07.04.2019
Wir bedanken uns bei allen am OpenEstate-Projekt beteiligten Personen - sowie allen Open Source Entwicklern, ohne welche dieses Projekt in dieser Form nicht möglich gewesen wäre.
Dieses Handbuch (sowohl dessen Texte als auch enthaltenes Bildmaterial) wird im Rahmen des OpenEstate-Projekts erstellt und kann kostenfrei zum persönlichen Gebrauch heruntergeladen, verwendet, verändert und weiter gegeben werden. Eine gewerbliche Weitergabe des Handbuchs ist ohne Absprache und Genehmigung der Autoren untersagt (siehe “Nutzungslizenz für das Handbuch”). Durch Dritte vorgenommene Änderungen am Handbuch sind ebenfalls unter den Bedingungen dieser Lizenz weiter zu verbreiten.
Hinweis
Die Rohdaten dieses Handbuchs sowie die Skripte zur Umwandlung in verschiedene Formate (HTML, PDF, ePub, etc.) können bei GitHub eingesehen werden. Über diese Plattform können darüber hinaus Änderungen am Handbuch diskutiert und eingebracht werden.
Dieses Handbuch dokumentiert die Funktionen von OpenEstate-ImmoTool und OpenEstate-ImmoServer im aktuellen Entwicklungsstand. Da sich beide Programme in aktiver Weiterentwicklung befinden, ist dieses Handbuch einem stetigen Wandel unterzogen und daher nicht immer vollständig. Wir sind jedoch bemüht die fehlenden Passagen baldmöglichst zu vervollständigen.
Interessierte Anwender und Entwickler sind herzlich dazu eingeladen sich an der Vervollständigung des Handbuchs zu beteiligen. Wenn Sie Anmerkungen, Hinweise oder Verbesserungsvorschläge zu diesem Handbuch haben, können Sie diese gern via GitHub oder Ticketsystem einbringen.
Das OpenEstate-Projekt wurde von Walter Wagner & Andreas Rudolph initiiert und hat sich zum Ziel gesetzt, offene Lösungen für die Immobilienwirtschaft zu entwickeln und zu verbreiten. Weitere Informationen zum OpenEstate-Projekt finden Sie unter OpenEstate.org.
OpenEstate-ImmoTool (im weiteren Verlaufe dieses Handbuchs als “ImmoTool” bezeichnet) ist eine kostenfrei verfügbare Immobiliensoftware, welche die Anforderungen eines kleinen bis mittelgroßen Maklerunternehmens abdecken soll.
Die Immobiliensoftware steht unter einer Freeware-Lizenz zur Verfügung (siehe “Nutzungslizenz für OpenEstate-ImmoTool”). Grundsätzlich gilt für das ImmoTool:
OpenEstate-ImmoServer (im weiteren Verlaufe dieses Handbuchs als “ImmoTool-Server” bezeichnet) stellt eine HSQL-Datenbank zur Verfügung. Der ImmoTool-Server ermöglicht, dass mehrere Mitarbeiter von verschiedenen Arbeitsplätzen aus zeitgleich auf einem gemeinsamen Datenbestand arbeiten können.
Der ImmoTool-Server steht unter einer Open Source Lizenz zur Verfügung (siehe “Nutzungslizenz für OpenEstate-ImmoServer”). Grundsätzlich gilt damit für den ImmoTool-Server:
Hinweis
Der Quelltext des ImmoTool-Servers kann bei GitHub eingesehen und heruntergeladen werden.
ImmoTool und ImmoTool-Server können auf verschiedensten Systemen betrieben werden solange diese einigermaßen aktuell sind und Java / OpenJDK in der jeweils benötigten Version dafür zur Verfügung steht.
Hinweis
Für Linux auf anderen Architekturen als x86 oder x86-64 stehen keine Installationspakete zur Verfügung. Das ImmoTool kann jedoch dennoch darunter betrieben werden, wenn OpenJDK 11 von der Linux-Distribution für diese Architektur bereit gestellt wird (siehe “Java aus Linux-Paketsystem verwenden”).
Hinweis
Für Linux auf anderen Architekturen als x86 oder x86-64 stehen keine Installationspakete zur Verfügung. Der ImmoTool-Server kann jedoch dennoch darunter betrieben werden, wenn OpenJDK 8 (oder neuer) von der Linux-Distribution für diese Architektur bereit gestellt wird (siehe "Java aus Linux-Paketsystem verwenden).
ImmoTool und ImmoTool-Server können von der Webseite des OpenEstate-Projekts in verschiedenen Paketen heruntergeladen werden. Ältere Versionen der Programme sind ebenfalls verfügbar.
Für beide Programme stehen folgende Pakete im zur Verfügung:
Anwender von Debian-basierten Linux-Distributionen (z.B. Debian, Ubuntu oder Linux Mint) können alternativ zum direkten Download auch das bereitgestellte Repository in ihr Betriebssystem integrieren. Dies erleichtert die Installation und Aktualisierungen können gemeinsam mit den Betriebssystem-Aktualisierungen installiert werden.
Zur Integration des Repositories ins Betriebssystem ist wie folgt vorzugehen:
PGP-Schlüssel importieren via:
Repository registrieren via:
Oder alternativ folgende Zeile am Ende der Datei /etc/apt/sources.list eintragen:
deb https://debian.openestate.org/ openestate mainPakete aktualisieren via:
Danach kann das ImmoTool installiert werden mit dem Befehl:
Bzw. der ImmoTool-Server kann installiert werden mit dem Befehl:
Hinweis
Sollte es bei der Paket-Aktualisierung in Schritt 3 zu einer Fehlermeldung kommen, muss ggf. noch das Paket “apt-transport-https” über folgenden Befehl installiert werden:
Das ImmoTool kann auf zweierlei Arten betrieben werden. Bevor Sie das Programm in Betrieb nehmen, sollten Sie sich für eines der beiden Szenarien entscheiden.
Tipp
Wenn Sie sich mit dem Programm vertraut machen möchten, empfehlen wir mit einer Einzelplatz-Installation zu beginnen und später ggf. umzusteigen (siehe “Einzelplatz- in Mehrplatz-Projekt umwandeln”).
Die einfachste Form der Nutzung ist die Installation des Programms an einem einzelnen Arbeitsplatz (sogenannte Einzelplatz-Installation). In diesem Falle stellt das ImmoTool selbst alle nötigen Funktionen bereit. Der ImmoTool-Server muss in diesem Szenario nicht installiert werden.
Beim Programmstart wird automatisch eine Datenbank auf dem Rechner des Anwenders erstellt, in der alle erfassten Daten (Immobilien, Kunden, etc.) gespeichert werden.
Für eine Einzelplatz-Installation sind folgende Schritte durchzuführen:
Wenn mehrere Mitarbeiter von Ihrem Arbeitsplatz aus mit dem ImmoTool auf einen gemeinsamen Datenbestand arbeiten sollen, ist eine sogenannte Netzwerk-Installation nötig. Die gemeinsam genutzte Datenbank muss in diesem Falle in ein separates Programm ausgelagert werden (ImmoTool-Server).
Schematisch wird dies in folgender Grafik dargestellt (Quelle Wikipedia):
Der ImmoTool-Server befindet sich im Zentrum des Bildes. Die einzelnen Arbeitsplätze der Mitarbeiter, welche auf den ImmoTool-Server zugreifen, sind im Kreis angeordnet.
Für eine Netzwerk-Installation sind mehrere Schritte nötig, die auf den verschiedenen Rechnern / Arbeitsplätzen durchzuführen sind.
Zuerst muss der ImmoTool-Server auf einem Rechner im Firmennetzwerk installiert werden:
Hinweis
Das auf dem Server-Rechner installierte ImmoTool kann nach erfolgreicher Einrichtung bei Bedarf wieder entfernt werden. Es kann jedoch hilfreich sein, für administrative Zwecke direkt auf dem Server-Rechner immer das ImmoTool und AdminTool vorliegen zu haben.
Die grundlegende Einrichtung des ImmoTool-Servers ist damit abgeschlossen. Weitere Funktionen (z.B. Verschlüsselung, automatische Datensicherung oder Einrichtung als Dienst) können darüber hinaus noch konfiguriert werden.
Im nächsten Schritt muss auf jedem Arbeitsplatz das ImmoTool installiert werden:
Laden Sie die zu Ihrem Betriebssystem passende Installationsdatei für das ImmoTool herunter (siehe “Programme herunterladen”).
Laden Sie die zu Ihrem Windows passende EXE-Installationsdatei herunter. Unter einem 64bit-Windows sollte möglichst auch die 64bit-Installationsdatei verwendet werden.
Öffnen Sie die heruntergeladene EXE-Datei mit einem Doppelklick. Es startet daraufhin ein Installationsprogramm, welches Sie durch die weiteren Schritte der Installation leitet.
Laden Sie die DMG-Installationsdatei herunter und öffnen Sie die Datei durch einen Doppelklick. Es öffnet sich daraufhin ein Fenster, über welches das Programm installiert werden kann.
Ziehen Sie mit der Maus das Programmsymbol “OpenEstate-ImmoTool” in den Ordner “Applications”. Sie können das Programm dann zukünftig über den Finder im Ordner “Programme” öffnen.
Alternativ können Sie das Programmsymbol auch aus dem Installationsprogramm heraus auf die Arbeitsfläche oder an eine andere beliebige Stelle auf Ihrer Festplatte ziehen.
Wenn Sie eine Debian-basierte Linux-Distribution nutzen (z.B. Debian, Ubuntu oder Linux Mint), empfehlen wir die Nutzung des Repositories (siehe “Pakete aus Debian-Repository beziehen”). Nachdem das Repository erfolgreich eingerichtet wurde, kann das Debian-Paket über folgende Befehle installiert werden:
Abruf der Paketliste:
Installation des ImmoTools:
Sollten Sie das Repository nicht nutzen wollen, können Sie alternativ das Debian-Paket (bzw. die DEB-Installationsdatei) herunterladen und per Doppelklick oder durch folgenden Befehl installieren:
(Wobei x.y.z durch die jeweilige Versions-Nummer zu ersetzen ist.)
Hinweis
Bei der Installation des Debian-Pakets wird das Programm im Verzeichnis
/opt/OpenEstate-ImmoToolinstalliert.
Hinweis
Bei der Installation des Debian-Pakets werden automatisch die nötigen Einträge im Startmenü für alle Benutzer des Betriebssystems erzeugt.
Wenn Sie keine Debian-basierte Linux-Distribution nutzen oder das Repository nicht einbinden wollen, können Sie alternativ die TAR.GZ-Installationsdateien herunterladen. Achten Sie darauf die richtige Installationsdatei für die verwendete Prozessor-Architektur zu verwenden (meist wird x86-64 verwendet).
Nachdem Sie diese Datei auf Ihrem Rechner entpackt haben finden Sie einen Ordner namens OpenEstate-ImmoTool. Verschieben Sie diesen Ordner an eine Stelle Ihrer Wahl (z.B. ins Benutzerverzeichnis oder nach /opt/OpenEstate-ImmoTool).
Tipp
Bei Bedarf können Sie im Unterordner
bindes entpackten Verzeichnisses das SkriptStartMenuAdd.shausführen. Es werden dadurch die Startmenü-Einträge des Programms für den aktuell angemeldeten Benutzer erzeugt.
Bei der Installation unter Windows wird automatisch eine Verknüpfung auf dem Desktop erzeugt, über die das Programm gestartet werden kann. Alternativ finden Sie im Startmenü einen Ordner namens “OpenEstate-ImmoTool”, der eine Verknüpfung zum Start des ImmoTools enthält.
Darüber hinaus können Sie das Programm auch über die Datei ImmoTool.exe (bzw. ImmoTool.bat) im Unterordner bin des Programm-Verzeichnisses starten.
Führen Sie einen Doppelklick auf das Programmsymbol mit der Bezeichnung “OpenEstate-ImmoTool” aus. Es öffnet sich daraufhin der Finder mit den vom ImmoTool bereitgestellten Programmen.
Wenn Sie in diesem Fenster auf das Programmsymbol “ImmoTool” klicken, wird das Programm gestartet.
Tipp
Bei Bedarf können Sie das Programmsymbol “ImmoTool” ins Dock integrieren, um dieses später schnell und unkompliziert starten zu können (siehe Anleitung bei Apple).
Wenn das ImmoTool mit dem Debian-Paket installiert wurde, finden Sie im Startmenü einen Eintrag namens “OpenEstate-ImmoTool”, über den das Programm gestartet werden kann.
Wenn das ImmoTool mit dem TAR.GZ-Paket installiert wurde, müssen Sie ggf. vorher noch die Datei StartMenuAdd.sh im Unterordner bin des Programm-Verzeichnisses ausführen um die Einträge im Startmenü zu erzeugen.
Alternativ zum Startmenü kann das Programm über die Datei ImmoTool.sh im Unterordner bin des Programm-Verzeichnisses gestartet werden.
Beim ersten Programmstart prüft das ImmoTool ob eine Übersetzung zu der im Betriebssystem eingestellten Sprache vorliegt. Sollte dies nicht der Fall sein, erscheint das folgende Fenster, in dem Sie die im ImmoTool verwendete Sprache auswählen können:
Es werden hier nur Sprachen zur Auswahl gestellt, für die aktuell eine Übersetzung vorliegt und für die ein Sprachpaket im Programm enthalten ist.
Hinweis
Das ImmoTool kann in beliebige Sprachen übersetzt werden. Wenn Sie sich an der Übersetzungsarbeit beteiligen möchten (z.B. weitere Sprachen ergänzen oder bestehende Übersetzungen korrigieren), finden Sie dazu weitere Informationen auf der Webseite des OpenEstate-Projekts.
Der Projektassistent wird geöffnet und Sie können ein Projekt für Ihre Arbeit mit dem ImmoTool erzeugen.
Hinweis
Unter einem Projekt verstehen wir im ImmoTool eine Datenbank in der alle erfassten Daten (Immobilien, Kunden, Anhänge, etc.) gespeichert werden. In der Regel muss nur beim ersten Programmstart ein Projekt erzeugt werden, welches bei späteren Programmstarts dann automatisch geöffnet wird.
Achtung
Wenn Sie eine Netzwerk-Installation durchführen möchten (siehe “Betrieb an mehreren Arbeitsplätzen”), folgen Sie bitte den Hinweisen im Kapitel “ImmoTool-Server installieren”. Ein Einzelplatz-Projekt muss in diesem Falle nicht erzeugt werden.
Folgende Einstellungen sind im Projektassistenten zur Erstellung eines Einzelplatz-Projekts vorzunehmen:
Projekt-Name:
Tragen Sie einen beliebigen Namen für das Projekt ein.
Projekt-Art:
Wählen Sie “Neues Einzelplatz-Projekt erzeugen.” aus.
Bei Bedarf können Sie im Tab “Firma” noch weitere Angaben zu Ihrem Unternehmen hinterlegen.
Bei Bedarf können im Tab “Add-Ons” einzelne Erweiterungen von der Installation ausgeschlossen werden.
Nachdem die Lizenzbedingungen bestätigt wurden kann das Projekt durch Klick auf “Projekt erzeugen” erstellt werden. Das neu erstellte Projekt wird danach automatisch geöffnet.
Ab sofort können Sie mit dem Programm arbeiten. Wir wünschen viel Spaß und Erfolg!
Der ImmoTool-Server wird benötigt, wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf einem gemeinsamen Datenbestand arbeiten sollen (siehe “Betrieb an mehreren Arbeitsplätzen”).
Hinweis
Wenn Sie das ImmoTool nicht im Netzwerk mit mehreren Mitarbeitern betreiben möchten, können Sie die Installation des ImmoTool-Servers überspringen und das ImmoTool als Einzelplatz-Installation betreiben (siehe “Betrieb an einem einzelnen Arbeitsplatz”).
Laden Sie die zu Ihrem Betriebssystem passende Installationsdatei für den ImmoTool-Server herunter (siehe “Programme herunterladen”).
Laden Sie die zu Ihrem Windows passende EXE-Installationsdatei herunter. Unter einem 64bit-Windows sollte möglichst auch die 64bit-Installationsdatei verwendet werden.
Öffnen Sie die heruntergeladene EXE-Datei mit einem Doppelklick. Es startet daraufhin ein Installationsprogramm, welches Sie durch die weiteren Schritte der Installation leitet.
Laden Sie die DMG-Installationsdatei herunter und öffnen Sie die Datei durch einen Doppelklick. Es öffnet sich daraufhin ein Fenster, über welches das Programm installiert werden kann.
Ziehen Sie mit der Maus das Programmsymbol “OpenEstate-ImmoServer” in den Ordner “Applications”. Sie können das Programm dann zukünftig über den Finder im Ordner “Programme” öffnen.
Alternativ können Sie das Programmsymbol auch aus dem Installationsprogramm heraus auf die Arbeitsfläche oder an eine andere beliebige Stelle auf Ihrer Festplatte ziehen.
Wenn Sie eine Debian-basierte Linux-Distribution nutzen (z.B. Debian, Ubuntu oder Linux Mint), empfehlen wir die Nutzung des Repositories (siehe “Pakete aus Debian-Repository beziehen”). Nachdem das Repository erfolgreich eingerichtet wurde, kann das Debian-Paket über folgende Befehle installiert werden:
Abruf der Paketliste:
Installation des ImmoTools:
Sollten Sie das Repository nicht nutzen wollen, können Sie alternativ das Debian-Paket (bzw. die DEB-Installationsdatei) herunterladen und per Doppelklick oder durch folgenden Befehl installieren:
(Wobei x.y.z durch die jeweilige Versions-Nummer zu ersetzen ist.)
Hinweis
Bei der Installation des Debian-Pakets wird das Programm im Verzeichnis
/opt/OpenEstate-ImmoServerinstalliert.
Hinweis
Bei der Installation des Debian-Pakets wird der ImmoTool-Server automatisch als Dienst im Betriebssystem registriert. Der ImmoTool-Server startet damit automatisch beim Hochfahren des Rechners (siehe “ImmoTool-Server als Dienst einrichten”).
Ebenso wird automatisch eine tägliche Datensicherung eingerichtet, die jedoch noch konfiguriert werden muss (siehe “Datensicherung eines laufenden ImmoTool-Servers”).
Wenn Sie keine Debian-basierte Linux-Distribution nutzen oder das Repository nicht einbinden wollen, können Sie alternativ die TAR.GZ-Installationsdateien herunterladen. Achten Sie darauf die richtige Installationsdatei für die verwendete Prozessor-Architektur zu verwenden (meist wird x86-64 verwendet).
Nachdem Sie diese Datei auf Ihrem Rechner entpackt haben finden Sie einen Ordner namens OpenEstate-ImmoServer. Verschieben Sie diesen Ordner an eine Stelle Ihrer Wahl (z.B. ins Benutzerverzeichnis oder nach /opt/OpenEstate-ImmoServer).
Für die erste Einrichtung bietet es sich an den ImmoTool-Server von Hand zu starten.
Erst wenn das Programm soweit erfolgreich eingerichtet wurde und von den Arbeitsplätzen erfolgreich auf den ImmoTool-Server zugegriffen werden kann, empfiehlt sich im nächsten Schritt die Einrichtung eines Dienstes, sodass der ImmoTool-Server automatisch beim Hochfahren des Rechners gestartet wird (siehe “ImmoTool-Server als Dienst einrichten”).
