zeilen umsortieren:
Durch einen Klick mit der linken Maustaste auf einen Spalten-Titel in der Tabelle, kann nach dieser Spalte auf- oder absteigend sortiert werden. Ein kleiner Pfeil neben dem Spalten-Titel zeigt die aktuelle Richtung der Sortierung an.
Spalten umsortieren:
Wenn mit der linken Maustaste auf einen Spalten-Titel in der Tabelle geklickt und die Taste gehalten wird, kann die Spalte innerhalb der Tabelle verschoben werden (Drag & Drop).
Spalten ein- & ausblenden:
Zum Ein- oder Ausblenden einer Spalte klicken Sie rechts von den Spalten-Titeln auf das Tabellen-Symbol um das Menü der Tabelle zu öffnen. Aktivieren oder deaktivieren Sie die entsprechende Spalte durch Klick auf den gewünschten Spalten-Titel.
Einstellungen speichern:
Um Änderungen dauerhaft zu speichern klicken Sie rechts von den Spalten-Titeln auf das Tabellen-Symbol und klicken auf “Einstellungen zur Tabelle merken”.
Tabelle exportieren:
Um die aktuelle Tabelle als CSV-, Excel oder PDF-Tabelle zu speichern klicken Sie rechts von den Spalten-Titeln auf das Tabellen-Symbol und wählen unter “Tabelle exportieren” das gewünschte Format, wählen im sich öffnenden Fenster den Speicherort und speichern die Datei.
Hinweis
Die beschriebenen Tabellen-Funktionen werden in den meisten - aber nicht in allen Tabellen - unterstützt.
Um Eingaben zu tätigen, werden an verschiedenen Stellen im Programm Formulare dargestellt.
Zu erledigen
Bild einfügen
Die folgenden Standardfunktionen werden dabei verwendet.
Pflichtfelder:
Eingaben, die für eine weitere Verarbeitung zwingend notwendig sind, werden gelb hervorgehoben.
Ungültige Eingaben:
Ungültige Eingaben in einem Pflichtfeld werden rot hervorgehoben.
Gültige Eingaben:
Gültige Eingaben in einem Pflichtfeld werden grün hervorgehoben.
Ein Projekt ist im ImmoTool eine Datenbank. Im ImmoTool können mehrere Projekte parallel verwaltet werden. Jedes verwaltete Projekt besitzt eine eigenständige Datenbank und wird in separaten Verzeichnissen auf der Festplatte abgespeichert.
Abhängig vom Anwendungsfall kann es sinnvoll sein, die Immobilien nach Tätigkeit (Makler und Verwalter in einer Person) oder nach Kunden in getrennten Projekten zu verwalten. In diesen Fällen können mehrere Projekte parallel, z.B. ein Projekt als Verwalter und eines als Makler, eingerichtet werden.
Mindestens ein Projekt muss angelegt werden, um mit dem Programm arbeiten zu können.
Der Projektassistent hilft Ihnen bei der Erstellung eines neuen Projektes.
Beim ersten Start des Programmes öffnet sich der Projektassistent, und Sie werden aufgefordert ein Projekt anzulegen.
Bei folgenden Starts wird das zuletzt verwendete Projekt automatisch geladen.
Projekt-Name Tragen Sie hier den Namen Ihres Projektes ein. Verwenden Sie keine Umlaute, Leerzeichen oder Sonderzeichen.
Projekt-Ordner Es ist standardmäßig ein Pfad voreingestellt. Diesen können Sie im Regelfall einfach beibehalten. Bei Bedarf kann ein anderer Pfad gewählt werden, z.B. eine externe Datenquelle in Ihrem System.
Lizenz bestätigen Bitte bestätigen Sie die Nutzungslizenz des ImmoTools, bevor Sie Ihr Projekt erzeugen.
Das Projekt automatisch beim Programmstart öffnen Markieren sie die Checkbox, wenn Sie dieses Projekt bei jedem Programmstart automatisch öffnen möchten.
Tragen Sie hier Ihre Firmendaten ein. Die installierten Add-Ons greifen an verschiedenen Stellen auf diese Eingaben zurück.
Hier befindet sich die Übersicht der aktuell verfügbaren Add-Ons. Standardmäßig sind alle bei der Installation verfügbare Add-Ons aktiviert. Deaktivieren Sie die Add-Ons, welche Sie nicht in Ihrem Projekt verwenden möchten.
Hinweis
Eine nachträgliche Änderung der Auswahl der Add-Ons ist jederzeit möglich, siehe Add-Ons / Module.
Zu erledigen
Link Add-Ons / Module in Info einfügen
Wenn Sie die Angaben in allen Tabs vorgenommen haben, speichern Sie Ihr Projekt mit dem Button Projekt erzeugen. Das erzeugte Projekt wird daraufhin automatisch geöffnet.
Projekte können Sie entweder über den Projektassistenten oder direkt im Hauptmenü öffnen.
Über den Projektassistenten.
Oder direkt im Hauptmenü.
Über den Projektassistenten.
Oder direkt im Hauptmenü.
Zu erledigen
Inhalte einfügen
Standardmäßig werden Projekte in das Verzeichnis OpenEstate-Files im Benutzerverzeichnis des im Betriebssystem angemeldeten Benutzer abgelegt. Sie können beim Erstellen des Projekts im Projektassistent auch einen beliebigen anderen Speicherort wählen.
Hinweis
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel “Projekt-Verzeichnis des ImmoTools”.
Sie können ein Projekt jederzeit an einen anderen Speicherort auf Ihrer Festplatte verschieben. Gehen Sie dafür wie folgt vor:
Beenden Sie das ImmoTool, sollte es aktuell in Betrieb sein.
Ermitteln Sie den Speicherort des Projekt-Verzeichnisses.
Verschieben Sie das Verzeichnis an die gewünschte Stelle (z.B. auf einen USB-Festplatte) und merken Sie sich den neuen Speicherort.
Starten Sie das ImmoTool neu.
Da nach dem Verschieben das Projekt nicht mehr vom alten Speicherort geladen werden kann, wird das Programm beim nächsten Start ggf. eine Fehlermeldung ausgeben. Die Frage, ob ein neues Projekt erzeugt werden soll, können Sie mit mit “Nein” beantworten.
Klicken Sie im Hauptmenü auf “Programm → Projekt öffnen” und wählen Sie den in Schritt (3) gewählten neuen Speicherort für das Projekt aus. Das Programm wird daraufhin das Projekt vom neuen Speicherort aus öffnen.
In der Datenbank werden grundlegende Firmendaten sowie ein Firmenlogo gespeichert. Zur Verwaltung des hinterlegten Unternehmensprofil gelangen Sie im Hauptmenü unter “Extras → Anbieterprofil”.
Im sich öffnenden Fenster finden Sie alle Firmendaten übersichtlich zusammengefasst.
Hinweis
Nach einer Änderung im Unternehmensprofil muss abschließend auf “Speichern” geklickt werden, um diese dauerhaft in die Datenbank zu übernehmen.
Das hinterlegte Firmenlogo wird an verschiedenen Stellen in der Software dargestellt und kann ggf. bei der Generierung von Exposés berücksichtigt werden.
Öffnen Sie das Anbieterprofil und wählen Sie den Tab “Logo” um ein Firmenlogo zu hinterlegen, ein hinterlegtes einzusehen bzw. zu ändern.
Hinweis
Es werden die gängigen Bildformate unterstützt (JPG, PNG, GIF, TIF, BMP).
Um ein Logo in die Datenbank zu laden, klicken Sie auf den Button “Logo ändern”. Im sich öffnenden Dialogfenster wählen Sie das gewünschte Logo von Ihrer Festplatte. Klicken Sie abschließend auf öffnen, um das Logo ins Programm zu laden. Ggf. können Sie die Ausrichtung des Logos vor dem speichern ändern, indem Sie es Spiegeln oder drehen.
Um das Firmenlogo zu ändern, verfahren Sie wie beim Laden eines neuen Logos. Das alte Logo wird dabei überschrieben.
Um ein gespeichertes Logo zu löschen, klicken Sie auf den Button “Logo entfernen”.
Hinweis
Nach einer Änderung des Logos muss abschließend auf “Speichern” geklickt werden, um diese dauerhaft in die Datenbank zu übernehmen.
Zu erledigen
Inhalte einfügen
Um Einstellungen am Programm / Add-Ons vorzunehmen, klicken Sie im Hauptmenü auf “Extras → Einstellungen”.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass im folgenden Fenster vorgenommene Einstellungen erst durch betätigen des Buttons “Speichern” übernommen werden.
Der bevorzugte Web-Browser kann hier eingetragen werden. Im ImmoTool angezeigte URL’s werden im hinterlegten Web-Browser geöffnet. Wenn kein Web-Browser eingetragen wurde, versucht das Programm den Standard-Browser des Betriebssystems zu starten.
Um den bevorzugten Webbrowser auszuwählen klicken Sie auf das Ordner-Symbol rechts neben der entsprechenden Zeile und navigieren im folgenden Dialogfenster zur Programmdatei. Markieren dieses und übernehmen die Einstellung mit dem Button “Programmdatei wählen”.
Der bevorzugte PDF-Reader kann hier eingetragen werden. Erzeugte PDF-Dokumente können aus dem ImmoTool heraus mit der hinterlegten Anwendung geöffnet werden.
Um den bevorzugten PDF-Reader auszuwählen klicken Sie auf das Ordner-Symbol rechts neben der entsprechenden Zeile und navigieren im folgenden Dialogfenster zur Programmdatei. Markieren dieses und übernehmen die Einstellung mit dem Button “Programmdatei wählen”.
Hier können Sie die Schriftgröße im Programm einstellen. Vorgenommene Änderungen werden erst nach einem Neustart des Programms wirksam.
Hier können Sie einstellen, ob das zu letzt verwendete Projekt beim Start des Programmes geöffnet werden soll. Wenn Sie nur ein Projekt verwalten empfiehlt sich die Aktivierung.
Wenn Sie für HTTP- und / oder FTP-Verbindungen ins Internet einen Proxy-Server verwenden, können Sie dies hier der Software mitteilen.
Sollte dies der Fall sein, entfernen Sie den Haken bei “Keinen HTTP/FTP-Proxy verwenden” und tragen Sie “Hostname / IP-Adresse” sowie die “Port-Nr” des Proxy-Servers ein.
Hinweis
Auf der Webseite der Entwickler können Sie ggf. weitere Informationen zur Konfiguration der aktiven FTP-Übertragung erhalten.
Hier können Sie festlegen, wo und wann die automatische Datensicherung vollzogen wird. Standardmäßig ist bereits ein Verzeichnis eingetragen, welches Sie bei Bedarf ändern können. Dies sollten Sie aber nur machen, wenn es zwingend notwendig ist, weil Sie z.B. die Sicherung auf einem externen Datenträger speichern möchten.
Für den Zeitpunkt der Datensicherung werden Ihnen unter “Automatische Sicherung” mehrere Optionen angeboten. Wählen Sie eine Einstellung, die Ihren Anforderungen entspricht. Die Standardeinstellung ist “an jedem Tag”.
Die Ziffer unter Limit gibt an, wie viele Sicherungen der Datenbank angelegt werden. Der voreingestellte Standardwert ist 5. Dies bedeutet z.B., dass - unabhängig von den Einstellungen unter “Automatische Sicherung” - fünf Sicherungen angelegt werden. Wenn die sechste Sicherung angelegt wird wird die erste gelöscht, so dass immer die fünf letzten Sicherungen verfügbar sind. Wenn Sie diesen Wert erhöhen, beachten Sie, dass jede Sicherung die gesamte Datenbank enthält. Diese können je nach Datenbestand recht groß werden.
Hinweis
Unabhängig von diesen Einstellungen können Sie im Hauptmenü unter “Extras → Datenbank → Sicherung” jederzeit eine Manuelle Datensicherung nach Bedarf durchführen.
Hier können Sie Ihre Arbeitszeit eingrenzen. In der Tagesansicht des Kalenders wird diese Einstellung in der Anzeige berücksichtigt und Zeiten davor und danach nicht angezeigt.
Zu erledigen
Aktivitäten und Geburtstage erklären.
Hier können Sie die maximale Größe (Höhe und Breite in Pixel) einstellen, mit welcher die Bilder von Immobilien in das ImmoTool importiert werden. Voreingestellt ist eine Größe von 1000 x 1000 Pixeln. Sollte ein kleineres Bild importiert werden, bleibt dieses unangetastet und wird nicht auf die eingestellte Größe vergrößert.
Um die Datenbank nicht unnötig groß werden zu lassen, sollten Sie die Bilder der Immobilien auf die maximal benötigte Größe verkleinern. Zur Orientierung könnte hierbei die maximale Bild-Größe auf den Portalen dienen, auf welchen Sie inserieren.