Hinweis
Um mit dem ImmoTool-Server über das Netzwerk kommunizieren zu können, muss eventuell eine Regel in der Firewall hinterlegt werden. Benötigt wird in der Standardeinstellung eine Freigabe für eingehende Verbindungen auf Port-Nr 9001.
Bei der Installation unter Windows wird automatisch im Startmenü einen Ordner namens “OpenEstate-ImmoServer” mit verschiedenen Verknüpfungen erzeugt. Wählen Sie die Verknüpfung “ImmoServer manuell starten” aus dem Startmenü aus um den ImmoTool-Server von Hand zu starten.
Darüber hinaus können Sie das Programm auch über die Datei Start.exe (bzw. Start.bat) im Unterordner bin des Programm-Verzeichnisses manuell starten.
Führen Sie einen Doppelklick auf das Programmsymbol mit der Bezeichnung “OpenEstate-ImmoServer” aus. Es öffnet sich daraufhin der Finder mit den vom ImmoTool-Server bereitgestellten Programmen.
Wenn Sie in diesem Fenster auf das Programmsymbol “Start” klicken, wird der ImmoTool-Server manuell gestartet.
Wenn der ImmoTool-Server mit dem Debian-Paket installiert wurde, ist auf dem Betriebssystem bereits ein Dienst für den ImmoTool-Server eingerichtet und gestartet worden. Sie müssen in diesem Falle keine weiteren Schritte durchführen um das Programm zu starten.
Bei allen Installations-Varianten für Linux kann der ImmoTool-Server über die Datei Start.sh im Unterordner bin des Programm-Verzeichnisses manuell gestartet werden.
Bevor der ImmoTool-Server genutzt werden kann, muss darauf eine Datenbank eingerichtet werden. Um diesen Schritt durchzuführen muss das AdminTool gestartet werden, welches gemeinsam mit dem ImmoTool-Paket installiert wird.
Installieren Sie dafür das ImmoTool auf dem Server-Rechner oder einem anderen Rechner in Ihrem Netzwerk (siehe “ImmoTool installieren”) und starten Sie danach das AdminTool (siehe “AdminTool starten”).
Im dargestellten Fenster muss die Option “Mit entfernter Datenbank verbinden (auf Server gespeichert)” gewählt werden. Danach können die Verbindungsdaten des ImmoTool-Servers eingetragen werden:
Datenbank:
Hier sollte die Option “HSQL.remote” gewählt werden.
Protokoll:
Im Normalfall muss hier “hsql” gewählt werden. Wenn eine Verschlüsselung auf dem Server eingerichtet wurde, muss hier “hsqls” gewählt werden (siehe “SSL-Verschlüsselung einrichten”).
Hostname:
Hier muss die IP-Adresse oder der Hostname des Rechners eingetragen werden, auf dem der ImmoTool-Server betrieben wird. Wenn das AdminTool vom gleichen Rechner gestartet wurde auf dem sich auch der ImmoTool-Server befindet, kann der Hostname “localhost” unverändert bleiben.
Port-Nr:
Die Port-Nummer lautet standardmäßig “9001”. Nur wenn im ImmoTool-Server ein anderer Wert konfiguriert wurde, muss der Standard-Wert geändert werden.
DB-Name:
Der Name der Datenbank lautet standardmäßig “immotool”. Nur wenn im ImmoTool-Server eine Datenbank unter einem anderen Namen konfiguriert wurde, muss der Standard-Wert geändert werden.
Benutzer:
Der Name des Administrator-Benutzers lautet “SA” und muss in der Regel nicht geändert werden.
Passwort:
Beim ersten Verbindungsaufbau mit dem ImmoTool-Server ist das Passwort leer. Nachdem ein Passwort in der Datenbank hinterlegt wurde, muss dieses hier eingetragen werden.
Nach einem Klick auf “Verbinden” verbindet sich das AdminTool mit dem ImmoTool-Server.
Im ersten Schritt wird das Programm feststellen, dass der Administrator-Benutzer (“SA”) noch kein Passwort zugewiesen hat und um die Eingabe eines Passwortes bitten. Notieren Sie sich dieses Passwort!
Im folgenden Schritt wird das Programm feststellen, dass die Datenbank noch nicht eingerichtet wurde. Klicken Sie im Dialogfenster “Neues Projekt erzeugen” auf “Übernehmen” um die Datenbank zur Verwendung für das ImmoTool vorzubereiten.
Nachdem diese Schritte abgeschlossen sind, können Sie bei Bedarf über das AdminTool weitere Benutzerkonten in der Datenbank anlegen (siehe “Benutzer bearbeiten”).
Wenn eventuelle Nacharbeiten abgeschlossen wurden, kann das AdminTool geschlossen werden. Ab diesem Zeitpunkt können sich Anwender über das ImmoTool mit dem ImmoTool-Server verbinden.
Nachdem der ImmoTool-Server erfolgreich vorbereitet wurde (siehe “ImmoTool-Server vorbereiten”) kann über das ImmoTool auf die Datenbank zugegriffen werden.
Auf jedem Arbeitsplatz muss dafür das ImmoTool installiert werden (siehe “ImmoTool installieren”). Nach dem Programmstart (siehe “ImmoTool starten”) muss ein sogenanntes Mehrplatz-Projekt angelegt werden. Öffnen Sie dafür den Projekt-Assistenten (falls dieser nicht automatisch startet via “Hauptmenü → Projekt → neues Projekt”).
Folgende Einstellungen sind im Projekt-Assistenten vorzunehmen:
Projekt-Name:
Tragen Sie einen beliebigen Namen für das Projekt ein.
Projekt-Art:
Wählen Sie “Neue Verbindung zu einem Mehrplatz-Projekt erzeugen.” aus.
Datenbank:
Hier sollte die Option “HSQL.remote” gewählt werden.
Protokoll:
Im Normalfall muss hier “hsql” gewählt werden. Wenn eine Verschlüsselung auf dem Server eingerichtet wurde, muss hier “hsqls” gewählt werden (siehe “SSL-Verschlüsselung einrichten”).
Hostname:
Hier muss die IP-Adresse oder der Hostname des Rechners eingetragen werden, auf dem der ImmoTool-Server betrieben wird. Wenn das ImmoTool vom gleichen Rechner gestartet wurde auf dem sich auch der ImmoTool-Server befindet, kann der Hostname “localhost” unverändert bleiben.
Port-Nr:
Die Port-Nummer lautet standardmäßig “9001”. Nur wenn im ImmoTool-Server ein anderer Wert konfiguriert wurde, muss der Standard-Wert geändert werden.
DB-Name:
Der Name der Datenbank lautet standardmäßig “immotool”. Nur wenn im ImmoTool-Server eine Datenbank unter einem anderen Namen konfiguriert wurde, muss der Standard-Wert geändert werden.
Benutzer:
Der Name des Benutzers, der sich auf der Datenbank anmeldet. Wenn über das AdminTool weitere Benutzer angelegt wurden, kann hier dessen Login-Name eingetragen werden. Andernfalls kann der Benutzer “SA”, um sich als Administrator anzumelden.
Passwort:
Das Passwort des Benutzers, der sich auf der Datenbank anmeldet. Wenn über das AdminTool weitere Benutzer angelegt wurden, kann hier dessen Passwort eingetragen werden. Andernfalls kann das zuvor gewählte Passwort des Benutzers “SA” verwendet werden.
Bevor das Projekt erzeugt werden kann, muss auf “Anmelden” geklickt werden. Wenn hier kein Fehler auftritt, kann das Projekt durch Klick auf “Projekt erzeugen” erzeugt werden. Das Mehrplatz-Projekt wird daraufhin erzeugt und automatisch geöffnet.
Bei zukünftigen Programmstarts kann das erzeugte Mehrplatz-Projekt im Programm geöffnet werden. Der Benutzer muss sich dann nur noch mit seinem Benutzernamen und Passwort authentifizieren.
ImmoTool und ImmoTool-Server wurden in der Programmiersprache Java entwickelt. Um die Software nutzen zu können, muss eine Java-Laufzeitumgebung (kurz JRE) vorhanden sein.
Hinweis
Die Installationspakete von ImmoTool und ImmoTool-Server enthalten bereits die benötigte Java-Laufzeitumgebung. Im Normalfall muss daher Java nicht zusätzlich auf dem Rechner installiert werden.
Es gibt nur wenige Gründe, eine andere als die in den Installationspaketen bereitgestellte Java-Version zu verwenden. Derzeit ist dieser Schritt eigentlich nur nötig, wenn man die Software unter einem Linux-System auf einer nicht offiziell unterstützen Prozessor-Architektur nutzen will. Für diese seltenen Fälle werden die nötigen Schritte zur Verwendung einer eigenen Java-Version im Folgenden kurz dokumentiert.
Achtung
Beachten Sie bitte, dass OpenEstate nur eingeschränkte Hilfestellungen geben kann, wenn ein eigenes / externes Java verwendet wird. Wir bemühen uns zwar nach bestem Wissen und Gewissen eine bestmögliche Kompatibilität herzustellen, können aber nicht ausschließen, dass vereinzelt Fehler oder Probleme auftreten.
Standardmäßig wird beim Programmstart im Programmverzeichnis nach einem Ordner namens jre gesucht. In diesem Ordner sollte die Java-Laufzeitumgebung enthalten sein.
Java bzw. OpenJDK kann von verschiedenen Drittanbietern bezogen werden (z.B. AdoptOpenJDK, Azul Systems, BellSoft, JetBrains, Red Hat, SAP oder Oracle). Die Vorgehensweise zur Verwendung dieser Java-Versionen ist wie folgt:
jre aus dem Programmverzeichnis von ImmoTool / ImmoTool-Server.jre ins Programmverzeichnis von ImmoTool / ImmoTool-Server.Die meisten Linux-Distributionen stellen ebenfalls Java bzw. OpenJDK über ihr Paketsystem zur Verfügung. Die Vorgehensweise zur Verwendung dieser Java-Versionen ist wie folgt:
jre aus dem Programmverzeichnis von ImmoTool / ImmoTool-Server.Installieren Sie das OpenJDK-Paket von Ihrer Linux-Distribution - z.B. via:
Wenn der Ordner jre im Programmverzeichnis nicht enthalten ist, wird beim Programmstart automatisch das im Betriebssystem installierte OpenJDK verwendet.
Nachdem ein Projekt erstellt und im ImmoTool geöffnet wurde wird ein Programm-Fenster dargestellt, das wie folgt aufgebaut ist:
Im obigen Bildschirmfoto wurden die folgenden Bereiche des Programm-Fensters farblich markiert:
Hauptmenü:
Über das Hauptmenü können die Funktionen des Programms direkt aufgerufen werden. Aktivierten Add-Ons können bei Bedarf Einträge in das Hauptmenü einfügen (z.B. “Adressbuch” oder “Immobilien”).
Wenn kein Projekt geöffnet ist, erscheinen im Hauptmenü nur die Menüs “Programm” und “Extras”.
Seitenleiste (Auswahl):
Über die Seitenleiste können die verschiedenen Funktionen des Programms einfach angesteuert werden. Die aktivierten Add-Ons können Einträge in der Seitenleiste hinterlegen. Bei Klick auf eines der Symbole in der Seitenleiste wird rechts daneben eine Ansicht zur weiteren Verfeinerung der Auswahl dargestellt (z.B. für den Zugriff auf Immobiliendaten).
Wenn kein Projekt geöffnet ist, wird die Seitenleiste mit der Auswahl nicht dargestellt.
Seitenleiste (Ansicht):
Für die unter (2) getätigte Auswahl wird rechts neben der Symbolleiste eine Ansicht zum Zugriff auf die bereitgestellten Funktionen dargestellt. Abhängig von der Auswahl unter (2) kann in der Ansicht z.B. auf die Immobiliendaten, Kalendereinträge oder Kontaktdaten zugegriffen werden.
Hauptbereich:
In diesem Bereich werden die im Programm werden die Formulare und Tabellen zur Verwaltung der vom Programm bereitgestellten Funktionen dargestellt. Wird über das Hauptmenü (1) oder die Seitenleiste (3) zum Beispiel die Immobilienübersicht gewählt, wird die Tablle mit den Immobiliendaten im Hauptbereich dargestellt.
Es können mehrere Ansichten gleichzeitig im Hauptbereich dargestellt werden. Über sogenannte Tabs oberhalb des Hauptbereichs kann zwischen den Ansichten gewechselt werden.
Ein Tab kann durch Klick auf das rote “X” (oder via “Hauptmenü → Programm → Tab schließen”) geschlossen werden.
Fußzeile:
In der Fußzeile können weitere Informationen zur Nutzung des Programms eingeblendet werden. Standardmäßig finden Sie hier zwei Symbole:
Informationen und Mitteilungen des Programms:
Während der Nutzung des Programms können Mitteilungen eintreffen, die vom Programm unten rechts in der Fußzeile dargestellt werden - z.B.:
Wenn eine Mitteilung vorliegt, färbt sich das Informations-Symbol blau ein. Durch Klick auf das rote “X” kann die Mitteilung ausgeblendet werden. Nach einer gewissen Wartezeit verschwinden die Mitteilungen automatisch.
Indikator für im Hintergrund durchgeführte Prozesse:
Verschiedene Operationen führt das Programm während des Betriebs im Hintergrund durch - z.B. Export von Immobilien an Immobilienportale oder Abruf von E-Mails. Immer wenn ein solcher Prozess im Hintergrund ausgeführt wird, färbt sich der Kreis ein und beginnt sich zu drehen.
Wenn auf den sich drehenden Kreis geklickt wird, werden weitere Informationen zu den aktuell durchgeführten Prozessen dargestellt. Durch Klick auf das rote “X” kann die Information wieder ausgeblendet werden.
An verschiedenen Stellen werden Tabellen innerhalb des Programmes dargestellt.
Verschiedene Standardfunktionen sind in den Tabellen enthalten.
Zeilen umsortieren:
Durch einen Klick mit der linken Maustaste auf einen Spalten-Titel in der Tabelle, kann nach dieser Spalte auf- oder absteigend sortiert werden. Ein kleiner Pfeil neben dem Spalten-Titel zeigt die aktuelle Richtung der Sortierung an.
Spalten umsortieren:
Wenn mit der linken Maustaste auf einen Spalten-Titel in der Tabelle geklickt und die Taste gehalten wird, kann die Spalte innerhalb der Tabelle verschoben werden (Drag & Drop).
Spalten ein- & ausblenden:
Zum Ein- oder Ausblenden einer Spalte klicken Sie rechts von den Spalten-Titeln auf das Tabellen-Symbol um das Menü der Tabelle zu öffnen. Aktivieren oder deaktivieren Sie die entsprechende Spalte durch Klick auf den gewünschten Spalten-Titel.
Einstellungen speichern:
Um Änderungen dauerhaft zu speichern klicken Sie rechts von den Spalten-Titeln auf das Tabellen-Symbol und klicken auf “Einstellungen zur Tabelle merken”.
Tabelle exportieren:
Um die aktuelle Tabelle als CSV-, Excel oder PDF-Tabelle zu speichern klicken Sie rechts von den Spalten-Titeln auf das Tabellen-Symbol und wählen unter “Tabelle exportieren” das gewünschte Format, wählen im sich öffnenden Fenster den Speicherort und speichern die Datei.
Hinweis
Die beschriebenen Tabellen-Funktionen werden in den meisten - aber nicht in allen Tabellen - unterstützt.
Um Eingaben zu tätigen, werden an verschiedenen Stellen im Programm Formulare dargestellt.
Zu erledigen
Bild einfügen
Die folgenden Standardfunktionen werden dabei verwendet.
Pflichtfelder:
Eingaben, die für eine weitere Verarbeitung zwingend notwendig sind, werden gelb hervorgehoben.
Ungültige Eingaben:
Ungültige Eingaben in einem Pflichtfeld werden rot hervorgehoben.
Gültige Eingaben:
Gültige Eingaben in einem Pflichtfeld werden grün hervorgehoben.
Ein Projekt ist im ImmoTool eine Datenbank. Im ImmoTool können mehrere Projekte parallel verwaltet werden. Jedes verwaltete Projekt besitzt eine eigenständige Datenbank und wird in separaten Verzeichnissen auf der Festplatte abgespeichert.
Abhängig vom Anwendungsfall kann es sinnvoll sein, die Immobilien nach Tätigkeit (Makler und Verwalter in einer Person) oder nach Kunden in getrennten Projekten zu verwalten. In diesen Fällen können mehrere Projekte parallel, z.B. ein Projekt als Verwalter und eines als Makler, eingerichtet werden.
Mindestens ein Projekt muss angelegt werden, um mit dem Programm arbeiten zu können.
Der Projektassistent hilft Ihnen bei der Erstellung eines neuen Projektes.
Beim ersten Start des Programmes öffnet sich der Projektassistent, und Sie werden aufgefordert ein Projekt anzulegen.
Bei folgenden Starts wird das zuletzt verwendete Projekt automatisch geladen.
Projekt-Name Tragen Sie hier den Namen Ihres Projektes ein. Verwenden Sie keine Umlaute, Leerzeichen oder Sonderzeichen.
Projekt-Ordner Es ist standardmäßig ein Pfad voreingestellt. Diesen können Sie im Regelfall einfach beibehalten. Bei Bedarf kann ein anderer Pfad gewählt werden, z.B. eine externe Datenquelle in Ihrem System.
Lizenz bestätigen Bitte bestätigen Sie die Nutzungslizenz des ImmoTools, bevor Sie Ihr Projekt erzeugen.
Das Projekt automatisch beim Programmstart öffnen Markieren sie die Checkbox, wenn Sie dieses Projekt bei jedem Programmstart automatisch öffnen möchten.
Tragen Sie hier Ihre Firmendaten ein. Die installierten Add-Ons greifen an verschiedenen Stellen auf diese Eingaben zurück.
Hier befindet sich die Übersicht der aktuell verfügbaren Add-Ons. Standardmäßig sind alle bei der Installation verfügbare Add-Ons aktiviert. Deaktivieren Sie die Add-Ons, welche Sie nicht in Ihrem Projekt verwenden möchten.
Hinweis
Eine nachträgliche Änderung der Auswahl der Add-Ons ist jederzeit möglich, siehe Add-Ons / Module.
Zu erledigen
Link Add-Ons / Module in Info einfügen
Wenn Sie die Angaben in allen Tabs vorgenommen haben, speichern Sie Ihr Projekt mit dem Button Projekt erzeugen. Das erzeugte Projekt wird daraufhin automatisch geöffnet.
Projekte können Sie entweder über den Projektassistenten oder direkt im Hauptmenü öffnen.
Über den Projektassistenten.
Oder direkt im Hauptmenü.
Über den Projektassistenten.
Oder direkt im Hauptmenü.
Zu erledigen
Inhalte einfügen
Standardmäßig werden Projekte in das Verzeichnis OpenEstate-Files im Benutzerverzeichnis des im Betriebssystem angemeldeten Benutzer abgelegt. Sie können beim Erstellen des Projekts im Projektassistent auch einen beliebigen anderen Speicherort wählen.
Hinweis
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel “Projekt-Verzeichnis des ImmoTools”.
Sie können ein Projekt jederzeit an einen anderen Speicherort auf Ihrer Festplatte verschieben. Gehen Sie dafür wie folgt vor:
Beenden Sie das ImmoTool, sollte es aktuell in Betrieb sein.