Hier können Sie angeben, ob beim Export der Immobilie nummerischen Attributen der Text ‘ca.’ vorangestellt wird.
Manche Portale benötigen eigene Geodaten um Immobilien regional präzise zuordnen zu können. Diese Geodaten können bei Bedarf in das ImmoTool importiert werden.
Für folgende Portale sind derzeit entsprechende Dateien verfügbar.
Die benötigte Datei kann von der Webseite des OpenEstate-Projekts herunterladen. Speichern Sie diese Datei auf Ihrem Rechner und betätigen in den ImmoTool-Einstellungen “Immobilien » Geodaten” den Button “Importieren”. Wählen Sie im folgenden Dialogfenster die entsprechende Datei auf Ihrem Rechner und starten den Import durch den button ‘GeoDB-Datei wählen’.
Hier können Sie die Sprachen wählen, in welchen Texte zu den Immobilien erfasst werden sollen. Aktivieren Sie die gewünschten Sprachen durch Anklicken der Checkboxen.
Hinweis
Hierbei handelt es sich nicht um die Übersetzungen des ImmoTools. Diese werden im Kapitel Add_Ons behandelt.
Häufig verwendete Suchanfragen können als Suchvorlage abgelegt und bei Bedarf
Zu erledigen
Funktion Suchvorlagen erklären.
Zu erledigen
Inhalte einfügen
Über die Add-On-Verwaltung können Sie Add-Ons installieren / deinstallieren, aktivieren / deaktivieren. Zur Add-On-Verwaltung gelangen Sie über den Menüpunkt Extras Add-Ons.
Zum Installieren eines Add-Ons muss dessen Installationsdatei bereits auf Ihrer Festplatte gespeichert sein.
Klicken Sie zur Installation auf dem Button “Add-On hinzufügen”.
Es öffnet sich ein Dialogfenster, in welchem Sie die heruntergeladene ZIP-Datei des Add-Ons auswählen können.
Wenn die Installation des Add-Ons erfolgreich durchgeführt wurde, wird dieses in der Übersicht eingefügt. Im Fehlerfall wird in einem weiteren Fenster das Fehlerprotokoll angezeigt. Dieses können Sie ggf. speichern und uns z.B. via Ticketsystem zur Fehleranalyse zusenden.
Die Standard-Add-Ons des ImmoTools werden bei der Installation automatisch aktiviert.
Hinweis
Sie erhalten die Installationsdateien von den jeweiligen Add-On-Entwicklern.
Ein installiertes Add-On kann jederzeit wieder deinstalliert werden.
Markieren Sie das zu deinstallierende Add-On mit der Maus. Dieses wird farbig hinterlegt und die Optionen werden angezeigt.
Klicken Sie in den Optionen auf “Deinstallieren” um das gewählte Add-On zu entfernen. Sie werden mit einer Sicherheitsabfrage gebeten die Löschung zu bestätigen.
Achtung
Die mit dem Add-On verbunden Funktionen stehen Ihnen nach der Deinstallation nicht mehr im Programm zur Verfügung.
Hinweis
Wenn Sie sich nicht sicher sein sollten, ob Sie das Add-On ggf. zukünftig noch benötigen, sollten Sie es nur deaktivieren.
Ein nicht benötigtes Add-On muss nicht zwingend aus dem Programm entfernt werden. Statt dessen kann das Add-On im Programm deaktiviert werden - somit stehen die Funktionen des Add-Ons nicht mehr im Programm zur Verfügung. Sollte man das Add-On im späteren Verlauf wieder benötigen, kann es wieder aktiviert werden.
Klicken Sie im Hauptmenü auf “Extras → Add-Ons”. Markieren Sie ein zu bearbeitendes Add-On mit der Maus. Dieses wird farbig hinterlegt und dessen Optionen werden angezeigt. Zum Aktivieren / Deaktivieren setzen / entfernen Sie die Option “Aktivieren”.
ImmoTool unterstützt an verschiedenen Stellen SSL-Verschlüsselung (z.B. beim Immobilienexport oder E-Mailabruf). Ein wesentlicher Bestandteil der Verschlüsselung sind digitale Zertifikate. Damit wird die Authentizität und Integrität der jeweiligen Gegenstelle sichergestellt.
Hinweis
Ein Zertifikat besitzt immer eine bestimmte Lebensdauer. Sobald diese “Lebenszeit” abgelaufen ist, muss die Gegenstelle ein neues Zertifikat bereitstellen. Das neue Zertifikat wird dann erneut beim erstmaligen Verbindungsaufbau heruntergeladen und Ihnen zur Prüfung vorgelegt.
Sobald das Programm erstmals mit einer Gegenstelle verschlüsselt kommuniziert, wird das folgende Fenster mit den Details des Zertifikats der Gegenstelle dargestellt:
Dieses Fenster stellt verschiedene Informationen dar, mit der die Gegenstelle (in diesem Falle “google.com”) identifiziert werden kann. An dieser Stelle muss der Anwender die Angaben prüfen und kann entscheiden, ob er der Gegenstelle sein Vertrauen aussprechen möchte.
Um der Gegenstelle das Vertrauen auszusprechen, kann auf “Übernehmen” geklickt werden. Danach beginnt das ImmoTool die verschlüsselte Kommunikation mit der jeweiligen Gegenstelle.
Um der Gegenstelle kein Vertrauen auszusprechen, kann auf “Abbrechen” geklickt werden. Das ImmoTool wird in diesem Falle die verschlüsselte Kommunikation abbrechen.
Achtung
Es ist Vorsicht geboten, wenn sich das Zertifikat einer Gegenstelle ändert und Sie dieses erneut bestätigen / prüfen sollen. Um sich vor sogenannten Man-in-the-middle-Angriffen zu schützen, sollten Sie sich im Zweifelsfall von der jeweiligen Gegenstelle die Korrektheit des neuen Zertifikats bestätigen lassen.
Klicken Sie im Hauptmenü auf “Extras → Zertifikate” um die bereits bestätigten Zertifikate einsehen und bearbeiten zu können. Es öffnet sich daraufhin ein Fenster, das ungefähr wie folgt aussieht:
Auf der linken Seite wird eine Liste der bereits erfassten Zertifikate dargestellt. Wählen Sie einen der Einträge in der Liste aus, um auf der rechten Seite weitere Details über das gewählte Zertifikat dargestellt zu bekommen.
Um die Änderungen der vertrauenswürdigen Zertifikaten (Importe, Löschungen, etc.) dauerhaft zu speichern, muss auf “Übernehmen” geklickt werden. Wenn die Änderungen nicht gespeichert werden sollen, kann auf “Abbrechen” geklickt werden.
Klicken Sie auf den Button “Einfügen”. Es erscheint daraufhin ein Untermenü mit folgenden Einträgen:
Zertifikat aus Datei laden Verwenden Sie diese Option, um das Zertifikat aus einer Datei zu importieren, die auf Ihrem Rechner abgelegt ist.
Zertifikat von Server herunterladen Verwenden Sie diese Option, um das Zertifikat von einem Server herunterzuladen. Dabei muss Hostname / IP-Adresse des Servers sowie dessen Port-Nr angegeben werden.
Markieren Sie das zu entfernende Zertifikat in der Liste und klicken Sie auf “Entfernen” um den gewählten Eintrag aus dem Programm zu entfernen.
Markieren Sie das zu entfernende Zertifikat in der Liste und klicken Sie auf “Export” um den gewählten Eintrag als separate Datei auf Ihrem Rechner zu speichern.
Warnungen, Probleme oder Fehler, die während der Nutzung des Programms auftreten, werden im Hintergrund automatisch protokolliert. Die Protokolle werden im Unterordner logs des Daten-Verzeichnisses tageweise abgelegt.
Klicken Sie im Hauptmenü auf “Extras → Protokolle” um die derzeit vorliegenden Protokolle einzusehen.
Die Protokoll-Datei ImmoTool.log speichert allgemeine Meldungen des ImmoTools. Für andere Programme (AdminTool / Handbuch) werden separate Protokoll-Dateien erzeugt (AdminTool.log / Manual.log).
Abhängig von der Konfiguration können eventuell weitere Protokoll-Dateien vorliegen (z.B. ImmoTool-mail.log).
Hinweis
Die Protokoll-Dateien des aktuellen Tages haben kein Datum im Namen (z.B.
ImmoTool.log). Ältere Dateien tragen im Namen das jeweilige Datum der Erstellung (z.B.ImmoTool.2012-01-20.log). Ältere Protokoll-Dateien werden vom Programm automatisch gelöscht.
Auf Anfrage der Kunden-Supports kann es nötig werden die Protokolle zu übermitteln. Wählen Sie in der Auswahlbox die zu speichernde Protokoll-Datei und klicken Sie auf “Speichern”. Es erscheint ein Untermenü mit zwei Optionen.
Als Datei speichern:
Das Protokoll wird in einer separaten Datei gespeichert und kann z.B. als Anhang einer E-Mail verschickt werden.
In die Zwischenablage speichern:
Das Protokoll wird in die Zwischenablage gespeichert und kann z.B. in den Text einer E-Mail kopiert werden.
In regelmäßigen Abständen werden Aktualisierungen für das ImmoTool und die Add-Ons bereitgestellt.
Beim Start des Programms wird automatisch einmal täglich nach vorliegenden Aktualisierungen gesucht. Sollten Aktualisierungen vorliegen, wird folgende Information unten rechts im Programm dargestellt:
Falls Sie das Programm auf Aktualisierungen hinweist, kontaktieren Sie Ihren zuständigen Administrator sodass dieser die nötigen Schritte durchführen kann (siehe “ImmoTool aktualisieren”).
Hinweis
Bei Bedarf können Sie die Prüfung auf Aktualisierungen auch manuell durchführen indem Sie im Hauptmenü auf “Extras → Aktualisierung” klicken.
Zur Aktualisierung des ImmoTool-Servers sollte Ihr zuständiger Administrator den Hinweisen im Kapitel “ImmoTool-Server aktualisieren” folgen.
Das Immobilien-Add-On stellt die Immobilien-, Schnittstellen-, Suchauftrags- und Vermittlungsauftragverwaltung zur Verfügung, sofern das Immobilien Add-On installiert und aktiviert ist.
Die jeweiligen Funktionalitäten erreichen Sie über die Sidebar oder das Hauptmenü.
Für das “Immobilien-Add-On” können diverse Einstellungen in den Programm-Einstellungen vorgenommen werden.
Zu erledigen
Inhalte einfügen
Innerhalb eines Projektes können beliebig viele Immobilien verwaltet werden. Die Übersicht der gespeicherten Immobilien kann auf zweierlei Wegen geöffnet werden:
Klicken Sie im Hauptmenü auf den Eintrag “Immobilien → Immobilienansicht öffnen” um die Übersicht der Immobilien zu öffnen.
Öffnen Sie die Immobilien-Ansicht und klicken in der Sidebar auf den Eintrag “Immobilien”.
Daraufhin wird eine tabellarische Übersicht der erfassten Immobilien dargestellt:
Oberhalb der Tabelle werden verschiedene Eingabefelder dargestellt, um den Immobilienbestand eingrenzen zu können. Die Ansicht der Tabelle wird automatisch aktualisiert sobald ein Kriterium geändert wurde.
Unter Adresse können Sie entweder eine Postleitzahl oder einen Ort eintragen.
Markieren Sie in der Tabelle eine oder mehrere Immobilien. Klicken Sie danach auf den Button “Aktionen” oder mit der rechten Maustaste in die Tabelle um das Aktionsmenü darzustellen.
Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:
Immobilie öffnen:
Wählen Sie diese Aktion, um die markierte(n) Immobilie(n) zur Bearbeitung zu öffnen.
Status ändern:
Ändern Sie den Status der markierte(n) Immobilie(n), ohne das Immobilienformular dafür öffnen zu müssen.
Immobilie duplizieren:
Wählen Sie diese Aktion, um eine Kopie der markierte(n) Immobilie(n) zu erzeugen.
Entfernen:
Wählen Sie diese Aktion, um die markierte(n) Immobilie(n) dauerhaft aus der Datenbank zu löschen.
Exposé erzeugen:
Erzeugen Sie ein Exposé im PDF-Format für die markierte(n) Immobilien.
Ansprechpartner zuweisen:
Ändern Sie den Ansprechpartner der markierte(n) Immobilie(n), ohne das Immobilienformular dafür öffnen zu müssen.
Speichern unter:
Speichern Sie die markierten Immobilien als CSV- oder Excel-Datei auf der Festplatte.
Vermittlung öffnen:
> Zu erledigen > Aktion “Vermittlung öffnen” beschreiben
Tipp
Wenn mehrere Zeilen in der Tabelle markiert wurden (z.B. mit gedrückter
STRG- /Shift-Taste und der linken Maustaste), können Aktionen auf mehreren Immobilien auf einmal durchgeführt werden.