Ermitteln Sie den Speicherort des Projekt-Verzeichnisses.
Verschieben Sie das Verzeichnis an die gewünschte Stelle (z.B. auf einen USB-Festplatte) und merken Sie sich den neuen Speicherort.
Starten Sie das ImmoTool neu.
Da nach dem Verschieben das Projekt nicht mehr vom alten Speicherort geladen werden kann, wird das Programm beim nächsten Start ggf. eine Fehlermeldung ausgeben. Die Frage, ob ein neues Projekt erzeugt werden soll, können Sie mit mit “Nein” beantworten.
Klicken Sie im Hauptmenü auf “Programm → Projekt öffnen” und wählen Sie den in Schritt (3) gewählten neuen Speicherort für das Projekt aus. Das Programm wird daraufhin das Projekt vom neuen Speicherort aus öffnen.
In der Datenbank werden grundlegende Firmendaten sowie ein Firmenlogo gespeichert. Zur Verwaltung des hinterlegten Unternehmensprofil gelangen Sie im Hauptmenü unter “Extras → Anbieterprofil”.
Im sich öffnenden Fenster finden Sie alle Firmendaten übersichtlich zusammengefasst.
Hinweis
Nach einer Änderung im Unternehmensprofil muss abschließend auf “Speichern” geklickt werden, um diese dauerhaft in die Datenbank zu übernehmen.
Das hinterlegte Firmenlogo wird an verschiedenen Stellen in der Software dargestellt und kann ggf. bei der Generierung von Exposés berücksichtigt werden.
Öffnen Sie das Anbieterprofil und wählen Sie den Tab “Logo” um ein Firmenlogo zu hinterlegen, ein hinterlegtes einzusehen bzw. zu ändern.
Hinweis
Es werden die gängigen Bildformate unterstützt (JPG, PNG, GIF, TIF, BMP).
Um ein Logo in die Datenbank zu laden, klicken Sie auf den Button “Logo ändern”. Im sich öffnenden Dialogfenster wählen Sie das gewünschte Logo von Ihrer Festplatte. Klicken Sie abschließend auf öffnen, um das Logo ins Programm zu laden. Ggf. können Sie die Ausrichtung des Logos vor dem speichern ändern, indem Sie es Spiegeln oder drehen.
Um das Firmenlogo zu ändern, verfahren Sie wie beim Laden eines neuen Logos. Das alte Logo wird dabei überschrieben.
Um ein gespeichertes Logo zu löschen, klicken Sie auf den Button “Logo entfernen”.
Hinweis
Nach einer Änderung des Logos muss abschließend auf “Speichern” geklickt werden, um diese dauerhaft in die Datenbank zu übernehmen.
Zu erledigen
Inhalte einfügen
Um Einstellungen am Programm / Add-Ons vorzunehmen, klicken Sie im Hauptmenü auf “Extras → Einstellungen”.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass im folgenden Fenster vorgenommene Einstellungen erst durch betätigen des Buttons “Speichern” übernommen werden.
Der bevorzugte Web-Browser kann hier eingetragen werden. Im ImmoTool angezeigte URL’s werden im hinterlegten Web-Browser geöffnet. Wenn kein Web-Browser eingetragen wurde, versucht das Programm den Standard-Browser des Betriebssystems zu starten.
Um den bevorzugten Webbrowser auszuwählen klicken Sie auf das Ordner-Symbol rechts neben der entsprechenden Zeile und navigieren im folgenden Dialogfenster zur Programmdatei. Markieren dieses und übernehmen die Einstellung mit dem Button “Programmdatei wählen”.
Der bevorzugte PDF-Reader kann hier eingetragen werden. Erzeugte PDF-Dokumente können aus dem ImmoTool heraus mit der hinterlegten Anwendung geöffnet werden.
Um den bevorzugten PDF-Reader auszuwählen klicken Sie auf das Ordner-Symbol rechts neben der entsprechenden Zeile und navigieren im folgenden Dialogfenster zur Programmdatei. Markieren dieses und übernehmen die Einstellung mit dem Button “Programmdatei wählen”.
Hier können Sie die Schriftgröße im Programm einstellen. Vorgenommene Änderungen werden erst nach einem Neustart des Programms wirksam.
Hier können Sie einstellen, ob das zu letzt verwendete Projekt beim Start des Programmes geöffnet werden soll. Wenn Sie nur ein Projekt verwalten empfiehlt sich die Aktivierung.
Wenn Sie für HTTP- und / oder FTP-Verbindungen ins Internet einen Proxy-Server verwenden, können Sie dies hier der Software mitteilen.
Sollte dies der Fall sein, entfernen Sie den Haken bei “Keinen HTTP/FTP-Proxy verwenden” und tragen Sie “Hostname / IP-Adresse” sowie die “Port-Nr” des Proxy-Servers ein.
Hinweis
Auf der Webseite der Entwickler können Sie ggf. weitere Informationen zur Konfiguration der aktiven FTP-Übertragung erhalten.
Hier können Sie festlegen, wo und wann die automatische Datensicherung vollzogen wird. Standardmäßig ist bereits ein Verzeichnis eingetragen, welches Sie bei Bedarf ändern können. Dies sollten Sie aber nur machen, wenn es zwingend notwendig ist, weil Sie z.B. die Sicherung auf einem externen Datenträger speichern möchten.
Für den Zeitpunkt der Datensicherung werden Ihnen unter “Automatische Sicherung” mehrere Optionen angeboten. Wählen Sie eine Einstellung, die Ihren Anforderungen entspricht. Die Standardeinstellung ist “an jedem Tag”.
Die Ziffer unter Limit gibt an, wie viele Sicherungen der Datenbank angelegt werden. Der voreingestellte Standardwert ist 5. Dies bedeutet z.B., dass - unabhängig von den Einstellungen unter “Automatische Sicherung” - fünf Sicherungen angelegt werden. Wenn die sechste Sicherung angelegt wird wird die erste gelöscht, so dass immer die fünf letzten Sicherungen verfügbar sind. Wenn Sie diesen Wert erhöhen, beachten Sie, dass jede Sicherung die gesamte Datenbank enthält. Diese können je nach Datenbestand recht groß werden.
Hinweis
Unabhängig von diesen Einstellungen können Sie im Hauptmenü unter “Extras → Datenbank → Sicherung” jederzeit eine Manuelle Datensicherung nach Bedarf durchführen.
Hier können Sie Ihre Arbeitszeit eingrenzen. In der Tagesansicht des Kalenders wird diese Einstellung in der Anzeige berücksichtigt und Zeiten davor und danach nicht angezeigt.
Zu erledigen
Aktivitäten und Geburtstage erklären.
Hier können Sie die maximale Größe (Höhe und Breite in Pixel) einstellen, mit welcher die Bilder von Immobilien in das ImmoTool importiert werden. Voreingestellt ist eine Größe von 1000 x 1000 Pixeln. Sollte ein kleineres Bild importiert werden, bleibt dieses unangetastet und wird nicht auf die eingestellte Größe vergrößert.
Um die Datenbank nicht unnötig groß werden zu lassen, sollten Sie die Bilder der Immobilien auf die maximal benötigte Größe verkleinern. Zur Orientierung könnte hierbei die maximale Bild-Größe auf den Portalen dienen, auf welchen Sie inserieren.
Hier können Sie angeben, ob beim Export der Immobilie nummerischen Attributen der Text ‘ca.’ vorangestellt wird.
Manche Portale benötigen eigene Geodaten um Immobilien regional präzise zuordnen zu können. Diese Geodaten können bei Bedarf in das ImmoTool importiert werden.
Für folgende Portale sind derzeit entsprechende Dateien verfügbar.
Die benötigte Datei kann von der Webseite des OpenEstate-Projekts herunterladen. Speichern Sie diese Datei auf Ihrem Rechner und betätigen in den ImmoTool-Einstellungen “Immobilien » Geodaten” den Button “Importieren”. Wählen Sie im folgenden Dialogfenster die entsprechende Datei auf Ihrem Rechner und starten den Import durch den button ‘GeoDB-Datei wählen’.
Hier können Sie die Sprachen wählen, in welchen Texte zu den Immobilien erfasst werden sollen. Aktivieren Sie die gewünschten Sprachen durch Anklicken der Checkboxen.
Hinweis
Hierbei handelt es sich nicht um die Übersetzungen des ImmoTools. Diese werden im Kapitel Add_Ons behandelt.
Häufig verwendete Suchanfragen können als Suchvorlage abgelegt und bei Bedarf
Zu erledigen
Funktion Suchvorlagen erklären.
Zu erledigen
Inhalte einfügen
Über die Add-On-Verwaltung können Sie Add-Ons installieren / deinstallieren, aktivieren / deaktivieren. Zur Add-On-Verwaltung gelangen Sie über den Menüpunkt Extras Add-Ons.
Zum Installieren eines Add-Ons muss dessen Installationsdatei bereits auf Ihrer Festplatte gespeichert sein.
Klicken Sie zur Installation auf dem Button “Add-On hinzufügen”.
Es öffnet sich ein Dialogfenster, in welchem Sie die heruntergeladene ZIP-Datei des Add-Ons auswählen können.
Wenn die Installation des Add-Ons erfolgreich durchgeführt wurde, wird dieses in der Übersicht eingefügt. Im Fehlerfall wird in einem weiteren Fenster das Fehlerprotokoll angezeigt. Dieses können Sie ggf. speichern und uns z.B. via Ticketsystem zur Fehleranalyse zusenden.
Die Standard-Add-Ons des ImmoTools werden bei der Installation automatisch aktiviert.
Hinweis
Sie erhalten die Installationsdateien von den jeweiligen Add-On-Entwicklern.
Ein installiertes Add-On kann jederzeit wieder deinstalliert werden.
Markieren Sie das zu deinstallierende Add-On mit der Maus. Dieses wird farbig hinterlegt und die Optionen werden angezeigt.
Klicken Sie in den Optionen auf “Deinstallieren” um das gewählte Add-On zu entfernen. Sie werden mit einer Sicherheitsabfrage gebeten die Löschung zu bestätigen.
Achtung
Die mit dem Add-On verbunden Funktionen stehen Ihnen nach der Deinstallation nicht mehr im Programm zur Verfügung.
Hinweis
Wenn Sie sich nicht sicher sein sollten, ob Sie das Add-On ggf. zukünftig noch benötigen, sollten Sie es nur deaktivieren.
Ein nicht benötigtes Add-On muss nicht zwingend aus dem Programm entfernt werden. Statt dessen kann das Add-On im Programm deaktiviert werden - somit stehen die Funktionen des Add-Ons nicht mehr im Programm zur Verfügung. Sollte man das Add-On im späteren Verlauf wieder benötigen, kann es wieder aktiviert werden.
Klicken Sie im Hauptmenü auf “Extras → Add-Ons”. Markieren Sie ein zu bearbeitendes Add-On mit der Maus. Dieses wird farbig hinterlegt und dessen Optionen werden angezeigt. Zum Aktivieren / Deaktivieren setzen / entfernen Sie die Option “Aktivieren”.
ImmoTool unterstützt an verschiedenen Stellen SSL-Verschlüsselung (z.B. beim Immobilienexport oder E-Mailabruf). Ein wesentlicher Bestandteil der Verschlüsselung sind digitale Zertifikate. Damit wird die Authentizität und Integrität der jeweiligen Gegenstelle sichergestellt.
Hinweis
Ein Zertifikat besitzt immer eine bestimmte Lebensdauer. Sobald diese “Lebenszeit” abgelaufen ist, muss die Gegenstelle ein neues Zertifikat bereitstellen. Das neue Zertifikat wird dann erneut beim erstmaligen Verbindungsaufbau heruntergeladen und Ihnen zur Prüfung vorgelegt.
Sobald das Programm erstmals mit einer Gegenstelle verschlüsselt kommuniziert, wird das folgende Fenster mit den Details des Zertifikats der Gegenstelle dargestellt:
Dieses Fenster stellt verschiedene Informationen dar, mit der die Gegenstelle (in diesem Falle “google.com”) identifiziert werden kann. An dieser Stelle muss der Anwender die Angaben prüfen und kann entscheiden, ob er der Gegenstelle sein Vertrauen aussprechen möchte.
Um der Gegenstelle das Vertrauen auszusprechen, kann auf “Übernehmen” geklickt werden. Danach beginnt das ImmoTool die verschlüsselte Kommunikation mit der jeweiligen Gegenstelle.
Um der Gegenstelle kein Vertrauen auszusprechen, kann auf “Abbrechen” geklickt werden. Das ImmoTool wird in diesem Falle die verschlüsselte Kommunikation abbrechen.
Achtung
Es ist Vorsicht geboten, wenn sich das Zertifikat einer Gegenstelle ändert und Sie dieses erneut bestätigen / prüfen sollen. Um sich vor sogenannten Man-in-the-middle-Angriffen zu schützen, sollten Sie sich im Zweifelsfall von der jeweiligen Gegenstelle die Korrektheit des neuen Zertifikats bestätigen lassen.
Klicken Sie im Hauptmenü auf “Extras → Zertifikate” um die bereits bestätigten Zertifikate einsehen und bearbeiten zu können. Es öffnet sich daraufhin ein Fenster, das ungefähr wie folgt aussieht:
Auf der linken Seite wird eine Liste der bereits erfassten Zertifikate dargestellt. Wählen Sie einen der Einträge in der Liste aus, um auf der rechten Seite weitere Details über das gewählte Zertifikat dargestellt zu bekommen.
Um die Änderungen der vertrauenswürdigen Zertifikaten (Importe, Löschungen, etc.) dauerhaft zu speichern, muss auf “Übernehmen” geklickt werden. Wenn die Änderungen nicht gespeichert werden sollen, kann auf “Abbrechen” geklickt werden.
Klicken Sie auf den Button “Einfügen”. Es erscheint daraufhin ein Untermenü mit folgenden Einträgen:
Zertifikat aus Datei laden Verwenden Sie diese Option, um das Zertifikat aus einer Datei zu importieren, die auf Ihrem Rechner abgelegt ist.
Zertifikat von Server herunterladen Verwenden Sie diese Option, um das Zertifikat von einem Server herunterzuladen. Dabei muss Hostname / IP-Adresse des Servers sowie dessen Port-Nr angegeben werden.
Markieren Sie das zu entfernende Zertifikat in der Liste und klicken Sie auf “Entfernen” um den gewählten Eintrag aus dem Programm zu entfernen.
Markieren Sie das zu entfernende Zertifikat in der Liste und klicken Sie auf “Export” um den gewählten Eintrag als separate Datei auf Ihrem Rechner zu speichern.
Warnungen, Probleme oder Fehler, die während der Nutzung des Programms auftreten, werden im Hintergrund automatisch protokolliert. Die Protokolle werden im Unterordner logs des Daten-Verzeichnisses tageweise abgelegt.
Klicken Sie im Hauptmenü auf “Extras → Protokolle” um die derzeit vorliegenden Protokolle einzusehen.
Die Protokoll-Datei ImmoTool.log speichert allgemeine Meldungen des ImmoTools. Für andere Programme (AdminTool / Handbuch) werden separate Protokoll-Dateien erzeugt (AdminTool.log / Manual.log).
Abhängig von der Konfiguration können eventuell weitere Protokoll-Dateien vorliegen (z.B. ImmoTool-mail.log).
Hinweis
Die Protokoll-Dateien des aktuellen Tages haben kein Datum im Namen (z.B.
ImmoTool.log). Ältere Dateien tragen im Namen das jeweilige Datum der Erstellung (z.B.ImmoTool.2012-01-20.log). Ältere Protokoll-Dateien werden vom Programm automatisch gelöscht.
Auf Anfrage der Kunden-Supports kann es nötig werden die Protokolle zu übermitteln. Wählen Sie in der Auswahlbox die zu speichernde Protokoll-Datei und klicken Sie auf “Speichern”. Es erscheint ein Untermenü mit zwei Optionen.
Als Datei speichern:
Das Protokoll wird in einer separaten Datei gespeichert und kann z.B. als Anhang einer E-Mail verschickt werden.
In die Zwischenablage speichern:
Das Protokoll wird in die Zwischenablage gespeichert und kann z.B. in den Text einer E-Mail kopiert werden.
In regelmäßigen Abständen werden Aktualisierungen für das ImmoTool und die Add-Ons bereitgestellt.
Beim Start des Programms wird automatisch einmal täglich nach vorliegenden Aktualisierungen gesucht. Sollten Aktualisierungen vorliegen, wird folgende Information unten rechts im Programm dargestellt:
Falls Sie das Programm auf Aktualisierungen hinweist, kontaktieren Sie Ihren zuständigen Administrator sodass dieser die nötigen Schritte durchführen kann (siehe “ImmoTool aktualisieren”).
Hinweis
Bei Bedarf können Sie die Prüfung auf Aktualisierungen auch manuell durchführen indem Sie im Hauptmenü auf “Extras → Aktualisierung” klicken.
Zur Aktualisierung des ImmoTool-Servers sollte Ihr zuständiger Administrator den Hinweisen im Kapitel “ImmoTool-Server aktualisieren” folgen.
Das Immobilien-Add-On stellt die Immobilien-, Schnittstellen-, Suchauftrags- und Vermittlungsauftragverwaltung zur Verfügung, sofern das Immobilien Add-On installiert und aktiviert ist.
Die jeweiligen Funktionalitäten erreichen Sie über die Sidebar oder das Hauptmenü.
Für das “Immobilien-Add-On” können diverse Einstellungen in den Programm-Einstellungen vorgenommen werden.
Zu erledigen
Inhalte einfügen
Innerhalb eines Projektes können beliebig viele Immobilien verwaltet werden. Die Übersicht der gespeicherten Immobilien kann auf zweierlei Wegen geöffnet werden:
Klicken Sie im Hauptmenü auf den Eintrag “Immobilien → Immobilienansicht öffnen” um die Übersicht der Immobilien zu öffnen.
Öffnen Sie die Immobilien-Ansicht und klicken in der Sidebar auf den Eintrag “Immobilien”.
Daraufhin wird eine tabellarische Übersicht der erfassten Immobilien dargestellt:
Oberhalb der Tabelle werden verschiedene Eingabefelder dargestellt, um den Immobilienbestand eingrenzen zu können. Die Ansicht der Tabelle wird automatisch aktualisiert sobald ein Kriterium geändert wurde.
Unter Adresse können Sie entweder eine Postleitzahl oder einen Ort eintragen.
Markieren Sie in der Tabelle eine oder mehrere Immobilien. Klicken Sie danach auf den Button “Aktionen” oder mit der rechten Maustaste in die Tabelle um das Aktionsmenü darzustellen.
Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:
Immobilie öffnen:
Wählen Sie diese Aktion, um die markierte(n) Immobilie(n) zur Bearbeitung zu öffnen.
Status ändern:
Ändern Sie den Status der markierte(n) Immobilie(n), ohne das Immobilienformular dafür öffnen zu müssen.
Immobilie duplizieren:
Wählen Sie diese Aktion, um eine Kopie der markierte(n) Immobilie(n) zu erzeugen.
Entfernen:
Wählen Sie diese Aktion, um die markierte(n) Immobilie(n) dauerhaft aus der Datenbank zu löschen.