Hierbei handelt es sich nicht um Suchaufträge eines Interessenten, sondern um eine frei definierbare Suche im Immobilienbestand um z.B. häufig gesuchte Immobilien schnell zu finden.
Alle bereits gespeicherten und aktiven Suchanfragen werden in der Selectbox Suche oder in der Sidebar dargestellt. Wählen Sie eine der Suchanfragen aus, um die Suche auf dem Immobilienbestand durchzuführen.
Um eine neue Suchanfrage zu erzeugen, klicken Sie auf den Button mit der Lupe neben der Selectbox für die Suchanfragen. Es öffnet sich daraufhin ein Dialogfenster zur Erstellung einer Suchanfrage.
Folgende Angaben können im Formular hinterlegt werden:
Name:
Wenn die Suchanfrage dauerhaft gespeichert werden soll, wählen Sie eine möglichst passende Bezeichnung um diese später leicht wieder erkennen zu können.
Vorlage wählen:
> Zu erledigen > “Vorlage wählen” beschreiben
Suchanfrage dauerhaft speichern:
Aktivieren Sie diese Option, wenn die Suchanfrage dauerhaft gespeichert werden soll. Andernfalls wird die Suchanfrage einmal ausgeführt und verworfen.
Suchkriterien bearbeiten:
Wählen Sie eines oder mehrere Kriterien zur Immobiliensuche aus.
Suchkriterien hinzufügen:
Betätigen Sie den Button “Kriterium hinzufügen” um weiteren Kriterien für die Suche zu definieren. Es erscheint dann ein weiteres Feld mit der Bezeichnung `Kriterium wählen. Wenn Sie dieses Feld markieren werden Ihnen weitere Kriterien zu Auswahl gestellt.
Durch betätigen eines roten Kreuzes können Sie ein Kriterium abwählen - es wird immer der letzte Eintrag dieses Kriterium gelöscht - und mit dem grünen Minus einem Kriterium einen weiteren Wert hinzufügen.
Markieren Sie die Checkbox “Suchanfrage dauerhaft speichern”, wenn diese Suchanfrage dauerhaft gespeichert werden soll.
Klicken Sie abschließend auf “Übernehmen” um die Suchanfrage auf dem Immobilienbestand auszuführen. Das Resultat der Suche wird in der Übersicht der Immobilien dargestellt.
Das Formular zum Anlegen einer Immobilie können Sie auf folgenden Wegen öffnen.
Klicken Sie im Hauptmenü auf “Immobilien → Neuer Eintrag → neue Immobilie”.
Klicken Sie in der Sidebar mit der rechten Maustaste auf Immobilien und wählen “Immobilien → Neuer Eintrag → neue Immobilie”.
Klicken Sie im Kopfbereich der Übersicht der Immobilien auf den Button mit dem grünen Kreuz “Neu”.
Nehmen Sie die gewünschten Einträge im Immobilienformular vor und klicken Sie abschließend auf den Button “Speichern”.
Öffnen Sie die Übersicht der Immobilien und suchen Sie die zu bearbeitende Immobilie in der Tabelle.
Eine Immobilie können Sie auf drei Wegen öffnen.
Durch einen Doppelklick auf die betreffende Immobilie wird das Immobilienformular zur Bearbeitung der Immobilie geöffnet.
Markieren Sie die Immobilie in der Liste und klicken mit der rechten Maustaste auf diese. im dargestellten Menü wählen Sie “Immobilie öffnen”.
Markieren Sie die Immobilie in der Liste und betätigen Sie die Enter-Taste.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen im Immobilienformular vor und klicken Sie abschließend auf den Button “Speichern”.
Öffnen Sie die Übersicht der Immobilien und suchen Sie die zu duplizierende Immobilie in der Tabelle.
Eine Immobilie können Sie auf zwei Wegen öffnen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende Immobilie und wählen Sie im dargestellten Menü die Aktion “Immobilie duplizieren”.
Klicken Sie im oberen Bereich der Übersicht der Immobilien auf “Aktionen → Immobilie duplizieren”.
Nehmen Sie an der duplizierten Immobilie die gewünschten Änderungen vor und speichern diese. Es wird eine neue Immobilie in der Datenbank angelegt.
Hinweis
Die originale Immobilie bleibt bei dieser Verfahrensweise unangetastet.
Öffnen Sie die Übersicht der Immobilien und suchen Sie die zu löschende Immobilie in der Tabelle.
Eine Immobilie können Sie auf zwei Wegen löschen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende Immobilie und wählen Sie im dargestellten Menü die Aktion “Entfernen”.
Klicken Sie im oberen Bereich der Übersicht der Immobilien auf “Aktionen → Entfernen”.
Im Tab “Allgemein” werden allgemeinen Eckdaten einer Immobilie zusammengefasst.
Titel:
Hinterlegen Sie einen aussagekräftigen und nicht zu langen Titel für diese Immobilie.
Der Titel wird in allen Sprachen angezeigt, welche in den Sprach-Einstellungen aktiviert wurden. Durch einen Mausklick auf die Checkbox neben der Landesflagge können Sie für diese Immobilie eine oder mehrere Sprachen aktivieren. Eine Sprache muss mindestens aktiviert werden.
Hinweis
Der Titel kann in allen Sprachen abgelegt werden, welche in den Sprach-Einstellungen aktiviert wurden. Hauptmenü “Extras → Einstellungen → Immobilien → Sprachen”
Objekt-Nr:
Dieses Feld ist für von Ihnen selbst vergebene interne Objektnummer vorgesehen. Von Portalen kann die Objekt-Nr zur Identifikation Ihrer Inserate verwendet werden.
Tipp
Wenn Sie wünschen, dass die Objektnummer statt der Datenbank-ID für den Export zu den Portalen verwendet wird, nehmen Sie in der Schnittstelle die entsprechende Einstellung vor.
Währung:
Wählen Sie die Währung, in der die Preisangaben für die Immobilie erfasst werden.
Objekt-ID:
Die Objekt-ID wird beim Speichern von System vergeben, und dient internen Zwecken. Diese kann von Ihnen nicht geändert werden.
Import-ID:
Die Import-ID wird ggf. beim Import von Immobilien automatisch vergeben und kann von Ihnen nicht geändert werden.
Status:
Wählen Sie einen Status für diese Immobilie.
Gültig von / Gültig bis:
Wählen Sie ggf. je ein Datum für den Beginn und das Ende des Zeitraums der Vermittlung dieser Immobilie.
Gruppennummer:
Vergeben Sie ggf. eine Gruppennummer damit diese Immobilie mit anderen Immobilien des Bestands z.B. bei ImmobilienScout24 gruppiert dargestellt wird.
Adresseingabe:
Geben Sie hier die Adresse der Immobilie ein und wählen ein Land.
Manche Portale, wie z.B. Immobiliare.it und ImmobilienScout24, benötigen spezifische regionale Angaben für Immobilien. Wenn Sie ein solches Portal beliefern, wählen Sie in der Selectbox “Immobilien-Adresse” das jeweilige Portal und ordnen Sie es der entsprechenden Region zu bis keine weitere Zuordnung in den Unter-Regionen mehr möglich ist.
Geokoordinaten:
Geben Sie die Geokoordinaten der Immobilie ein, falls diese Ihnen bekannt sein sollten.
Geokoordinaten ermitteln:
Um die Geokoordinaten zu einer Immobilie zu ermitteln betätigen Sie den Button “Geokoordinaten ermitteln”.
Im folgenden Fenster können Sie nach Klick auf “Suchen” angeben, ob Sie nach einem Ort oder einer Postleitzahl suchen. Gemäß Ihrer Auswahl öffnet sich in der Karte das entsprechende Suchformular. Geben Sie Suchkriterien ein und starten Sie die Suche über den Button “Ausführen”. Mit dem Button “Abbrechen” im Suchformular können Sie das Suchformular schließen.
Im Suchergebnis wählen Sie ein passendes Ergebnis. Es wird Ihnen dann ein Ausschnitt einer Karte gezeigt. Diesen können Sie mit dem Mausrad vergrößern oder verkleinern und mit der linken Maustaste verschieben.
Wenn Sie die gewünschte Adresse gefunden haben markieren Sie diese und betätigen den Button “Koordinaten übernehmen”. Die Koordinaten werden in das Immobilienformular übernommen.
Hinweis
Nach dem Versand der Immobilie an Portale sollten Sie die Objekt-Nr nicht mehr ändern, da dieses Inserat sonst in den Portalen ggf. neu angelegt wird, und dann doppelt vorhanden sein kann. Sollte eine neue Vergabe der Nummer notwendig sein, so löschen Sie diese Immobilie zuerst in den Portalen.
Hinweis
Der Status einer Immobilie muss auf “in Vermittlung” gesetzt sein damit die Immobilie beim Export zu den Immobilienportalen berücksichtigt wird.
Hinweis
Um die spezifischen Regionen eines Immobilienportals verfügbar zu haben, müssen die jeweiligen Erweiterung in die Datenbank installiert werden. Diese finden Sie unter dev.openestate.org im Abschnitt Geodaten.
Zu erledigen
Link zum Download der Geodaten korrigieren
Im Tab “Immobilie” werden spezifische Eigenschaften der Immobilie zusammengefasst.
Spezifizieren Sie zuerst die Immobilienart so genau wie es ihnen möglich ist - z.B. “Wohnimmobilie → Wohnung → Erdgeschosswohnung”.
Wählen Sie danach die passende Vermarktungsart - z.B. “Miete”
Nach der Eingabe dieser Informationen werden weitere Eigenschaften / Attribute zu dieser Auswahl in der unteren Tabelle dargestellt.
Tragen Sie die ihnen bekannten Daten in die Tabelle ein. Klicken Sie für die Eingabe auf das jeweilige Feld in der Spalte Wert.
Bei Eingaben der Art Länge und Fläche können Sie rechts in diesem Feld mit den Pfeiltasten die Einheit wählen.
In Feldern zur Eingabe eines Datums muss das Datum im Format TT.MM.JJJJ eingetragen werden.
Bei Feldern mit mehrfacher Auswahl öffnet sich nach dem Anklicken des Feldes eine Liste, in welcher Sie Angaben wählen und abwählen können.
Bei Feldern mit einfacher Auswahl wird nur eine Angabe übernommen. Wird ein Zweite aktiviert wird die Erste deaktiviert.
Attribute mit freier Texteingabe befinden sich unter den Tabs mit den Landesflaggen.
Nachdem eine Immobilien- & Vermarktungsart gewählt wurde können zusätzliche beschreibende Texte zur Immobilie hinterlegt werden.
Wählen Sie dafür die Tabs mit den Landesflaggen und füllen die gewünschten Felder mit den entsprechenden Inhalten aus.
Mit den blauen Pfeilen können Sie die Gruppen ausblenden / einblenden bzw. die Textfelder vergrößern / verkleinern.
Bei der Eingabe wird Ihnen die Anzahl der noch möglichen Zeichen angezeigt.
Hinweis
Es können Texte in allen Sprachen eingetragen werden, die in den Sprach-Einstellungen aktiviert wurden (via “Hauptmenü → Extras → Einstellungen → Immobilien → Sprachen”).
Wenn ein Energieausweis vorhanden ist aktivieren Sie das entsprechende Feld.
Danach wählen Sie die Art des Ausweises und tragen die Daten in die jeweiligen Felder ein.
Im Tab “Medien” können beliebig viele Bilder und Dateien zur Immobilie hinterlegt werden.
Klicken Sie auf den Button “Importieren” um eine Bild oder andere Dateien von Ihrer Festplatte in das ImmoTool zu laden und mit der Immobilie zuzuordnen.
Beim Import der Dateien erkennt das Programm automatisch, ob es sich um Bilder oder andere Anhänge handelt.
Tipp
Sie können mehrere Bilder auf einmal importieren, wenn Sie bei der Datei-Auswahl die
STRG/ShiftTaste gedrückt halten und mit der Maus die gewählten Bilder anklicken.
Hinweis
Es werden die gängigen Bildformate unterstützt (JPG, PNG, GIF, TIF, BMP).
Hinweis
Importierte Fotos werden in der Datenbank gespeichert und die Originale müssen nicht dauerhaft auf der Festplatte verfügbar bleiben. Es empfiehlt sich jedoch dennoch, die importierten Dateien auch außerhalb des ImmoTools gespeichert zu halten.
Nach dem Import können Sie jedes Foto einzeln durch Anklicken in der Übersicht aufrufen und weiter bearbeiten.
Geben Sie zum Foto einen kurzen Beschreibungstext im Feld Titel in den gewünschten Sprachen ein. Dieser Bild-Titel wird z.B. zu Immobilienportalen gesendet und in Exposés dargestellt.
Wählen Sie unter “Dateityp” die Art des Bildes aus (z.B. “Innenansicht”).