Exposé erzeugen:
Erzeugen Sie ein Exposé im PDF-Format für die markierte(n) Immobilien.
Ansprechpartner zuweisen:
Ändern Sie den Ansprechpartner der markierte(n) Immobilie(n), ohne das Immobilienformular dafür öffnen zu müssen.
Speichern unter:
Speichern Sie die markierten Immobilien als CSV- oder Excel-Datei auf der Festplatte.
Vermittlung öffnen:
> Zu erledigen > Aktion “Vermittlung öffnen” beschreiben
Tipp
Wenn mehrere Zeilen in der Tabelle markiert wurden (z.B. mit gedrückter
STRG- /Shift-Taste und der linken Maustaste), können Aktionen auf mehreren Immobilien auf einmal durchgeführt werden.
Hierbei handelt es sich nicht um Suchaufträge eines Interessenten, sondern um eine frei definierbare Suche im Immobilienbestand um z.B. häufig gesuchte Immobilien schnell zu finden.
Alle bereits gespeicherten und aktiven Suchanfragen werden in der Selectbox Suche oder in der Sidebar dargestellt. Wählen Sie eine der Suchanfragen aus, um die Suche auf dem Immobilienbestand durchzuführen.
Um eine neue Suchanfrage zu erzeugen, klicken Sie auf den Button mit der Lupe neben der Selectbox für die Suchanfragen. Es öffnet sich daraufhin ein Dialogfenster zur Erstellung einer Suchanfrage.
Folgende Angaben können im Formular hinterlegt werden:
Name:
Wenn die Suchanfrage dauerhaft gespeichert werden soll, wählen Sie eine möglichst passende Bezeichnung um diese später leicht wieder erkennen zu können.
Vorlage wählen:
> Zu erledigen > “Vorlage wählen” beschreiben
Suchanfrage dauerhaft speichern:
Aktivieren Sie diese Option, wenn die Suchanfrage dauerhaft gespeichert werden soll. Andernfalls wird die Suchanfrage einmal ausgeführt und verworfen.
Suchkriterien bearbeiten:
Wählen Sie eines oder mehrere Kriterien zur Immobiliensuche aus.
Suchkriterien hinzufügen:
Betätigen Sie den Button “Kriterium hinzufügen” um weiteren Kriterien für die Suche zu definieren. Es erscheint dann ein weiteres Feld mit der Bezeichnung `Kriterium wählen. Wenn Sie dieses Feld markieren werden Ihnen weitere Kriterien zu Auswahl gestellt.
Durch betätigen eines roten Kreuzes können Sie ein Kriterium abwählen - es wird immer der letzte Eintrag dieses Kriterium gelöscht - und mit dem grünen Minus einem Kriterium einen weiteren Wert hinzufügen.
Markieren Sie die Checkbox “Suchanfrage dauerhaft speichern”, wenn diese Suchanfrage dauerhaft gespeichert werden soll.
Klicken Sie abschließend auf “Übernehmen” um die Suchanfrage auf dem Immobilienbestand auszuführen. Das Resultat der Suche wird in der Übersicht der Immobilien dargestellt.
Das Formular zum Anlegen einer Immobilie können Sie auf folgenden Wegen öffnen.
Klicken Sie im Hauptmenü auf “Immobilien → Neuer Eintrag → neue Immobilie”.
Klicken Sie in der Sidebar mit der rechten Maustaste auf Immobilien und wählen “Immobilien → Neuer Eintrag → neue Immobilie”.
Klicken Sie im Kopfbereich der Übersicht der Immobilien auf den Button mit dem grünen Kreuz “Neu”.
Nehmen Sie die gewünschten Einträge im Immobilienformular vor und klicken Sie abschließend auf den Button “Speichern”.
Öffnen Sie die Übersicht der Immobilien und suchen Sie die zu bearbeitende Immobilie in der Tabelle.
Eine Immobilie können Sie auf drei Wegen öffnen.
Durch einen Doppelklick auf die betreffende Immobilie wird das Immobilienformular zur Bearbeitung der Immobilie geöffnet.
Markieren Sie die Immobilie in der Liste und klicken mit der rechten Maustaste auf diese. im dargestellten Menü wählen Sie “Immobilie öffnen”.
Markieren Sie die Immobilie in der Liste und betätigen Sie die Enter-Taste.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen im Immobilienformular vor und klicken Sie abschließend auf den Button “Speichern”.
Öffnen Sie die Übersicht der Immobilien und suchen Sie die zu duplizierende Immobilie in der Tabelle.
Eine Immobilie können Sie auf zwei Wegen öffnen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende Immobilie und wählen Sie im dargestellten Menü die Aktion “Immobilie duplizieren”.
Klicken Sie im oberen Bereich der Übersicht der Immobilien auf “Aktionen → Immobilie duplizieren”.
Nehmen Sie an der duplizierten Immobilie die gewünschten Änderungen vor und speichern diese. Es wird eine neue Immobilie in der Datenbank angelegt.
Hinweis
Die originale Immobilie bleibt bei dieser Verfahrensweise unangetastet.
Öffnen Sie die Übersicht der Immobilien und suchen Sie die zu löschende Immobilie in der Tabelle.
Eine Immobilie können Sie auf zwei Wegen löschen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende Immobilie und wählen Sie im dargestellten Menü die Aktion “Entfernen”.
Klicken Sie im oberen Bereich der Übersicht der Immobilien auf “Aktionen → Entfernen”.
Im Tab “Allgemein” werden allgemeinen Eckdaten einer Immobilie zusammengefasst.
Titel:
Hinterlegen Sie einen aussagekräftigen und nicht zu langen Titel für diese Immobilie.
Der Titel wird in allen Sprachen angezeigt, welche in den Sprach-Einstellungen aktiviert wurden. Durch einen Mausklick auf die Checkbox neben der Landesflagge können Sie für diese Immobilie eine oder mehrere Sprachen aktivieren. Eine Sprache muss mindestens aktiviert werden.
Hinweis
Der Titel kann in allen Sprachen abgelegt werden, welche in den Sprach-Einstellungen aktiviert wurden. Hauptmenü “Extras → Einstellungen → Immobilien → Sprachen”
Objekt-Nr:
Dieses Feld ist für von Ihnen selbst vergebene interne Objektnummer vorgesehen. Von Portalen kann die Objekt-Nr zur Identifikation Ihrer Inserate verwendet werden.
Tipp
Wenn Sie wünschen, dass die Objektnummer statt der Datenbank-ID für den Export zu den Portalen verwendet wird, nehmen Sie in der Schnittstelle die entsprechende Einstellung vor.
Währung:
Wählen Sie die Währung, in der die Preisangaben für die Immobilie erfasst werden.
Objekt-ID:
Die Objekt-ID wird beim Speichern von System vergeben, und dient internen Zwecken. Diese kann von Ihnen nicht geändert werden.
Import-ID:
Die Import-ID wird ggf. beim Import von Immobilien automatisch vergeben und kann von Ihnen nicht geändert werden.
Status:
Wählen Sie einen Status für diese Immobilie.
Gültig von / Gültig bis:
Wählen Sie ggf. je ein Datum für den Beginn und das Ende des Zeitraums der Vermittlung dieser Immobilie.
Gruppennummer:
Vergeben Sie ggf. eine Gruppennummer damit diese Immobilie mit anderen Immobilien des Bestands z.B. bei ImmobilienScout24 gruppiert dargestellt wird.
Adresseingabe:
Geben Sie hier die Adresse der Immobilie ein und wählen ein Land.
Manche Portale, wie z.B. Immobiliare.it und ImmobilienScout24, benötigen spezifische regionale Angaben für Immobilien. Wenn Sie ein solches Portal beliefern, wählen Sie in der Selectbox “Immobilien-Adresse” das jeweilige Portal und ordnen Sie es der entsprechenden Region zu bis keine weitere Zuordnung in den Unter-Regionen mehr möglich ist.
Geokoordinaten:
Geben Sie die Geokoordinaten der Immobilie ein, falls diese Ihnen bekannt sein sollten.
Geokoordinaten ermitteln:
Um die Geokoordinaten zu einer Immobilie zu ermitteln betätigen Sie den Button “Geokoordinaten ermitteln”.
Im folgenden Fenster können Sie nach Klick auf “Suchen” angeben, ob Sie nach einem Ort oder einer Postleitzahl suchen. Gemäß Ihrer Auswahl öffnet sich in der Karte das entsprechende Suchformular. Geben Sie Suchkriterien ein und starten Sie die Suche über den Button “Ausführen”. Mit dem Button “Abbrechen” im Suchformular können Sie das Suchformular schließen.
Im Suchergebnis wählen Sie ein passendes Ergebnis. Es wird Ihnen dann ein Ausschnitt einer Karte gezeigt. Diesen können Sie mit dem Mausrad vergrößern oder verkleinern und mit der linken Maustaste verschieben.
Wenn Sie die gewünschte Adresse gefunden haben markieren Sie diese und betätigen den Button “Koordinaten übernehmen”. Die Koordinaten werden in das Immobilienformular übernommen.
Hinweis
Nach dem Versand der Immobilie an Portale sollten Sie die Objekt-Nr nicht mehr ändern, da dieses Inserat sonst in den Portalen ggf. neu angelegt wird, und dann doppelt vorhanden sein kann. Sollte eine neue Vergabe der Nummer notwendig sein, so löschen Sie diese Immobilie zuerst in den Portalen.
Hinweis
Der Status einer Immobilie muss auf “in Vermittlung” gesetzt sein damit die Immobilie beim Export zu den Immobilienportalen berücksichtigt wird.
Hinweis
Um die spezifischen Regionen eines Immobilienportals verfügbar zu haben, müssen die jeweiligen Erweiterung in die Datenbank installiert werden. Diese finden Sie unter dev.openestate.org im Abschnitt Geodaten.
Zu erledigen
Link zum Download der Geodaten korrigieren
Im Tab “Immobilie” werden spezifische Eigenschaften der Immobilie zusammengefasst.
Spezifizieren Sie zuerst die Immobilienart so genau wie es ihnen möglich ist - z.B. “Wohnimmobilie → Wohnung → Erdgeschosswohnung”.
Wählen Sie danach die passende Vermarktungsart - z.B. “Miete”
Nach der Eingabe dieser Informationen werden weitere Eigenschaften / Attribute zu dieser Auswahl in der unteren Tabelle dargestellt.
Tragen Sie die ihnen bekannten Daten in die Tabelle ein. Klicken Sie für die Eingabe auf das jeweilige Feld in der Spalte Wert.
Bei Eingaben der Art Länge und Fläche können Sie rechts in diesem Feld mit den Pfeiltasten die Einheit wählen.
In Feldern zur Eingabe eines Datums muss das Datum im Format TT.MM.JJJJ eingetragen werden.
Bei Feldern mit mehrfacher Auswahl öffnet sich nach dem Anklicken des Feldes eine Liste, in welcher Sie Angaben wählen und abwählen können.
Bei Feldern mit einfacher Auswahl wird nur eine Angabe übernommen. Wird ein Zweite aktiviert wird die Erste deaktiviert.
Attribute mit freier Texteingabe befinden sich unter den Tabs mit den Landesflaggen.
Nachdem eine Immobilien- & Vermarktungsart gewählt wurde können zusätzliche beschreibende Texte zur Immobilie hinterlegt werden.
Wählen Sie dafür die Tabs mit den Landesflaggen und füllen die gewünschten Felder mit den entsprechenden Inhalten aus.
Mit den blauen Pfeilen können Sie die Gruppen ausblenden / einblenden bzw. die Textfelder vergrößern / verkleinern.
Bei der Eingabe wird Ihnen die Anzahl der noch möglichen Zeichen angezeigt.
Hinweis
Es können Texte in allen Sprachen eingetragen werden, die in den Sprach-Einstellungen aktiviert wurden (via “Hauptmenü → Extras → Einstellungen → Immobilien → Sprachen”).
Wenn ein Energieausweis vorhanden ist aktivieren Sie das entsprechende Feld.
Danach wählen Sie die Art des Ausweises und tragen die Daten in die jeweiligen Felder ein.
Im Tab “Medien” können beliebig viele Bilder und Dateien zur Immobilie hinterlegt werden.
Klicken Sie auf den Button “Importieren” um eine Bild oder andere Dateien von Ihrer Festplatte in das ImmoTool zu laden und mit der Immobilie zuzuordnen.
Beim Import der Dateien erkennt das Programm automatisch, ob es sich um Bilder oder andere Anhänge handelt.
Tipp
Sie können mehrere Bilder auf einmal importieren, wenn Sie bei der Datei-Auswahl die
STRG/ShiftTaste gedrückt halten und mit der Maus die gewählten Bilder anklicken.
Hinweis
Es werden die gängigen Bildformate unterstützt (JPG, PNG, GIF, TIF, BMP).
Hinweis
Importierte Fotos werden in der Datenbank gespeichert und die Originale müssen nicht dauerhaft auf der Festplatte verfügbar bleiben. Es empfiehlt sich jedoch dennoch, die importierten Dateien auch außerhalb des ImmoTools gespeichert zu halten.
Nach dem Import können Sie jedes Foto einzeln durch Anklicken in der Übersicht aufrufen und weiter bearbeiten.
Geben Sie zum Foto einen kurzen Beschreibungstext im Feld Titel in den gewünschten Sprachen ein. Dieser Bild-Titel wird z.B. zu Immobilienportalen gesendet und in Exposés dargestellt.
Wählen Sie unter “Dateityp” die Art des Bildes aus (z.B. “Innenansicht”).
Legen Sie unter “Datei veröffentlichen” fest, ob die jeweilige Datei zu Immobilienportalen exportiert oder in Exposés dargestellt werden darf.
Unter “Aktionen” können Sie mit den rötlichen Pfeiltasten das gewählte Bild horizontal / vertikal spiegeln bzw. nach rechts / links um 90 Grad drehen.
Hinweis
Die Titel der Bilder können in allen Sprachen abgelegt werden, welche in den Sprach-Einstellungen aktiviert wurden (via “Hauptmenü → Extras → Einstellungen → Immobilien → Sprachen”).
Wählen Sie das zu entfernende Foto in der Vorschau aus und klicken Sie auf “Entfernen”. Das Bild wird ohne weitere Rückfrage unwiderruflich im ImmoTool gelöscht.
Sie können die Sortierung der Fotos jederzeit ändern indem Sie die Bilder einzeln in der Übersicht markieren und dann mit den blauen Pfeilen (hoch / runter) an die gewünschte Position verschieben. Eine Positionsänderung können Sie auch vornehmen indem Sie das Bild mit der Maus markieren und verschieben.
Sollten Sie ein Bilder für eine andere Anwendung benötigen, so klicken Sie oberhalb der großen Bild-Vorschau auf “Aktionen → Speichern unter”, wählen im erscheinenden Dialogfenster das Ziel aus, vergeben einen Dateinamen und speichern das Bild.
Einzelne Bilder können Sie gegen ein Anderes austauschen indem Sie es markieren und unter “Aktionen → Austauschen” im folgenden Dialogfenster zum neuen Bild navigieren und es mit “Öffnen” gegen das Alte austauschen. Das Bild wird ohne weitere Rückfrage unwiderruflich im ImmoTool ausgetauscht.
Das ImmoTool erkennt das Format der importierten Datei und fügt dieses unter “Format” ein. Dieses Feld sollte nur bearbeitet werden, wenn dies zwingend notwendig ist. Markieren Sie hierfür die Checkbox “Format bearbeiten” und tragen die entsprechende Angabe ein.
Im Tab “Adressen” können zu der Immobilie beliebig viele Adressen als Kontakte verknüpft werden.
Im Tab “Adressen → Ansprechpartner” kann der Ansprechpartner (Sie oder ein Mitarbeiter) zur Immobilie hinterlegt werden. Der Ansprechpartner wird beim Export an Immobilienportale bzw. bei Exposé-Darstellungen für die Interessenten veröffentlicht. Sollte keine Ansprechpartner ausgewählt werden, wird statt dessen auf die Firmendaten unter “Hauptmenü → Extras → Anbieterprofil” zurückgegriffen.
Wählen Sie in der Selectbox “Ansprechpartner” die Option “Ansprechpartner auswählen”. Im daneben stehenden Auswahlfeld kann der gewünschte Ansprechpartner ausgewählt werden. Die Daten des gewählten Ansprechpartners werden im darunter stehenden Formular angezeigt und können hier bearbeitet werden.
Wählen Sie in der Selectbox “Ansprechpartner” die Option “neuer Ansprechpartner”. Im darunter stehenden Formular können die Daten des neuen Ansprechpartners eingegeben werden.
Wählen Sie in der Selectbox “Ansprechpartner” die Option “Keinen Ansprechpartner”. Sollte keine Ansprechpartner ausgewählt werden, wird statt dessen auf die Firmendaten zurückgegriffen (zu finden unter “Hauptmenü → Extras → Anbieterprofil”).
Hinweis
Beim Speichern der Immobilie werden Änderungen bei einem bestehenden und bei einem neu angelegte Ansprechpartner dauerhaft gespeichert.
Im Tab “Adressen → Vermittlungsauftrag” kann der Eigentümer der Immobilie hinterlegt werden.
Wählen Sie in der Selectbox “Adresse” die Option “Adresse wählen”. In der daneben stehenden Selectbox wählen Sie das Adressbuch, in welchem sich die Adresse befindet. Schreiben Sie den Namen des Eigentümers in das rechts befindliche Suchfeld. Sobald eine oder mehrere Namen angezeigt werden, wählen Sie den gewünschten aus. Die Daten des gewählten Eigentümers werden im darunter stehenden Formular angezeigt und können hier ggf. bearbeitet werden.
Wählen Sie in der Selectbox “Adresse” die Option “neuer Adresse eingeben”. In der daneben stehenden Selectbox wählen Sie das Adressbuch, in welchem die Adresse gespeichert werden soll. Im darunter stehenden Formular können die Daten des Eigentümers eingegeben werden.
Wählen Sie in der Selectbox “Adresse” die Option “Keinen Adresse”.
Hinweis
Beim Speichern der Immobilie werden Änderungen bei einem bestehenden und bei einem neu angelegte Vermittlungsauftrag dauerhaft gespeichert.
Im Tab “Adressen → Suchaufträge” können Interessenten zur der Immobilie hinterlegt werden.
Hinweis
Suchaufträge können mit einer Immobilie nur dann verknüpft werden, wenn diese bereits angelegt wurden.
Wenn ein vorhandener Suchauftrag zu einer Immobilie passt, wird dies unterhalb des Immobilienformulars mit einem Link angezeigt. Beim anklicken des Links gelangen Sie auf das Formular für die Suchaufträge.
Um alle gespeicherten Suchaufträge anzuzeigen, aktivieren Sie die Checkbox “alle Suchaufträge”. Nach klicken auf den Button “Suchen” werden alle Suchaufträge angezeigt. Um die Anzeige einzuschränken wählen Sie einen Status und klicken auf den Button “Suchen”. Nun wird die Anzeige gemäß der gewählten Angaben eingeschränkt.
Um einen Suchauftrag dieser Immobilie zuzuweisen markieren Sie diesen in der Liste und klicken auf den Button “Aktionen → Suchauftrag zuweisen → passendes Attribut”. Der betreffende Suchauftrag wird nun der Immobilie zugewiesen und erscheint in der Tabelle “Zugewiesene Suchaufträge”.