Legen Sie unter “Datei veröffentlichen” fest, ob die jeweilige Datei zu Immobilienportalen exportiert oder in Exposés dargestellt werden darf.
Unter “Aktionen” können Sie mit den rötlichen Pfeiltasten das gewählte Bild horizontal / vertikal spiegeln bzw. nach rechts / links um 90 Grad drehen.
Hinweis
Die Titel der Bilder können in allen Sprachen abgelegt werden, welche in den Sprach-Einstellungen aktiviert wurden (via “Hauptmenü → Extras → Einstellungen → Immobilien → Sprachen”).
Wählen Sie das zu entfernende Foto in der Vorschau aus und klicken Sie auf “Entfernen”. Das Bild wird ohne weitere Rückfrage unwiderruflich im ImmoTool gelöscht.
Sie können die Sortierung der Fotos jederzeit ändern indem Sie die Bilder einzeln in der Übersicht markieren und dann mit den blauen Pfeilen (hoch / runter) an die gewünschte Position verschieben. Eine Positionsänderung können Sie auch vornehmen indem Sie das Bild mit der Maus markieren und verschieben.
Sollten Sie ein Bilder für eine andere Anwendung benötigen, so klicken Sie oberhalb der großen Bild-Vorschau auf “Aktionen → Speichern unter”, wählen im erscheinenden Dialogfenster das Ziel aus, vergeben einen Dateinamen und speichern das Bild.
Einzelne Bilder können Sie gegen ein Anderes austauschen indem Sie es markieren und unter “Aktionen → Austauschen” im folgenden Dialogfenster zum neuen Bild navigieren und es mit “Öffnen” gegen das Alte austauschen. Das Bild wird ohne weitere Rückfrage unwiderruflich im ImmoTool ausgetauscht.
Das ImmoTool erkennt das Format der importierten Datei und fügt dieses unter “Format” ein. Dieses Feld sollte nur bearbeitet werden, wenn dies zwingend notwendig ist. Markieren Sie hierfür die Checkbox “Format bearbeiten” und tragen die entsprechende Angabe ein.
Im Tab “Adressen” können zu der Immobilie beliebig viele Adressen als Kontakte verknüpft werden.
Im Tab “Adressen → Ansprechpartner” kann der Ansprechpartner (Sie oder ein Mitarbeiter) zur Immobilie hinterlegt werden. Der Ansprechpartner wird beim Export an Immobilienportale bzw. bei Exposé-Darstellungen für die Interessenten veröffentlicht. Sollte keine Ansprechpartner ausgewählt werden, wird statt dessen auf die Firmendaten unter “Hauptmenü → Extras → Anbieterprofil” zurückgegriffen.
Wählen Sie in der Selectbox “Ansprechpartner” die Option “Ansprechpartner auswählen”. Im daneben stehenden Auswahlfeld kann der gewünschte Ansprechpartner ausgewählt werden. Die Daten des gewählten Ansprechpartners werden im darunter stehenden Formular angezeigt und können hier bearbeitet werden.
Wählen Sie in der Selectbox “Ansprechpartner” die Option “neuer Ansprechpartner”. Im darunter stehenden Formular können die Daten des neuen Ansprechpartners eingegeben werden.
Wählen Sie in der Selectbox “Ansprechpartner” die Option “Keinen Ansprechpartner”. Sollte keine Ansprechpartner ausgewählt werden, wird statt dessen auf die Firmendaten zurückgegriffen (zu finden unter “Hauptmenü → Extras → Anbieterprofil”).
Hinweis
Beim Speichern der Immobilie werden Änderungen bei einem bestehenden und bei einem neu angelegte Ansprechpartner dauerhaft gespeichert.
Im Tab “Adressen → Vermittlungsauftrag” kann der Eigentümer der Immobilie hinterlegt werden.
Wählen Sie in der Selectbox “Adresse” die Option “Adresse wählen”. In der daneben stehenden Selectbox wählen Sie das Adressbuch, in welchem sich die Adresse befindet. Schreiben Sie den Namen des Eigentümers in das rechts befindliche Suchfeld. Sobald eine oder mehrere Namen angezeigt werden, wählen Sie den gewünschten aus. Die Daten des gewählten Eigentümers werden im darunter stehenden Formular angezeigt und können hier ggf. bearbeitet werden.
Wählen Sie in der Selectbox “Adresse” die Option “neuer Adresse eingeben”. In der daneben stehenden Selectbox wählen Sie das Adressbuch, in welchem die Adresse gespeichert werden soll. Im darunter stehenden Formular können die Daten des Eigentümers eingegeben werden.
Wählen Sie in der Selectbox “Adresse” die Option “Keinen Adresse”.
Hinweis
Beim Speichern der Immobilie werden Änderungen bei einem bestehenden und bei einem neu angelegte Vermittlungsauftrag dauerhaft gespeichert.
Im Tab “Adressen → Suchaufträge” können Interessenten zur der Immobilie hinterlegt werden.
Hinweis
Suchaufträge können mit einer Immobilie nur dann verknüpft werden, wenn diese bereits angelegt wurden.
Wenn ein vorhandener Suchauftrag zu einer Immobilie passt, wird dies unterhalb des Immobilienformulars mit einem Link angezeigt. Beim anklicken des Links gelangen Sie auf das Formular für die Suchaufträge.
Um alle gespeicherten Suchaufträge anzuzeigen, aktivieren Sie die Checkbox “alle Suchaufträge”. Nach klicken auf den Button “Suchen” werden alle Suchaufträge angezeigt. Um die Anzeige einzuschränken wählen Sie einen Status und klicken auf den Button “Suchen”. Nun wird die Anzeige gemäß der gewählten Angaben eingeschränkt.
Um einen Suchauftrag dieser Immobilie zuzuweisen markieren Sie diesen in der Liste und klicken auf den Button “Aktionen → Suchauftrag zuweisen → passendes Attribut”. Der betreffende Suchauftrag wird nun der Immobilie zugewiesen und erscheint in der Tabelle “Zugewiesene Suchaufträge”.
Zu erledigen
Link zu Suchaufträgen erfassen einfügen.
Hinweis
Beim Speichern der Immobilie werden die Zuweisungen dauerhaft gespeichert.
Im Tab "Adressen" können zu der Immobilie beliebig viele Adressen als Kontakte verknüpft werden.
Sollte die gewünschte Adresse bereits im Adressbuch verfügbar sein klicken Sie auf “Neue Zuweisung” und wählen in der Selectbox unter “Zuweisung hinzufügen → Adresse” das Adressbuch, in dem sich die Adresse befindet und geben den Namen in dem Feld daneben ein.
Nach Betätigung des Button “Übernehmen” wird diese Adresse der Immobilie zugeordnet und erscheint nun in der Tabelle “Zugewiesene Adressen”.
Ist die gewünschte Adresse noch nicht vorhanden, so klicken Sie auf den Reiter neue Adresse, und belegen die gewünschten Felder mit Einträgen. Danach klicken Sie auf den Button “Adresse zuordnen & speichern” um die Adresse in die Datenbank zu speichern und der Immobilie zuzuordnen.
Um die Verknüpfung zu bearbeiten markieren Sie den Eintrag in der Liste mit der rechten Maustaste und wählen Sie “Zuordnung bearbeiten”. Alternativ markieren Sie den entsprechenden Eintrag mit der Maus, klicken auf den Button “Aktionen” und wählen Sie “Zuordnung bearbeiten” aus.
Es öffnet sich daraufhin ein Fenster, über welches die Verknüpfung bearbeitet werden kann. Bestätigen Sie Ihre Änderungen abschließend durch Klick auf den Button “Übernehmen”.
Um eine Verknüpfung mit einer Adresse zu löschen, markieren Sie den Eintrag in der Liste mit der rechten Maustaste und wählen Sie “Zuordnung entfernen”. Alternativ markieren Sie den entsprechenden Eintrag mit der Maus, klicken Sie auf den Button “Aktionen” und wählen Sie “Zuordnung entfernen” aus.
Im Tab “Exporte → Schnittstellen” können Einstellungen zum Export für eine Immobilie hinterlegt werden.
Hier können Sie diese Immobilie den vorhandenen Schnittstelle zuordnen. Wählen Sie zwischen folgenden Optionen:
Die Immobilie IMMER exportieren:
Diese Immobilie wird bei jedem Export an alle eingerichtete / aktive Portale gesendet.
Die Immobilie MIT den ausgewählten Schnittstellen exportieren:
Diese Immobilie wird an die ausgewählten Portale gesendet, wenn diese Schnittstellen aktiv sind. Um eine Schnittstelle zuzuordnen markieren Sie diese mit der Maus.
Die Immobilie NICHT mit den ausgewählten Schnittstellen exportieren:
Diese Immobilie wird nicht an die ausgewählten Portale gesendet. Um eine Schnittstelle zuzuordnen markieren Sie diese mit der Maus.
Die Immobilie NIE exportieren:
Diese Immobilie wird bei keinem Export berücksichtigt.
An dieser Stelle wird die Historie der bereits durchgeführten Exporte für die Immobilie dargestellt.
Im Tab “Kalender” können zu der Immobilie beliebig viele Kalendereinträge verknüpft werden.
Sollte der gewünschte Kalendereintrag bereits im Kalender verfügbar sein, klicken Sie auf “Neue Zuweisung”. Im sich erweiternden Formular wählen Sie den Kalender, in welchem sich der Kalendereintrag befindet, und geben anschließend Stichpunktartig den Titel des gesuchten Kalendereintrags an oder klicken in das Feld und scrollen mit den Pfeiltastetn (hoch/runter) zu dem gewünschten Termin. Nach Betätigung des Buttons “Übernehmen” wird dieser Kalendereintrag der Immobilie zugeordnet, und erscheint nun im Fenster zugewiesene Kalendereinträge.
Ist der gewünschte Kalendereintrag (Aufgabe/Termin) noch nicht vorhanden, so klicken Sie auf den Reiter “neuer Eintrag”, und belegen die gewünschten Felder mit Einträgen. Danach klicken Sie auf den Button “übernehmen” um den Kalendereintrag der Immobilie zuzuordnen.
Um die Verknüpfung zu bearbeiten, markieren Sie den Eintrag in der Liste mit der rechten Maustaste und wählen Eintrag anzeigen. Alternativ markieren Sie den entsprechenden Eintrag mit der Maus, klicken auf den Button “Aktionen” und wählen “Eintrag anzeigen” aus. Es öffnet sich ein neuer Tab mit dem Kalendereintrag. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und Übernehmen diese mit dem Button “Speichern”.
Um die Verknüpfung zu löschen, markieren Sie den Eintrag in der Liste mit der rechten Maustaste und wählen Eintrag anzeigen. Alternativ markieren Sie den entsprechenden Eintrag mit der Maus, klicken auf den Button Aktionen und wählen Eintrag anzeigen aus. Der Kalendereintrag öffnet sich in einem neuen Fenster. Wählen Sie unter dem Button “Aktionen → entfernen”
Unter dem Tab Bearbeitungshistorie können Sie einsehen welche Änderungen zu einem bestimmten Zeitpunkt vorgenommen wurden, wenn Sie einen Eintrag markieren.
Zu erledigen
Tab Aktionen » Aktivitäten beschreiben.
Im Tab “Notizen” können zu der Immobilie beliebige Notizen hinterlegt werden.
Hinweis
Der hinterlegte Notiztext wird vom Programm nicht veröffentlicht und damit nicht an Immobilienportale exportiert oder in Exposés dargestellt.
Um die Änderungen im Formular dauerhaft zu speichern, klicken Sie oben rechts auf den Button “Speichern”.
Hinweis
Das Speichern ist zu jedem Zeitpunkt der Bearbeitung möglich. Sollten relevante Eingaben fehlen, so weist das Programm darauf hin.
Achtung
Jede Änderung im Formular muss abschließend durch Klick auf “Speichern” dauerhaft gespeichert werden.
Die im ImmoTool erfassten Immobiliendaten können als Export zusammengestellt und an externe Partner versendet werden (z.B. Immmobilienportale). Für jeden zu beliefernden Empfänger muss eine Export-Schnittstelle im Programm eingerichtet werden.
Hinweis
Zu den uns bekannten funktionierenden Immobilienportalen finden Sie Hilfestellungen und Anleitungen auf der OpenEstate-Webseite. Berücksichtigt sind hier Portale, welche von uns getestet wurden oder zu welchen ImmoTool-Benutzer erfolgreich senden konnten.
Zur Verwaltung der Export-Schnittstelle gelangen Sie auf zweierlei Wegen:
Klicken Sie im Hauptmenü auf “Immobilien → Schnittstellen anzeigen”.
Klicken Sie in der Sidebar auf den Eintrag “Export-Schnittstellen”. Alternativ können Sie auch den Eintrag “Export-Schnittstellen” markieren und mit der rechten Maustaste “Schnittstellen anzeigen” betätigen.