Zu erledigen
Link zu Suchaufträgen erfassen einfügen.
Hinweis
Beim Speichern der Immobilie werden die Zuweisungen dauerhaft gespeichert.
Im Tab "Adressen" können zu der Immobilie beliebig viele Adressen als Kontakte verknüpft werden.
Sollte die gewünschte Adresse bereits im Adressbuch verfügbar sein klicken Sie auf “Neue Zuweisung” und wählen in der Selectbox unter “Zuweisung hinzufügen → Adresse” das Adressbuch, in dem sich die Adresse befindet und geben den Namen in dem Feld daneben ein.
Nach Betätigung des Button “Übernehmen” wird diese Adresse der Immobilie zugeordnet und erscheint nun in der Tabelle “Zugewiesene Adressen”.
Ist die gewünschte Adresse noch nicht vorhanden, so klicken Sie auf den Reiter neue Adresse, und belegen die gewünschten Felder mit Einträgen. Danach klicken Sie auf den Button “Adresse zuordnen & speichern” um die Adresse in die Datenbank zu speichern und der Immobilie zuzuordnen.
Um die Verknüpfung zu bearbeiten markieren Sie den Eintrag in der Liste mit der rechten Maustaste und wählen Sie “Zuordnung bearbeiten”. Alternativ markieren Sie den entsprechenden Eintrag mit der Maus, klicken auf den Button “Aktionen” und wählen Sie “Zuordnung bearbeiten” aus.
Es öffnet sich daraufhin ein Fenster, über welches die Verknüpfung bearbeitet werden kann. Bestätigen Sie Ihre Änderungen abschließend durch Klick auf den Button “Übernehmen”.
Um eine Verknüpfung mit einer Adresse zu löschen, markieren Sie den Eintrag in der Liste mit der rechten Maustaste und wählen Sie “Zuordnung entfernen”. Alternativ markieren Sie den entsprechenden Eintrag mit der Maus, klicken Sie auf den Button “Aktionen” und wählen Sie “Zuordnung entfernen” aus.
Im Tab “Exporte → Schnittstellen” können Einstellungen zum Export für eine Immobilie hinterlegt werden.
Hier können Sie diese Immobilie den vorhandenen Schnittstelle zuordnen. Wählen Sie zwischen folgenden Optionen:
Die Immobilie IMMER exportieren:
Diese Immobilie wird bei jedem Export an alle eingerichtete / aktive Portale gesendet.
Die Immobilie MIT den ausgewählten Schnittstellen exportieren:
Diese Immobilie wird an die ausgewählten Portale gesendet, wenn diese Schnittstellen aktiv sind. Um eine Schnittstelle zuzuordnen markieren Sie diese mit der Maus.
Die Immobilie NICHT mit den ausgewählten Schnittstellen exportieren:
Diese Immobilie wird nicht an die ausgewählten Portale gesendet. Um eine Schnittstelle zuzuordnen markieren Sie diese mit der Maus.
Die Immobilie NIE exportieren:
Diese Immobilie wird bei keinem Export berücksichtigt.
An dieser Stelle wird die Historie der bereits durchgeführten Exporte für die Immobilie dargestellt.
Im Tab “Kalender” können zu der Immobilie beliebig viele Kalendereinträge verknüpft werden.
Sollte der gewünschte Kalendereintrag bereits im Kalender verfügbar sein, klicken Sie auf “Neue Zuweisung”. Im sich erweiternden Formular wählen Sie den Kalender, in welchem sich der Kalendereintrag befindet, und geben anschließend Stichpunktartig den Titel des gesuchten Kalendereintrags an oder klicken in das Feld und scrollen mit den Pfeiltastetn (hoch/runter) zu dem gewünschten Termin. Nach Betätigung des Buttons “Übernehmen” wird dieser Kalendereintrag der Immobilie zugeordnet, und erscheint nun im Fenster zugewiesene Kalendereinträge.
Ist der gewünschte Kalendereintrag (Aufgabe/Termin) noch nicht vorhanden, so klicken Sie auf den Reiter “neuer Eintrag”, und belegen die gewünschten Felder mit Einträgen. Danach klicken Sie auf den Button “übernehmen” um den Kalendereintrag der Immobilie zuzuordnen.
Um die Verknüpfung zu bearbeiten, markieren Sie den Eintrag in der Liste mit der rechten Maustaste und wählen Eintrag anzeigen. Alternativ markieren Sie den entsprechenden Eintrag mit der Maus, klicken auf den Button “Aktionen” und wählen “Eintrag anzeigen” aus. Es öffnet sich ein neuer Tab mit dem Kalendereintrag. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und Übernehmen diese mit dem Button “Speichern”.
Um die Verknüpfung zu löschen, markieren Sie den Eintrag in der Liste mit der rechten Maustaste und wählen Eintrag anzeigen. Alternativ markieren Sie den entsprechenden Eintrag mit der Maus, klicken auf den Button Aktionen und wählen Eintrag anzeigen aus. Der Kalendereintrag öffnet sich in einem neuen Fenster. Wählen Sie unter dem Button “Aktionen → entfernen”
Unter dem Tab Bearbeitungshistorie können Sie einsehen welche Änderungen zu einem bestimmten Zeitpunkt vorgenommen wurden, wenn Sie einen Eintrag markieren.
Zu erledigen
Tab Aktionen » Aktivitäten beschreiben.
Im Tab “Notizen” können zu der Immobilie beliebige Notizen hinterlegt werden.
Hinweis
Der hinterlegte Notiztext wird vom Programm nicht veröffentlicht und damit nicht an Immobilienportale exportiert oder in Exposés dargestellt.
Um die Änderungen im Formular dauerhaft zu speichern, klicken Sie oben rechts auf den Button “Speichern”.
Hinweis
Das Speichern ist zu jedem Zeitpunkt der Bearbeitung möglich. Sollten relevante Eingaben fehlen, so weist das Programm darauf hin.
Achtung
Jede Änderung im Formular muss abschließend durch Klick auf “Speichern” dauerhaft gespeichert werden.
Die im ImmoTool erfassten Immobiliendaten können als Export zusammengestellt und an externe Partner versendet werden (z.B. Immmobilienportale). Für jeden zu beliefernden Empfänger muss eine Export-Schnittstelle im Programm eingerichtet werden.
Hinweis
Zu den uns bekannten funktionierenden Immobilienportalen finden Sie Hilfestellungen und Anleitungen auf der OpenEstate-Webseite. Berücksichtigt sind hier Portale, welche von uns getestet wurden oder zu welchen ImmoTool-Benutzer erfolgreich senden konnten.
Zur Verwaltung der Export-Schnittstelle gelangen Sie auf zweierlei Wegen:
Klicken Sie im Hauptmenü auf “Immobilien → Schnittstellen anzeigen”.
Klicken Sie in der Sidebar auf den Eintrag “Export-Schnittstellen”. Alternativ können Sie auch den Eintrag “Export-Schnittstellen” markieren und mit der rechten Maustaste “Schnittstellen anzeigen” betätigen.
Es öffnet sich daraufhin ein Fenster mit den von Ihnen angelegten Export-Schnittstellen.
Öffnen Sie die Übersicht der Exporte und aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Schnittstellen, welche für den Export verwendet / nicht verwendet werden sollen. Bei den aktivierten Schnittstellen ist die Schrift schwarz und bei den deaktivierten ist sie grau.
Klicken Sie, um die Exportvorbereitung zu starten, auf “Export starten”. Es öffnet sich folgendes Fenster.
Hier erhalten Sie zur den jeweiligen Schnittstellen verschiedene Informationen. Sie können die Einstellung der Schnittstelle zum Modus (Teil- oder Vollabgleich) temporär für diesen Export ändern. Wenn sie auf die blauen Pfeile klicken wird Ihnen aufgezeigt, welche Aktionen mit welcher Immobilie ausgeführt werden. Wenn Sie auf ein rotes Minus klicke, wird die entsprechende Schnittstelle temporär für diesen Export deaktiviert. Sollten Sie eine Schnittstelle versehentlich deaktiviert haben, können Sie diese wieder hinzufügen, indem Sie auf den Button “Hinzufügen” klicken und die gewünschten Schnittstellen wieder hinzufügen.
Öffnen Sie die Übersicht der Exporte und klicken oben rechts auf den Button “Neu”. Es öffnet sich danach ein Formular zur Erfassung einer neuen Export-Schnittstelle.
Öffnen Sie die Übersicht der Exporte. Per Doppelklick auf eine der zuvor erfassten Export-Schnittstellen öffnet sich ein Formular zur Bearbeitung der gewählten Export-Schnittstelle.
Öffnen Sie die Übersicht der Exporte.
Mit einem Rechtsklick auf die betreffende Export-Schnittstelle in der Tabelle öffnet sich ein Menü, in dem Sie die Aktion “Schnittstelle entfernen” auswählen können um die Export-Schnittstelle zu löschen.
Alternativ kann die betreffende Export-Schnittstelle in der Tabelle mit der Maus markieren. Bei Klick auf den Button “Aktionen” wird ein Menü dargestellt, in dem Sie die Aktion “Schnittstelle entfernen” auswählen können um die Export-Schnittstelle zu löschen.
Darüber hinaus können Sie die Schnittstelle auch in der Sidebar mit der linken Maustaste markieren und im folgenden Menü die Aktion “Schnittstelle entfernen” auswählen.
Öffnen Sie die Übersicht der Exporte.
Öffnen Sie die zu aktivierende Schnittstelle zur Bearbeitung und (de)aktivieren Sie die Option “Schnittstelle aktivieren”. Nachdem die Änderung durch Klick auf den Button “Speichern” übernommen wurde, ist die Export-Schnittstelle permanent im Projekt (de)aktiviert.
Alternativ können klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Schnittstelle und wählen im folgenden Menü “Schnittstelle deaktivieren”.
Nachdem Sie “Export starten” geklickt haben, können Sie Schnittstellen für den nächsten Export ausschließen, indem Sie in der Exportvorbereitung diese mit dem “roten Minus” entfernen.
Sie können angelegte Schnittstellen als gesonderte Sicherung oder zum Transfer in ein anderes ImmoTool auf Ihrem Computer ablegen. Markieren Sie hierfür eine oder mehrere Schnittstellen und klicken auf die Immobilie(n) mit der rechten Maustaste und wählen im erscheinenden Menü “Schnittstelle auf Festplatte exportieren”. Im folgenden Fenster wählen Sie den Speicherort und klicken auf “Speichern”.
Um die Einrichtung der Schnittstelle zu erleichtern unterstützt das Programm den Import von Schnittstellen. Sie können von teilnehmenden Partnern eine XML-Datei beziehen, die Sie direkt ins Programm importieren können. Dadurch können eventuelle Fehleingaben bei der Einrichtung einer Schnittstelle vermieden werden.
Öffnen Sie die Übersicht der Exporte und klicken mit der rechten Maustaste in der Sidebar auf “Exporte sonstiges Schnittstelle importieren”. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie eine oder mehrere die Schnittstellen-Datei auswählen und auf den Button “Öffnen” klicken. Die ausgewählten Schnittstelle-Datein werden in das ImmoTool eingelesen.
Die allgemeinen Einstellungen können im oberen Bereich des Formulars eingetragen werden:
Titel:
Tragen Sie hier einen Namen zu dieser Schnittstelle ein (z.B. “ImmobilienScout24”).
Format:
Wählen Sie das vom jeweiligen Empfänger geforderte Format aus. Das gebräuchlichste ist OpenImmo-XML.
Transport:
Wählen Sie die vom jeweiligen Empfänger geforderte Transport-Art aus. Die gebräuchlichste ist extern auf einen FTP-Server.
Modes:
Wählen Sie hier zwischen Teil- und Vollabgleich. Es wird empfohlen Exporte im Teilabgleich zu senden.
Limitierung:
Sie können hier einstellen, wie viele Inserate maximal zum Empfänger gesendet werden. Sollten Sie eine Limitierung einstellen wollen, deaktivieren Sie die Option “Keine Limitierung verwenden” und tragen Sie die gewünschte Anzahl ein.
Schnittstelle aktivieren
Standardmäßig ist diese Option auf “aktiv” gesetzt. Wenn Sie diese Schnittstelle noch nicht aktivieren möchten, so entfernen Sie den Haken. Sie können diese Schnittstelle ggf. auch in der Übersicht der Schnittstellen temporär für einen einzelnen Exportvorgang aktivieren.
Anbieter-Nr:
Tragen Sie hier die Anbieter- / Kundennummer des jeweiligen Portals ein.
OpenImmo-Nr:
Diese Angabe wird meist nicht benötigt. Wenn doch, tragen Sie hier ebenfalls die Anbieter- / Kundennummer des jeweiligen Portals ein.
Technik Mail:
Tragen Sie hier die E-Mailadresse der Person ein, welche ggf. die Import-Meldungen erhält.
Modus:
Wählen Sie zwischen Voll- und Teilabgleich.
Vollabgleich:
Der gesamte Immobilienbestand, der zur Schnittstelle zugewiesen wurde, wird bei jedem Exportvorgang zum Empfänger gesendet.
Teilabgleich:
Es werden nur Immobilien exportiert, die zur Schnittstelle zugewiesen wurden und die seit dem letzten Exportvorgang über diese Schnittstelle geändert wurden.
Zeilenumbruch:
Wählen Sie die Methode des Zeilenumbruchs. Im Zweifelsfall belassen Sie die Standardeinstellung und überprüfen die Darstellung in jeweiligen Portal.
Anhänge:
Wenn nicht anders benannt, belassen Sie die Standardeinstellung.
Markierung:
Wenn nicht anders benannt, belassen Sie die Standardeinstellung. Sollten keine Bilder beim Empfänger dargestellt werden, so ändern Sie die Einstellung und führen Sie einen erneuten Exportvorgang durch.
Sonstiges:
Wenn nicht anders benannt, belassen Sie die Standardeinstellung.
Achtung
Die Option zur Limitierung schützt Sie nicht zwangsläufig vor der Überschreitung Ihres Kontingents bei dem Empfänger. Prüfen Sie bitte dennoch in regelmäßigen Abständen beim Empfänger, ob das Limit korrekt eingehalten wird.
Wenn im Feld “Transport” die Übertragungs-Art “FTP” gewählt wurde, wird das folgende Formular im Tab “Transport” dargestellt:
Hostname:
Tragen Sie hier die Adresse des FTP-Servers ein. Manchmal wird auch der Begriff “Host” oder “Serveradresse” verwendet.
Port:
Standardmäßig ist Port 21 zu verwenden. Dies ist auch voreingestellt, und sollte nur auf ausdrückliche Aufforderung geändert werden.
User:
Tragen Sie hier Ihren FTP-Benutzernamen ein. Manchmal wird auch der Begriff “Loginnname” oder “Benutzer” verwendet.
Passwort:
Tragen Sie hier Ihr FTP-Passwort ein.
Serverpfad:
Standardmäßig ist / voreingestellt, was in den meisten Fällen auch nicht geändert werden muss.
Passive FTP-Verbindung:
Abhängig von der Konfiguration Ihres Netzwerkes und den Vorgaben des Empfängers kann es notwendig sein, diese Option zu deaktivieren. Sollte es beim Export zu Problemen kommen, deaktivieren Sie diese Option und versuchen es erneut.
Testen:
Wenn Sie die FTP-Zugangsdaten eingetragen habe, können Sie mit diesem Button die Verbindung testen. Sollte der Test negativ verlaufen, überprüfen Sie bitte Ihre Eingaben bevor Sie den Support in Anspruch nehmen.
Wenn im Feld “Transport” die Übertragungs-Art “HTTP” gewählt wurde, wird das folgende Formular im Tab “Transport” dargestellt:
URL:
Tragen Sie hier die HTTP-Adresse des Empfängers ein, zu der die exportierten Immobilien gesendet werden sollen.
User:
Tragen Sie hier Ihren FTP-Benutzernamen ein. Manchmal wird auch der Begriff “Loginnname” oder “Benutzer” verwendet.
Passwort:
Tragen Sie hier Ihr HTTP-Passwort ein.
Übertragung:
Wählen Sie die Art der HTTP-Anfrage) in diesem Feld aus.
via PUT-Anfrage:
In diesem Falle werden die exportierten Dateien durch eine “HTTP PUT”-Anfrage zum Empfänger gesendet.
via POST-Anfrage:
In diesem Falle werden die exportierten Dateien durch eine “HTTP POST”-Anfrage zum Empfänger gesendet.
via POST-Anfrage, als Formular (multipart/form-data):
In diesem Falle werden die exportierten Dateien durch eine “HTTP POST”-Anfrage zum Empfänger gesendet. Dieser Mechanismus ist identisch zu einem Datei-Upload aus einem Web-Formular.
Form-Variable:
Wenn bei der “Übertragung” die Option “via POST-Anfrage, als Formular (multipart/form-data)” gewählt wurde, kann in diesem Eingabefeld der Name der Formular-Variablen eingetragen werden, unter dem die übermittelte Datei zum Empfänger gesendet wird. Beim Upload aus einem Web-Formular entspricht dies dem Namen des Datei-Eingabefelds.
Wenn im Feld “Transport” die Übertragungs-Art “lokal auf die Festplatte” gewählt wurde, wird das folgende Formular im Tab “Transport” dargestellt:
Um die Änderungen im Formular dauerhaft zu speichern, klicken Sie oben rechts auf den Button “Speichern”.
Hinweis
Das Speichern ist zu jedem Zeitpunkt der Bearbeitung möglich. Sollten relevante Eingaben fehlen, so weist das Programm darauf hin.
Achtung
Jede Änderung im Formular muss abschließend durch Klick auf “Speichern” dauerhaft gespeichert werden.
Das ImmoTool kann externe Immobiliendaten in verschiedenen Formaten einlesen und in die Datenbank speichern. Derzeit unterstützt das Programm die folgenden Formate zum Import von Immobiliendaten:
Klicken Sie im Hauptmenü auf “Immobilien → sonstiges → Immobilien importieren”.
Navigieren Sie im folgenden Dialogfenster zu der zu importirenden Immobiliendatei. Die Datei muss in einem der oben genannten Formate vorliegen. Die Datei kann ein ZIP-Archiv sein, welches eine XML- oder CSV-Datei enthält.
Markieren Sie die Datei mit der Maus und klicken auf den Button “Überprüfen”. Das ImmoTool überprüft nun die Datei und übernimmt, wenn möglich, das Format und die Version in das Formular. Tragen Sie die entsprechenden Einstellungen manuell ein, wenn das ImmoTool diese nicht feststellen konnte. Wenn die Datei gültig ist, also eine Datei in einem der oben genannten Formate ist, klicken Sie auf “Import starten”. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in welchem Ausgaben zum Import-Vorgang zu sehen sind. Sollte die zu importierende Datei einen Fehler auslösen, so wird dies hier protokolliert. Am Ende des Imports zeigt das ImmoTool Ihnen die Anzahl der importierten und ignorierten Immobilien an.
Unter dem Reiter “Optionen” können Sie festlegen, wie mit den zu importierenden Datei umzugehen ist.
Hinweis
Prüfen Sie nach erfolgtem Import Ihren Immobilienbestand auf Korrektheit und nehmen Sie ggf. nachträgliche Korrekturen vor.
Ansprechpartner sind Kontaktdaten (in der Regel die Daten Ihrer Mitarbeiter), die gemeinsam mit einer Immobilie veröffentlicht werden. Zum Beispiel beim Inserieren auf einem Immobilienportal wird dem Interessenten der Ansprechpartner gemeinsam mit der Immobilie präsentiert. Im Falle einer Kontaktaufnahme zu einer Immobilie wird der jeweils zugewiesene Ansprechpartner vom Interessenten kontaktiert.
Innerhalb eines Projektes können beliebig viele Ansprechpartner verwaltet werden. Die Übersicht der gespeicherten Ansprechpartner kann auf zweierlei Wegen geöffnet werden:
Klicken Sie im Hauptmenü auf den Eintrag “Immobilien → Ansprechpartner anzeigen” um die Übersicht der Immobilien zu öffnen.
Öffnen Sie die Immobilien-Ansicht und klicken in der Sidebar auf den Eintrag “Ansprechpartner”.
Daraufhin wird eine tabellarische Übersicht der erfassten Ansprechpartner dargestellt:
Oberhalb der Tabelle werden verschiedene Eingabefelder dargestellt, um den Bestand der Ansprechpartner eingrenzen zu können. Die Ansicht der Tabelle wird automatisch aktualisiert sobald ein Kriterium geändert wurde.
Markieren Sie in der Tabelle einen oder mehrere Ansprechpartner. Klicken Sie danach auf den Button “Aktionen” oder mit der rechten Maustaste in die Tabelle um das Aktionsmenü darzustellen.
Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:
Ansprechpartner öffnen.
Wählen Sie diese Aktion, um den markierten Ansprechpartner zur Bearbeitung zu öffnen.
Ansprechpartner löschen.
Wählen Sie diese Aktion, um die markierten Ansprechpartner dauerhaft aus der Datenbank zu löschen.
Hinweis
Wenn mehrere Zeilen in der Tabelle markiert wurden (z.B. mit gedrückter STRG- / Shift-Taste), können Aktionen auf mehreren Ansprechpartnern durchgeführt werden.
Klicken Sie im Hauptmenü auf “Immobilien → Neuer Eintrag → Neuer Ansprechpartner”. Alternativ können Sie die Übersicht der Ansprechpartner öffnen und oben rechts auf den Button “Neu” klicken.
Nehmen Sie die gewünschten Einträge im Formular für Ansprechpartner vor und klicken Sie abschließend auf den Button “Speichern”.
Öffnen Sie die Übersicht der Ansprechpartner und suchen Sie den zu bearbeitenden Ansprechpartner in der Tabelle. Durch einen Doppelklick auf den betreffenden Ansprechpartner wird das Formular für Ansprechpartner zur Bearbeitung des Ansprechpartners geöffnet. Alternative können Sie den Ansprechpartner in der Tabelle mit der rechten Maustaste markieren und im erscheinenden Menü “Ansprechpartner bearbeiten” wählen.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen im Formular für Ansprechpartner vor und klicken Sie abschließend auf den Button “Speichern”.
Öffnen Sie die Übersicht der Ansprechpartner und suchen Sie den zu löschenden Ansprechpartner in der Tabelle. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den betreffenden Ansprechpartner und wählen Sie im dargestellten Menü die Aktion “Ansprechpartner löschen”. Alternative können Sie den Ansprechpartner in der Tabelle mit der rechten Maustaste markieren und im erscheinenden Menü “Entfernen” wählen.
Im Tab “Person” können die allgemeinen Kontaktdaten des Ansprechpartners hinterlegt werden.
Im Tab “Immobilien” finden Sie eine tabellarische Übersicht aller Immobilien, die aktuell vom gewählten Ansprechpartner betreut werden. Die Verknüpfung einer Immobilie zu einem Ansprechpartner erfolgt im Immobilienformular unter “Adressen → Ansprechpartner”.
Im Tab “Notizen” kann zu dem Ansprechpartner ein beliebiger Notiztext hinterlegt werden. Dieser Text wird an keiner Stelle veröffentlicht.
Um die Änderungen im Formular für Ansprechpartner dauerhaft zu speichern, klicken Sie oben rechts auf den Button “Speichern”.
Hinweis
Das Speichern ist zu jedem Zeitpunkt der Bearbeitung möglich. Sollten relevante Eingaben fehlen, so weist das Programm darauf hin.
Achtung
Jede Änderung im Formular muss abschließend durch Klick auf “Speichern” dauerhaft gespeichert werden.
Das Programm ermöglicht die Erzeugung von Exposés zu den erfassten Immobiliendaten.
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Die Standard-Vorlage “PDF-Langexposé” erzeugt eine PDF-Datei, die sich auf mehrere Seiten erstreckt und alle Immobiliendaten enthält. In gewissem Rahmen kann diese Exposé-Vorlage gemäß Ihrer “Corporate Identity” angepasst werden.
Name
Der Name ist vorgegeben, kann aber bei Bedarf von ihnen geändert werden.
Sprache
Wählen Sie die Sprache, in der das Exposé erzeugt werden soll.
Format
Wählen Sie zwischen Hoch- und Querformat.
Auflösung
Wählen Sie die Auflösung, in welcher die erzeugten Exposés geöffnet oder gespeichert werden. Für eine Darstellung im Web sind 72 dpi ausreichend. Wenn Sie die Exposés ausdrucken möchten ist je nach Qualität des Druckers eine Auflösung von 300 bis 600 dpi empfehlenswert.
AGB darstellen
Wenn am Ende des Exposés die AGB angehängt werden sollen, so aktivieren Sie die Option und wählen die Schriftgröße.
Eigene Vorlage verwenden.
Wenn Sie eine eigene Vorlage verwenden möchten, so verfahren Sie gemäß dieser Anleitung.
Kopfbereich / Optionen
Nehmen Sie ihren Wünschen entsprechende Einstellungen vor. Bei deaktivierter Option “Kopfbereich anzeigen” bleibt der Bereich leer. Diese Einstellung vergrößert nicht den Inhaltsbereich.
Kopfbereich / Textzeilen 1-3
Bei aktivierten Optionen “Kopfbereich anzeigen” und “eigenen Text im Kopfbereich anzeigen” werden die folgenden Textzeilen 1-3.
Kopfbereich / Farben
Wählen Sie die Schriftfarbe des Kopfbereichs.
Fußbereich / Optionen
Nehmen Sie ihren Wünschen entsprechende Einstellungen vor. Bei deaktivierter Option “Fußbereich anzeigen” bleibt der Bereich leer. Diese Einstellung vergrößert nicht den Inhaltsbereich.
Fußbereich / Farben
Wählen Sie die Schriftfarbe des Fußbereichs.
Hier können Sie diverse Text-, Hintergrund- und Rahmen-Farben einstellen.
Die Standard-Vorlage “PDF-Kurzexposé” erzeugt eine PDF-Datei, die auf einer einzelnen Seiten nur ausgewählte Immobiliendaten enthält. In gewissem Rahmen kann diese Exposé-Vorlage gemäß Ihrer “Corporate Identity” angepasst werden.
Name:
Der Name ist vorgegeben, kann aber bei Bedarf von ihnen geändert werden.
Sprache:
Wählen Sie die Sprache, in der das Exposé erzeugt werden soll.
Format:
Wählen Sie zwischen Hoch- und Querformat.
Auflösung:
Wählen Sie die Auflösung, in welcher die erzeugten Exposés geöffnet oder gespeichert werden. Für eine Darstellung im Web sind 72 dpi ausreichend. Wenn Sie die Exposés ausdrucken möchten ist je nach Qualität des Druckers eine Auflösung von 300 bis 600 dpi empfehlenswert.
AGB darstellen:
Wenn am Ende des Exposés die AGB angehängt werden sollen, so aktivieren Sie die Option und wählen die Schriftgröße.
Eigene Vorlage verwenden:
Wenn Sie eine eigene Vorlage verwenden möchten, so verfahren Sie gemäß dieser Anleitung.
Kopfbereich / Optionen
Nehmen Sie ihren Wünschen entsprechende Einstellungen vor. Bei deaktivierter Option “Kopfbereich anzeigen” bleibt der Bereich leer. Diese Einstellung vergrößert nicht den Inhaltsbereich.
Kopfbereich / Textzeilen 1-3
Bei aktivierten Optionen “Kopfbereich anzeigen” und “eigenen Text im Kopfbereich anzeigen” werden die folgenden Textzeilen 1-3.
Kopfbereich / Farben
Wählen Sie die Schriftfarbe des Kopfbereichs.
Fußbereich / Optionen
Nehmen Sie ihren Wünschen entsprechende Einstellungen vor. Bei deaktivierter Option “Fußbereich anzeigen” bleibt der Bereich leer. Diese Einstellung vergrößert nicht den Inhaltsbereich.
Fußbereich / Farben
Wählen Sie die Schriftfarbe des Fußbereichs.
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Die Funktionen zur Adressverwaltung werden vom “Adressbuch Add-On” in das ImmoTool integriert. In diesem Kapitel werden diese Funktionen dokumentiert.
Die folgenden Bestandteile werden in das Programm integriert, wenn das “Adressbuch Add-On” installiert und aktiviert wurde:
Die folgenden Einstellungen werden vom “Adressbuch Add-On” in die Programm-Einstellungen eingefügt.
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Innerhalb eines Projektes können beliebig viele Adressen gespeichert werden. Zur Verwaltung der hinterlegten Adressen gelangen Sie auf zweierlei Wegen:
Daraufhin wird eine tabellarische Übersicht der erfassten Adressen dargestellt:
Oberhalb der Tabelle werden verschiedene Eingabefelder dargestellt, um die dargestellten Adressen eingrenzen zu können. Die Ansicht der Tabelle wird automatisch aktualisiert sobald ein Kriterium geändert wurde.
Markieren Sie in der Tabelle eine oder mehrere Adressen. Klicken Sie danach auf den Button “Aktionen” oder mit der rechten Maustaste in die Tabelle um das Aktionsmenü darzustellen.
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Tipp
Wenn mehrere Zeilen in der Tabelle markiert wurden (z.B. mit gedrückter STRG- / Shift-Taste), können Aktionen auf mehreren Adressen durchgeführt werden.
Klicken Sie im Hauptmenü auf “Adressen → Neu → Adresse”. Alternativ können Sie die Übersicht der Adressen öffnen und oben rechts auf den Button “Neu” klicken.
Nehmen Sie die gewünschten Einträge im Adressformular vor und klicken Sie abschließend auf den Button “Speichern”.
Öffnen Sie die Übersicht der Adressen und suchen Sie die zu bearbeitende Adresse in der Tabelle. Durch einen Doppelklick auf die betreffende Adresse wird das Adressformular zur Bearbeitung der Adresse geöffnet.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen im Adressformular vor und klicken Sie abschließend auf den Button “Speichern”.
Öffnen Sie die Übersicht der Adressen und suchen Sie die zu duplizierende Adresse in der Tabelle. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende Adresse und wählen Sie im dargestellten Menü die Aktion “Adresse duplizieren”.
Hinweis
Die originale Adresse bleibt bei dieser Verfahrensweise unangetastet!
Öffnen Sie die Übersicht der Adressen und suchen Sie die zu löschende Adresse in der Tabelle. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende Adresse und wählen Sie im dargestellten Menü die Aktion “Adresse löschen”.
Im Adressformular können die Details zu einer Adresse eingesehen und ggf. bearbeitet werden.
Im Tab “Allgemein” werden allgemeinen Eckdaten einer Adresse zusammengefasst.
Im Tab “Details” können weitere Angaben wie z.B. Bankverbindung eingesehen / erfasst werden.
Im Tab “Immobilien” können die mit der Adresse verknüpften Immobilien eingesehen / erfasst werden. Allgemein kann jede Adresse mit einer oder mehreren Immobilien verknüpft werden.
Klicken Sie auf “Neu” um eine neue Verknüpfung zu erfassen oder öffnen Sie eine bestehende Verknüpfung per Doppelklick in die Tabelle. Es öffnet sich daraufhin das folgende Fenster:
Wählen Sie in der Auswahlbox “Immobilie” eine zu verknüpfende Immobilie aus. Unter “Zuordnung” geben Sie ggf. an, ob es sich bei dieser Adresse um einen Eigentümer / Interessent / Käufer / Mieter handelt. Klicken Sie abschließend auf “Übernehmen” um die bearbeite Verknüpfung ins Adressformular zu übernehmen.
Um eine Verknüpfung mit einer Immobilie zu löschen, markieren Sie die entsprechende Immobilie mit der Maus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste oder klicken Sie auf den Button “Aktionen” und wählen Sie die Aktion “Zuordnung löschen” aus.
Im Tab “Kalender” können die mit der Adresse verknüpften Kalendereinträge (Aufgaben oder Termine) eingesehen / erfasst werden. Allgemein kann jede Adresse kann mit einem oder mehreren Kalender-Einträgen verknüpft werden.
Klicken Sie auf “Neu” um eine neue Verknüpfung zu erfassen oder öffnen Sie eine bestehende Verknüpfung per Doppelklick in die Tabelle. Es öffnet sich daraufhin das folgende Fenster:
Wählen Sie die “Gruppe” und den “Eintrag” des zu verknüpfenden Kalender-Eintrags aus. Klicken Sie abschließend auf “Übernehmen” um die bearbeite Verknüpfung ins Adressformular zu übernehmen.
Um eine Verknüpfung zu einem Kalendereintrag zu löschen, markieren Sie den entsprechenden Kalendereintrag mit der Maus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste oder klicken Sie auf den Button “Aktionen” und wählen Sie die Aktion “Zuordnung löschen” aus.
Im Tab “Notizen” kann zu der Adresse ein beliebiger Notiztext hinterlegt werden.
Um die Änderungen im Formular dauerhaft zu speichern, klicken Sie oben rechts auf den Button “Speichern”.
Hinweis
Das Speichern ist zu jedem Zeitpunkt der Bearbeitung möglich. Sollten relevante Eingaben fehlen, so weist das Programm darauf hin.
Achtung
Jede Änderung im Formular muss abschließend durch Klick auf “Speichern” dauerhaft gespeichert werden.
Adressgruppen ermöglichen die thematische Zusammenfassung von verschiedenen Adressen. Grundsätzlich wird jede Adresse exakt einer Adressgruppe zugeordnet.
Mit der Installation des Programms werden die Adressgruppen privat und geschäftlich in das Programm integriert. Bei Bedarf können diese Gruppen entfernt oder umbenannt werden - bzw. es können weitere Adressgruppen erfasst werden.
Die aktuell im Programm erfassten Adressgruppen werden in der Sidebar dargestellt:
Zu erledigen
Screenshot aktualisieren
Klicken Sie im Hauptmenü auf “Adressen → Neu → Adressgruppe”.
Nehmen Sie die gewünschten Einträge im Formular für Adressgruppen vor und klicken Sie abschließend auf den Button “Speichern”.
Öffnen Sie die Adressbuch-Ansicht in der Sidebar, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu bearbeitende Adressgruppe und wählen Sie im Menü die Aktion “Adressgruppe bearbeiten”.
Nehmen Sie die gewünschten Einträge im Formular für Adressgruppen vor und klicken Sie abschließend auf den Button “Speichern”.
Öffnen Sie die Adressbuch-Ansicht in der Sidebar, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu löschende Adressgruppe und wählen Sie im Menü die Aktion “Adressgruppe löschen”.
Im Formular für Adressgruppen können die Details zu einer Adressgruppe eingesehen und ggf. bearbeitet werden.
Zu erledigen
Screenshot einfügen
Tragen Sie eine Bezeichnung für die Adressgruppe und ggf. einen Beschreibungstext ein.
Um die Änderungen im Formular dauerhaft zu speichern, klicken Sie auf den Button “Speichern”.
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Die Funktionen zur Verwaltung von Terminen und Aufgaben werden vom “Kalender Add-On” in das ImmoTool integriert. In diesem Kapitel werden diese Funktionen dokumentiert.
Die folgenden Bestandteile werden in das Programm integriert, wenn das “Kalender Add-On” installiert und aktiviert wurde:
Die folgenden Einstellungen werden vom “Kalender Add-On” in die Programm-Einstellungen eingefügt.
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Im Kalender Add-On können Termine und Aufgaben erfasst werden. Im Folgenden werden diese allgemein als “Kalendereintrag” bezeichnet.
Innerhalb eines Projektes können beliebig viele Kalendereinträge gespeichert werden. Zur Verwaltung der hinterlegten Kalendereinträge gelangen Sie auf zweierlei Wegen:
Klicken Sie im Hauptmenü auf den Eintrag “Kalender → Monatsansicht” (bzw. “Wochenansicht” / “Tagesansicht” / “Tabellenansicht”) um die jeweilige Kalender-Ansicht zu öffnen.
Klicken Sie in der Sidebar “Kalender” auf die “Monatsansicht” / “Wochenansicht” / “Tagesansicht” / “Tabellenansicht” von einem der erfassten Kalender.
Daraufhin wird eine tabellarische Übersicht der erfassten Kalendereinträge dargestellt:
Zu erledigen
Screenshot einfügen, Bezeichnungen aktualisieren
Klicken Sie im Hauptmenü auf “Kalender → Neu → Termin” (bzw. “Aufgabe”). Alternativ können Sie die Übersicht der Kalendereinträge öffnen und oben rechts auf den Button “Neu” klicken.
Nehmen Sie die gewünschten Einträge im Formular für Kalendereinträge vor und klicken Sie abschließend auf den Button “Speichern”.
Öffnen Sie die Übersicht der Kalendereinträge und suchen Sie den zu bearbeitenden Eintrag. Durch einen Doppelklick auf den betreffenden Kalendereintrag wird das Formular für Kalendereinträge zur Bearbeitung des Kalendereintrags geöffnet.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen im Formular für Kalendereinträge vor und klicken Sie abschließend auf den Button “Speichern”.
Öffnen Sie die Übersicht der Kalendereinträge und suchen Sie den zu löschenden Eintrag. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den betreffenden Kalendereintrag und wählen Sie im dargestellten Menü die Aktion “Kalendereintrag löschen”.
Jeder Kalendereintrag hat verschiedene allgemeine Eigenschaften.
Zu erledigen
Screenshot einfügen, weitere Reiter dokumentieren
Im Tab “Notizen” kann zum Kalendereintrag ein beliebiger Notiztext hinterlegt werden.
Um die Änderungen im Formular dauerhaft zu speichern, klicken Sie oben rechts auf den Button “Speichern”.
Hinweis
Das Speichern ist zu jedem Zeitpunkt der Bearbeitung möglich. Sollten relevante Eingaben fehlen, so weist das Programm darauf hin.
Achtung
Jede Änderung im Formular muss abschließend durch Klick auf “Speichern” dauerhaft gespeichert werden.
Die erfassten Kalendereinträge (Termine / Aufgaben) können zur besseren Übersicht in separaten Kalendern verwaltet werden.
Mit der Installation des Programms werden die Kalender privat und geschäftlich in das Programm integriert. Bei Bedarf können diese Kalender entfernt oder umbenannt werden - bzw. es können weitere Kalender erfasst werden.
Die aktuell im Programm erfassten Kalender werden in der Sidebar dargestellt:
Zu erledigen
Screenshot einfügen
Klicken Sie im Hauptmenü auf “Adressen → Neu → Kalender”.
Nehmen Sie die gewünschten Einträge im Formular für Kalender vor und klicken Sie abschließend auf den Button “Speichern”.
Öffnen Sie die Kalender-Ansicht in der Sidebar, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den bearbeitenden Kalender und wählen Sie im Menü die Aktion “Kalender bearbeiten”.
Nehmen Sie die gewünschten Einträge im Formular für Kalender vor und klicken Sie abschließend auf den Button “Speichern”.
Öffnen Sie die Kalender-Ansicht in der Sidebar, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den zu löschenden Kalender und wählen Sie im Menü die Aktion “Kalender löschen”.
Im Formular für Kalender können die Details zu einem Kalender eingesehen und ggf. bearbeitet werden.
Zu erledigen
Screenshot einfügen
Tragen Sie eine Bezeichnung für des Kalenders und ggf. einen Beschreibungstext ein.
Um die Änderungen im Formular dauerhaft zu speichern, klicken Sie auf den Button “Speichern”.
Die Funktionen zur Verwaltung von Aktivitäten und Marketing-Maßnahmen werden vom “CRM Add-On” in das ImmoTool integriert. In diesem Kapitel werden diese Funktionen dokumentiert.
Die folgenden Bestandteile werden in das Programm integriert, wenn das “CRM Add-On” installiert und aktiviert wurde:
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Screenshots einfügen
Die folgenden Einstellungen werden vom “CRM Add-On” in die Programm-Einstellungen eingefügt.
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…
Zu erledigen
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Die Funktionen zum Empfang und Versand von E-Mails werden vom “E-Mail Add-On” in das ImmoTool integriert. In diesem Kapitel werden diese Funktionen dokumentiert.
Die folgenden Bestandteile werden in das Programm integriert, wenn das “E-Mail Add-On” installiert und aktiviert wurde:
Hinweis
Um das “E-Mail Add-On” verwenden zu können benötigen Sie eine E-Mailadresse, auf die über die Protokolle POP3, IMAP und/oder SMTP zugegriffen werden kann. Dies ist bei den meisten E-Mailanbietern der Fall. Die relevanten technischen Details einiger E-Mailanbieter finden Sie im Kapitel über E-Mailanbieter.
Die folgenden Einstellungen werden vom “E-Mail Add-On” in die Programm-Einstellungen eingefügt.
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Wenn Sie die Wahl haben, empfiehlt es sich das IMAP-Protokoll zu verwenden. Dieses Protokoll ermöglicht die Verwendung von Ordnern im Mailkonto und macht weniger Probleme bei der gleichzeitigen Verwendung unterschiedlicher Mailprogramme.
Das POP3-Protokoll unterstützt nur die wichtigsten Grundfunktionen - insbesondere das Abholen & Löschen von Nachrichten aus dem E-Mailkonto. Mit POP3-Mailkonten können deshalb nicht alle Funktionen des ImmoTools verwendet werden. Zum Beispiel steht bei POP3 keine Verwaltung der Ordner auf den Mailservern zur Verfügung - statt dessen werden E-Mails in einen lokalen Mailordner heruntergeladen.
Nachdem ein E-Mailkonto mit Mailempfang eingerichtet wurde kann auf den Inhalt der E-Mailkonten zugegriffen werden. Klicken Sie dafür im Hauptmenü auf “E-Mails → E-Mailansicht öffnen”.
Wählen Sie in der Sidebar einen E-Mailordner aus, dessen Inhalt dargestellt werden soll. Es wird daraufhin die Ansicht des E-Mailordners geöffnet.
Nachdem ein E-Mailordner in der Sidebar angeklickt wurde, wird eine tabellarische Übersicht der im Ordner enthaltenen E-Mails dargestellt:
Zu erledigen
weitere Inhalte einfügen (z.B. Aktionen in der Tabelle)
Klicken Sie in der Ansicht des E-Mailordners mit der linken Maustaste auf eine Mitteilung in der Tabelle. Unterhalb der Tabelle wird die angeklickte Nachricht dargestellt. Alternativ kann die Mitteilung durch einen Doppelklick mit der linken Maustaste als separates Fenster geöffnet werden.
Zu erledigen
weitere Inhalte einfügen (z.B. Zugriff auf Anhänge)
In der Übersicht der Adressen und im Formular für Adressen kann über das Aktionsmenü die Erzeugung eine neuen E-Mail gestartet werden.
Auf diesem Wege erzeugt E-Mails werden beim Versand automatisch mit der gewählten Adresse verknüpft.
Nachdem mindestens ein E-Mailkonto mit Mailversand eingerichtet wurde können E-Mails erstellt und versendet werden. Klicken Sie dafür im Hauptmenü auf “E-Mails → E-Mail verfassen”. Daraufhin wird das folgende Formular zum Verfassen von E-Mails geöffnet:
Im Auswahlfeld “Absender” werden alle E-Mailkonten dargestellt, für die ein Mailversand eingerichtet wurde. Wählen Sie hier das E-Mailkonto aus, über welches die E-Mail versendet werden soll.
Im oberen Bereich des Formulars können beliebig viele Empfänger für die Nachricht eingetragen werden.
Zu erledigen
weitere Inhalte einfügen (Hinzufügen, Entfernen, Bearbeiten von Empfängern; Anbindung an das Adressbuch Add-On)
Die folgenden Arten von Empfängern stehen zur Verfügung:
TO An diese Empfänger wird die Nachricht primär gesendet.
CC An diese Empfänger wird die Nachricht als Kopie gesendet.
BCC An diese Empfänger wird die Nachricht als Blindkopie gesendet. Diese Empfänger sind für die anderen TO- und CC-Empfänger nicht sichtbar.
REPLY_TO An diesen Empfänger wird bevorzugt eine Antwort auf die Nachricht gesendet. Beachten Sie bitte, dass der Empfänger dieser Empfehlung nicht folgen muss und auch einen anderen Empfänger beim Beantworten auswählen kann.
Hinweis
Jedem Adressaten werden auch alle anderen TO- und CC-Einträge angezeigt.
Im mittleren Bereich des Formulars wird ein Textfeld dargestellt, in welches der Text der E-Mail eingetragen werden kann. Zusätzlich muss ein Betreff oberhalb des Textfelds eingegeben werden.
Beim Verfassen einer Mitteilung kann man zwischen verschiedenen Vorgehensweisen im Umgang mit Text- & HTML-Modus wählen.
nur HTML Die E-Mail wird als HTML-formatierte Mitteilung eingegeben. Beim Versand wird automatisch eine alternative Variante des Texts ohne Formatierungen für Empfänger beigefügt, die keine HTML-Mitteilungen lesen können.
nur Text Die E-Mail wird als unformatierte Mitteilung eingegeben und als solche versendet.
Text & HTML Beim Verfassen kann die Nachricht im HTML-Format und als unformatierter Text getrennt voneinander eingegeben werden.
Im Text-Modus kann nur einfacher Text eingegeben werden. Diese Darstellung ist barrierefrei und sollte mit jedem E-Mailprogramm funktionieren.
Im HTML-Modus können verschiedenste Formatierungen in der Nachricht eingefügt werden (Schriftarten, Aufzählungen, etc). Diese Darstellung kann beim Empfänger zu Problemen in der Darstellung führen.
Der Nachricht können beliebig viele Dateien als Anhang beigefügt werden. Klicken Sie dafür unten rechts auf den Button “Hinzufügen” und wählen Sie eine oder mehrere Dateien von der Festplatte aus.
Jede angehängte Datei wird unterhalb des Textbereiches als Symbol dargestellt. Um den Anhang nachträglich wieder zu entfernen, markieren Sie das jeweilige Symbol und klicken Sie auf Entfernen.
Hinweis
Abhängig vom E-Mailanbieter dürfen Anhänge nicht beliebig groß sein. In der Regel wird eine maximale Gesamtgröße für Anhänge vorgegeben, welches im Bereich von 5 bis 10 MB liegt. Erfragen Sie die genauen Limits bei Ihrem E-Mailanbieter.
Nachdem die Eingaben im Formular vervollständigt wurden, klicken Sie oben rechts auf “Senden” um die Mitteilung zur verschicken.
Nachdem die Eingaben im Formular vervollständigt wurden, klicken Sie oben rechts auf “Speichern” um die Mitteilung als Entwurf zu speichern.
Es findet in diesem Falle kein Versand statt. Die Nachricht wird stattdessen im Entwurfs-Ordner des als Absender gewählten Mailkontos gespeichert. Wenn kein Entwurfs-Ordner ermittelt werden kann, wird alternativ der Entwurfs-Ordner im Benutzerkonto verwendet.
Die als Entwurf gespeicherte Nachricht kann zu einem späteren Zeitpunkt aus dem jeweiligen Ordner wieder geöffnet, weiter bearbeitet und versendet werden.
Um E-Mails mit dem ImmoTool empfangen und versenden zu können, muss dem Programm mitgeteilt werden über welchen E-Mailserver dies stattfinden soll. Der E-Mailserver wird in der Regel von Ihrem E-Mailanbieter bereitgestellt (z.B. GMX / GMail / Hotmail).
Für jede E-Mailadresse, die mit dem ImmoTool genutzt werden soll, können Sie im Programm ein sogenanntes “E-Mailkonto” einrichten. Es können beliebig viele solcher E-Mailkonten im Programm erfasst werden.
Hinweis
Die technischen Details zur Einrichtung des E-Mailkontos erfahren Sie von Ihrem E-Mailanbieter. Die relevanten technischen Details einiger E-Mailanbieter finden Sie im Kapitel über E-Mailanbieter.
Klicken Sie im Hauptmenü auf “E-Mails → E-Mailkonten verwalten” um das Dialogfenster zur Bearbeitung der Mailkonten zu öffnen.
Klicken Sie in dem Fenster unten links auf den Button “Aktionen → Hinzufügen” um ein neues Mailkonto vorzubereiten. Nehmen Sie die nötigen Änderungen vor und klicken Sie abschließend auf “Übernehmen”.
Klicken Sie im Hauptmenü auf “E-Mails → E-Mailkonten verwalten” um das Dialogfenster zur Bearbeitung der Mailkonten zu öffnen.
Wählen Sie auf der linken Seite des Fensters das zu bearbeitende E-Mailkonto aus. Nehmen Sie die nötigen Änderungen auf der rechten Seite des Fensters vor und klicken Sie abschließend auf “Übernehmen”.
Klicken Sie im Hauptmenü auf “E-Mails → E-Mailkonten verwalten” um das Dialogfenster zur Bearbeitung der Mailkonten zu öffnen.
Wählen Sie auf der linken Seite des Fensters das zu bearbeitende E-Mailkonto aus. Klicken Sie unten links auf den Button “Aktionen → Entfernen” um ein neues Mailkonto zu entfernen und klicken Sie abschließend auf “Übernehmen”.
Klicken Sie im Hauptmenü auf “E-Mails → E-Mailkonten verwalten” um das Dialogfenster zur Bearbeitung der Mailkonten zu öffnen.
Auf der linken Seite des Dialogfensters wird eine Liste der aktuell erfassten E-Mailkonten dargestellt. Wird auf der linken Seite ein E-Mailkonto gewählt, werden auf der rechten Seite die zugehörigen Formulare zur Bearbeitung des E-Mailkontos dargestellt.
Verschiedene allgemeine Angaben können zu jedem E-Mailkonto hinterlegt werden.
Bezeichnung Die Bezeichnung wird innerhalb des Programmes an verschiedenen Stellen verwendet. Wählen Sie hier einen möglichst prägnanten und kurzen Namen aus.
Ihr Name Dieser Name wird bei versendeten E-Mails als Absender übermittelt.
E-Mail Diese E-Mailadresse wird bei versendeten E-Mails als Absender übermittelt. Einige E-Mailanbieter schreiben hier eine bestimmten Adresse vor, bei anderen E-Mailanbietern kann die Adresse frei gewählt werden.
Antwort an Wenn hier eine E-Mailadresse angegeben wurde, werden ausgehende Mails mit dem Vermerk versehen, dass eine Antwort möglichst an diese Adresse zurück zu senden ist.
Signatur Der hier eingetragene Text wird beim Verfassen einer neuen E-Mail automatisch unterhalb des Mail-Textes angefügt.
Um eingehende Nachrichten über das IMAP-Protokoll vom E-Mailserver abholen zu können, öffnen Sie den Bereich “Empfang” und wählen Sie “IMAP” als Protokoll aus. Daraufhin wird ein Formular dargestellt, über welches die Anbindung des IMAP-Mailservers eingestellt werden kann.
Server Tragen Sie hier die IP-Adresse oder den Hostnamen des IMAP-Mailservers ein.
Port Tragen Sie hier die Port-Nummer des IMAP-Mailservers ein.
Anmeldung Tragen Sie hier die Art der Anmeldung am IMAP-Mailserver ein.
Benutzer Tragen Sie hier Ihren IMAP-Benutzernamen ein, wenn eine Anmeldung am IMAP-Mailserver stattfindet.
Passwort Tragen Sie hier Ihr IMAP-Passwort ein, wenn eine Anmeldung am IMAP-Mailserver stattfindet.
Krypto Wählen Sie aus, ob die Kommunikation mit dem IMAP-Mailserver verschlüsselt stattfindet.
Hinweis
Die nötigen Einstellungen erfahren Sie von Ihrem E-Mailanbieter. Die IMAP-Einstellungen einiger E-Mailanbieter finden Sie im Kapitel über E-Mailanbieter.
Folgende Port-Nummern werden bei IMAP meist für die verschiedenen Verfahren zur Verschlüsselung verwendet:
| Verschlüsselung | Port-Nr |
|---|---|
| unverschlüsselt | 143 |
| STARTTLS | 143 |
| IMAPS | 993 |
Um eingehende Mails über das POP3-Protokoll vom E-Mailserver abholen zu können, öffnen Sie den Bereich “Empfang” und wählen Sie “POP3” als Protokoll aus. Daraufhin wird ein Formular dargestellt, über welches die Anbindung des POP3-Mailservers eingestellt werden kann.
Server Tragen Sie hier die IP-Adresse oder den Hostnamen des POP3-Mailservers ein.
Port Tragen Sie hier die Port-Nummer des POP3-Mailservers ein.
Anmeldung Tragen Sie hier die Art der Anmeldung am POP3-Mailserver ein.
Benutzer Tragen Sie hier Ihren POP3-Benutzernamen ein, wenn eine Anmeldung am POP3-Mailserver stattfindet.
Passwort Tragen Sie hier Ihr POP3-Passwort ein, wenn eine Anmeldung am POP3-Mailserver stattfindet.
Krypto Wählen Sie aus, ob die Kommunikation mit dem POP3-Mailserver verschlüsselt stattfindet.
Hinweis
Die nötigen Einstellungen erfahren Sie von Ihrem E-Mailanbieter. Die POP3-Einstellungen einiger E-Mailanbieter finden Sie im Kapitel über E-Mailanbieter.
Folgende Port-Nummern werden bei POP3 meist für die verschiedenen Verfahren zur Verschlüsselung verwendet:
| Verschlüsselung | Port-Nr |
|---|---|
| unverschlüsselt | 110 |
| STARTTLS | 110 |
| POP3S | 995 |
Um ausgehende Mails über das SMTP-Protokoll versenden zu können, öffnen Sie den Bereich “Versand” und wählen Sie “SMTP” als Protokoll aus. Daraufhin wird ein Formular dargestellt, über welches die Anbindung des SMTP-Mailservers eingestellt werden kann.
Server Tragen Sie hier die IP-Adresse oder den Hostnamen des SMTP-Mailservers ein.
Port Tragen Sie hier die Port-Nummer des SMTP-Mailservers ein.
Anmeldung Tragen Sie hier die Art der Anmeldung am SMTP-Mailserver ein.
Benutzer Tragen Sie hier Ihren SMTP-Benutzernamen ein, wenn eine Anmeldung am SMTP-Mailserver stattfindet.
Passwort Tragen Sie hier Ihr SMTP-Passwort ein, wenn eine Anmeldung am SMTP-Mailserver stattfindet.
Krypto Wählen Sie aus, ob die Kommunikation mit dem SMTP-Mailserver verschlüsselt stattfindet.
Hinweis
Die nötigen Einstellungen erfahren Sie von Ihrem E-Mailanbieter. Die SMTP-Einstellungen einiger E-Mailanbieter finden Sie im Kapitel über E-Mailanbieter.
Folgende Port-Nummern werden bei SMTP meist für die verschiedenen Verfahren zur Verschlüsselung verwendet:
| Verschlüsselung | Port-Nr |
|---|---|
| unverschlüsselt | 25 |
| STARTTLS | 25 & 587 |
| SMTPS | 465 & 587 |
Für jedes E-Mailkonto können verschiedene Standard-Mailordner eingestellt werden.
Postausgang Wenn eine E-Mail über das Mailkonto versendet wird, speichert das Programm eine Kopie der versendeten Nachricht in diesem Ordner ab.
Entwürfe Wenn eine E-Mail während der Bearbeitung gespeichert wird, speichert das Programm die ungesendete Nachricht in diesem Ordner ab.
Papierkorb Wenn eine E-Mail aus dem Mailkonto gelöscht wird, verschiebt das Programm die Nachricht in diesen Ordner statt diese sofort zu löschen.
Um einen anderen E-Mailordner zu wählen, klicken Sie auf den jeweiligen Button. Es öffnet sich daraufhin ein Fenster, über welches der Zielordner ausgewählt werden kann.
Wenn für eine der Aktionen kein Mailordner verwendet werden soll, kann rechts neben dem jeweiligen Button auf “inaktiv” geklickt werden.
Abhängig vom E-Mailanbieter können weitere Einstellungen hinterlegt werden. Im Regelfall ist dies jedoch nicht nötig.
Klicken Sie oberhalb der Tabelle auf den Button “+” um einen leeren Eintrag in die Tabelle einzufügen. Um einen markierten Eintrag zu entfernen, klicken Sie auf den Button “-”.
Die möglichen Einstellungen sind in der Javamail-API dokumentiert:
Um die Änderungen im Formular dauerhaft zu speichern, klicken Sie auf den Button “Übernehmen”.
Im Folgenden finden Sie die technischen Eckdaten verschiedener E-Mailanbieter, die zur Einrichtung eines E-Mailkontos im ImmoTool verwendet werden können.
Selbstverständlich können auch beliebige andere E-Mailanbieter mit dem ImmoTool verwendet werden, wenn diese die üblichen Protokolle (IMAP, POP3, SMTP) unterstützen.
Die folgende Tabelle enthält einer Übersicht der IMAP-Einstellungen von verschiedenen bekannten E-Mailanbietern. Abhängig von der gewählten Verschlüsselungstechnik (“Krypto”) muss eine bestimmte Port-Nr bei der Einrichtung des Mailempfangs via IMAP verwendet werden.
| Anbieter | Anmeldung | Krypto | Server | Port |
|---|---|---|---|---|
| GMail | LOGIN |
IMAPS |
imap.googlemail.com |
993 |
| GMX | LOGIN |
IMAPS |
imap.gmx.net |
993 |
| Web.de | LOGIN |
STARTTLS |
imap.web.de |
143 |
IMAPS |
imap.web.de |
993 |
||
| Yahoo | LOGIN |
IMAPS |
imap.mail.yahoo.com |
993 |
Die folgende Tabelle enthält einer Übersicht der POP3-Einstellungen von verschiedenen bekannten E-Mailanbietern. Abhängig von der gewählten Verschlüsselungstechnik (“Krypto”) muss eine bestimmte Port-Nr bei der Einrichtung des Mailempfangs via POP3 verwendet werden.
| Anbieter | Anmeldung | Krypto | Server | Port |
|---|---|---|---|---|
| GMail | LOGIN |
POP3S |
pop.googlemail.com |
995 |
| GMX | LOGIN |
POP3S |
pop.gmx.net |
995 |
| Web.de | LOGIN |
STARTTLS |
pop3.web.de |
110 |
POP3S |
pop3.web.de |
995 |
||
| Yahoo | LOGIN |
POP3S |
pop.mail.yahoo.com |
995 |
Die folgende Tabelle enthält einer Übersicht der SMTP-Einstellungen von verschiedenen bekannten E-Mailanbietern. Abhängig von der gewählten Verschlüsselungstechnik (“Krypto”) muss eine bestimmte Port-Nr bei der Einrichtung des Mailversands via SMTP verwendet werden.
| Anbieter | Anmeldung | Krypto | Server | Port |
|---|---|---|---|---|
| GMail | LOGIN |
SMTPS |
smtp.gmail.com |
465 |
STARTTLS |
smtp.gmail.com |
587 |
||
| GMX | LOGIN |
keine | mail.gmx.net |
25 |
SMTPS |
mail.gmx.net |
465 |
||
| Web.de | LOGIN |
keine | smtp.web.de |
25 |
STARTTLS |
smtp.web.de |
587 |
||
| Yahoo | LOGIN |
keine | smtp.mail.yahoo.com |
25 |
SMTPS |
smtp.mail.yahoo.com |
465 |
Das “Nachrichten Add-On” ermöglicht den Abruf von Nachrichten beliebiger Quellen (sogenannte “Nachrichten-Feeds”) im RSS-Format und Atom-Format. In diesem Kapitel werden diese Funktionen dokumentiert.
Die folgenden Bestandteile werden in das Programm integriert, wenn das “Nachrichten Add-On” installiert und aktiviert wurde:
Die folgenden Einstellungen werden vom “Nachrichten Add-On” in die Programm-Einstellungen eingefügt.
Zu erledigen
Inhalte einfügen
Zu erledigen
Inhalte einfügen
In vielen Fällen stellen Betreiber von Webseiten / Blogs / Foren ihre aktuellen Ankündigungen / Nachrichten als “Nachrichten-Feed” im RSS-Format oder Atom-Format bereit.
Solche Nachrichtenquellen können vom ImmoTool automatisch in regelmäßigen Abständen abgerufen werden. Wenn es dabei neue Nachrichten findet, wird eine Information dargestellt.
Zu erledigen
Inhalte einfügen
Zu erledigen
Inhalte einfügen
Zu erledigen
Inhalte einfügen
Zu erledigen
Inhalte einfügen
Zu erledigen
Inhalte einfügen
Zu erledigen
Inhalte einfügen
Zu erledigen
Inhalte einfügen
Bei der Installation unter Windows wird automatisch eine Verknüpfung auf dem Desktop erzeugt, über die das Programm gestartet werden kann. Alternativ finden Sie im Startmenü einen Ordner namens “OpenEstate-ImmoTool”, der eine Verknüpfung zum Start des ImmoTools enthält.
Darüber hinaus können Sie das Programm auch über die Datei ImmoTool.exe (bzw. ImmoTool.bat) im Unterordner bin des Programm-Verzeichnisses starten.
Führen Sie einen Doppelklick auf das Programmsymbol mit der Bezeichnung “OpenEstate-ImmoTool” aus. Es öffnet sich daraufhin der Finder mit den vom ImmoTool bereitgestellten Programmen.
Wenn Sie in diesem Fenster auf das Programmsymbol “ImmoTool” klicken, wird das Programm gestartet.
Tipp
Bei Bedarf können Sie das Programmsymbol “ImmoTool” ins Dock integrieren, um dieses später schnell und unkompliziert starten zu können (siehe Anleitung bei Apple).
Um das ImmoTool unter macOS via Terminal zu starten, kann das Skript ImmoTool.sh im Unterordner bin des Programm-Verzeichnisses verwendet werden.
Wenn das ImmoTool mit dem Debian-Paket installiert wurde, finden Sie im Startmenü die Einträge für den Start des Programms unter dem Namen “OpenEstate-ImmoTool”.
Wenn das ImmoTool mit dem TAR.GZ-Paket installiert wurde, müssen Sie ggf. vorher noch die Datei StartMenuAdd.sh im Unterordner bin des Programm-Verzeichnisses ausführen um die Einträge im Startmenü zu erzeugen.
Alternativ zum Startmenü kann das Programm über die Datei ImmoTool.sh im Unterordner bin des Programm-Verzeichnisses gestartet werden.
Der Programmstart via ImmoTool.exe / ImmoTool.bat / ImmoTool.sh kann durch verschiedene Parameter beeinflusst werden.
-help
Stellt eine Zusammenfassung aller Parameter auf der Konsole dar und beendet das Programm.
-noProject
Startet das Programm ohne automatisch ein Projekt zu öffnen. Statt dessen wird der Projektassistent dargestellt.
-project <PROJEKT>
Das Projekt, welches im Ordner <PROJEKT> abgelegt ist, wird beim Programmstart automatisch geöffnet.
-projectLogin <BENUTZER>
Wenn das unter -project angegebene Projekt ein Mehrplatz-Projekt ist, meldet sich das ImmoTool beim Programmstart automatisch mit dem Benutzernamen <BENUTZER> an.
-projectPass <PASSWORT>
Wenn das unter -project angegebene Projekt ein Mehrplatz-Projekt ist, meldet sich das ImmoTool beim Programmstart automatisch mit dem Passwort <PASSWORT> an.
Für den Betrieb des ImmoTools werden verschiedene Verzeichnisse auf der Festplatte verwendet.
Das Programm-Verzeichnis enthält die installierten Dateien des ImmoTools.
Unter Windows lautet das Verzeichnis standardmäßig C:\Programme\OpenEstate-ImmoTool. Bei der Installation kann jedoch bei Bedarf ein anderes Verzeichnis gewählt werden.
Unter macOS hängt es davon ab, wohin das Programm bei der Installation kopiert wurde. Standardmäßig befindet sich das Programm-Paket unter dem Pfad /Applications/OpenEstate-ImmoTool.app. Das Programm-Verzeichnis selbst befindet sich im Unterordner Contents/Resources des Programm-Pakets.
Wenn unter Debian, Ubuntu, Linux Mint & Co. das Debian-Paket (bzw. Debian-Repository) zur Installation verwendet wurde, wird das Programm unter /opt/OpenEstate-ImmoTool installiert.
Wenn unter Linux das TAR.GZ-Paket zur Installation verwendet wurde, hängt es davon ab wohin Sie das entpackte Verzeichnis während der Installation verschoben haben.
Im Programm-Verzeichnis finden Sie einen Unterordner namens bin, der diverse Skripte und Programme für das ImmoTool enthält.
Das ImmoTool schreibt keine Dateien in das Programm-Verzeichnis. Aus diesem Verzeichnis wird nur gelesen.
Tipp
Es bietet sich an, das Programm-Verzeichnis für normale Betriebssystem-Benutzer nicht beschreibbar zu machen. Es ist ausreichend, wenn der Betriebssystem-Administrator Schreibrechte auf diesem Verzeichnis besitzt um Aktualisierungen vornehmen zu können.
Wenn ein Benutzer das ImmoTool startet, wird automatisch in seinem persönlichen Benutzer-Verzeichnis ein Ordner namens OpenEstate-Files erzeugt. Dieser Ordner enthält die Daten und Einstellungen des ImmoTools exklusiv für den Betriebssystem-Benutzer.
In dieses Verzeichnis speichert das ImmoTool diverse Daten während der Ausführung (z.B. Protokolle oder temporäre Dateien).
Beim Erstellen eines Projekts im ImmoTool kann ein beliebiger Speicherort für das Projekt-Verzeichnis gewählt werden. Standardmäßig speichert das Programm das Projekt-Verzeichnis im Unterordner projects des Daten-Verzeichnisses des aktuellen Benutzers.
Hinweis
Jedes im ImmoTool erstellte Projekt wird in einem eigenen / separaten Verzeichnis gespeichert. Somit können die Daten eines Projekts schnell und unkompliziert gesichert, verschoben oder ausgetauscht werden.
Hinweis
Es ist theoretisch möglich, dass sich mehrere Benutzer ein gemeinsames Projekt-Verzeichnis teilen (z.B. über einen gemeinsam erreichbaren Ordner). Jedoch können Einzelplatz-Projekte niemals gleichzeitig von zwei Benutzern geöffnet werden.
Achtung
Das Projekt-Verzeichnis sollte unter keinen Umständen von einem instabilen Laufwerk (z.B. Netzlaufwerk oder Cloud-Speicher) mit dem ImmoTool geöffnet werden. Kurzfristige Netzwerk-Probleme können zu einer fehlerhaften Datenbank führen. Wer diesen Weg dennoch gehen will / muss, sollte umso häufiger Datensicherungen durchführen.
Im Plugin-Verzeichnis werden Erweiterungen (Add-Ons) für das ImmoTool als ZIP-Dateien hinterlegt. Es gibt zwei Orte an denen Add-Ons hinterlegt werden können:
Im Programm-Verzeichnis finden Sie einen Unterordner namens plugins. Der Betriebssystem-Administrator kann hier Add-Ons hinterlegen, die für alle Betriebssystem-Benutzer verfügbar sind.
Im Daten-Verzeichnis eines jeden Betriebssystem-Benutzers finden Sie ebenfalls einen Unterordner namens plugins. Der Benutzer kann hier Add-Ons hinterlegen, die nur für ihn verfügbar sind.
Beim Programmstart gleicht das ImmoTool beide Plugin-Verzeichnisse miteinander ab. Wenn in beiden Ordnern das gleiche Plugin in einer unterschiedlichen Version vorhanden ist, wird das Add-On mit der jeweils aktuelleren Version ins Programm geladen.
Achtung
Unter macOS sollte man im Plugin-Verzeichnis des Programms (innerhalb des Programm-Pakets “OpenEstate-ImmoTool”) keine eigenen Änderungen vornehmen. Andernfalls wird die Signatur des Programm-Pakets ungültig und es kann zu Problemen mit Gatekeeper kommen. Daher sollten unter macOS weitere Add-Ons grundsätzlich nur im Unterordner
pluginsdes Daten-Verzeichnisses hinterlegt werden.
Einmal am Tag prüft das ImmoTool beim ersten Programmstart automatisch ob Aktualisierungen vorliegen. Im Falle, dass Aktualisierungen vorhanden sind, wird eine Information dargestellt.
Bei Klick auf “Installationspaket herunterladen.” wird im Web-Browser der Link zum Download des Installationspakets für das verwendete Betriebssystem geöffnet.
Bei Klick auf “Webseite mit Downloads.” wird im Web-Browser der Download-Bereich auf der Webseite von OpenEstate.org mit der aktuellen Programm-Version geöffnet.
Laden Sie das Installationspaket für Ihr Betriebssystem herunter und starten Sie den Installationsvorgang (siehe “ImmoTool installieren”). Beachten Sie dabei die folgenden Anmerkungen für Ihr Betriebssystem.
Achtung
Beenden Sie das ImmoTool bevor die Aktualisierung durchgeführt wird.
Hinweis
Wenn ImmoTool in einer Netzwerk-Installation betrieben wird (siehe “Betrieb an mehreren Arbeitsplätzen”), sollten die ImmoTool-Installationen bei allen Arbeitsplätzen aktualisiert werden. Es kann Situationen geben, in denen unterschiedliche ImmoTool-Versionen nicht gemeinsam im Netzwerk genutzt werden können.
Das EXE-Installationsprogramm erkennt automatisch den Speicherort der ImmoTool-Installation und führt die Aktualisierung für Sie durch.
Verschieben Sie den Programm-Starter “OpenEstate-ImmoTool” an die gleiche Stelle, wo sich die alte ImmoTool-Installation befindet. Es erscheint eine Rückfrage, ob die bestehende Installation überschrieben werden soll:
Bestätigen Sie die Rückfrage in diesem Dialogfenster durch Klick auf “Ersetzen”.
Wenn Sie das Debian-Repository in Ihrem Betriebssystem eingerichtet haben (siehe “Pakete aus Debian-Repository beziehen”), müssen Sie das Programm nicht von der OpenEstate-Webseite herunterladen. Statt dessen genügt es folgende Befehle in der Konsole auszuführen:
Wenn Sie das Debian-Repository nicht nutzen aber das Debian-Paket bei der Installation verwendet haben, können Sie die DEB-Installationsdatei herunterladen und per Doppelklick starten. Alternativ kann die Datei über folgenden Befehl in der Konsole installiert werden:
(Wobei x.y.z durch die jeweilige Versions-Nummer zu ersetzen ist.)
OpenEstate-ImmoTool-ALT.OpenEstate-ImmoTool.Nachdem das Programm in der neuen Version erfolgreich gestartet werden konnte, kann das in Schritt 3 erzeugte alte Programmverzeichnis bei Bedarf gelöscht werden.
Für den Umstieg auf verschiedene Versionen kann es eventuell besondere Hinweise geben. Diese werden im Folgenden dokumentiert.
Mit der Umstellung von ImmoTool 1.0-beta auf Version 1.0.0 gab es einige grundlegende Änderungen, die bei einer Aktualisierung zu beachten sind.
Für Windows und macOS gibt es eine neue Installationsroutine (EXE und DMG Installationspakete). Die neuen Installationspakete sind nicht kompatibel mit der alten Vorgehensweise. Beachten Sie daher, dass Sie die alte ImmoTool-Version (1.0-beta) bei der Installation nicht überschreiben. Wir empfehlen die folgende Vorgehensweise:
Prüfen Sie, wo das ImmoTool 1.0-beta auf der Festplatte installiert wurde.
Sollte sich das Programm unter Windows im Ordner C:\Programme\OpenEstate-ImmoTool befinden, benennen Sie diesen Ordner um - z.B. in C:\Programme\OpenEstate-ImmoTool-ALT.
Unter macOS sollte es keine Probleme mit der Benennung geben. Ermitteln Sie hier dennoch den Installationsordner des Programms.
Entfernen Sie unter Windows eventuell erstellte Verknüpfungen (auf dem Desktop oder im Startmenü). Unter macOS können Sie eventuell vorhandene Verknüpfungen aus dem Dock entfernen.
Führen Sie eine Neuinstallation durch (siehe “ImmoTool installieren”).
Wenn das Programm erfolgreich installiert wurde und gestartet werden kann, kann der Installationsordner von ImmoTool 1.0-beta entfernt werden.
Bei zukünftigen Aktualisierungen unter Windows und macOS sind diese Schritte nicht mehr nötig.
Im Installationspaket des ImmoTools ist nun Java enthalten. Wenn Sie auf Ihrem Betriebssystem Java nicht anderweitig benötigen, können Sie nach der erfolgreichen Umstellung auf ImmoTool 1.x Java im Betriebssystem deinstallieren.
Unter Windows können Sie dafür die Systemsteuerung öffnen und im Bereich zur Deinstallation von Software “Oracle Java” entsprechend entfernen.
Unter macOS können Sie “Oracle Java” wie folgt entfernen:
Kopieren und fügen Sie die folgenden Befehle im Terminalfenster ein:
(zitiert aus der offiziellen Anleitung von Oracle)
Unter Linux können Sie entweder “OpenJDK” über das Paketsystem des Betriebssystems entfernen. Oder falls Sie “Oracle Java” installiert haben kann der verwendete Installationsordner entfernt werden.
Für den Umstieg von ImmoTool 0.9.x auf 1.x gelten die gleichen Hinweise, wie beim Umstieg von 1.0-beta auf 1.x. Hier kann jedoch die Datenbank nicht automatisch übernommen werden. Beachten Sie daher ebenfalls die Anleitung zur Migration des Projekts in ImmoTool 1.x.
Die einfachste Form den ImmoTool-Server zu starten ist die manuelle Ausführung im Vordergrund.
Wenn das Programm erfolgreich eingerichtet wurde und von den Arbeitsplätzen erfolgreich auf den ImmoTool-Server zugegriffen werden kann, empfiehlt sich die Einrichtung eines Dienstes, sodass der ImmoTool-Server automatisch beim Hochfahren des Rechners im Hintergrund gestartet wird (siehe “ImmoTool-Server als Dienst einrichten”).
Bei der Installation unter Windows wird automatisch im Startmenü einen Ordner namens “OpenEstate-ImmoTool” mit verschiedenen Verknüpfungen erzeugt. Wählen Sie die Verknüpfung “ImmoServer manuell starten” aus dem Startmenü aus, um den ImmoTool-Server manuell (bzw. im Vordergrund) zu starten.
Darüber hinaus können Sie das Programm auch über die Datei Start.exe (bzw. Start.bat) im Unterordner bin des Programm-Verzeichnisses manuell (bzw. im Vordergrund) starten.
Beim ersten Start des ImmoTool-Servers werden Sie vom Betriebssystem eventuell gefragt, ob eingehende Verbindungen akzeptiert werden sollen. Diese Frage sollte mit “Zugriff zulassen” beantwortet werden.
Führen Sie einen Doppelklick auf das Programmsymbol mit der Bezeichnung “OpenEstate-ImmoServer” aus. Es öffnet sich daraufhin der Finder mit den vom ImmoTool-Server bereitgestellten Programmen.
Wenn Sie in diesem Fenster auf das Programmsymbol “Start” klicken, wird der ImmoTool-Server manuell (bzw. im Vordergrund) gestartet.
Beim ersten Start des ImmoTool-Servers werden Sie vom Betriebssystem eventuell gefragt, ob eingehende Verbindungen akzeptiert werden sollen. Diese Frage sollte mit “Erlauben” beantwortet werden.
Wenn der ImmoTool-Server mit dem Debian-Paket installiert wurde, ist auf dem Betriebssystem bereits ein Dienst für den ImmoTool-Server eingerichtet und gestartet worden. Sie müssen in diesem Falle keine weiteren Schritte durchführen um das Programm zu starten.
Bei allen Installations-Varianten für Linux kann der ImmoTool-Server über das Skript Start.sh im Unterordner bin des Programm-Verzeichnisses manuell (bzw. im Vordergrund) gestartet werden.
Für den Betrieb des ImmoTool-Servers werden verschiedene Verzeichnisse auf der Festplatte verwendet.
Das Programm-Verzeichnis enthält die installierten Dateien des ImmoTool-Servers.
Unter Windows lautet das Verzeichnis standardmäßig C:\Programme\OpenEstate-ImmoServer. Bei der Installation kann jedoch bei Bedarf ein anderes Verzeichnis gewählt werden.
Unter macOS hängt es davon ab, wohin das Programm bei der Installation kopiert wurde. Standardmäßig befindet sich das Programm-Paket unter dem Pfad /Applications/OpenEstate-ImmoServer.app. Das Programm-Verzeichnis selbst befindet sich im Unterordner Contents/Resources des Programm-Pakets.
Wenn unter Debian, Ubuntu, Linux Mint & Co. das Debian-Paket (bzw. Debian-Repository) zur Installation verwendet wurde, wird das Programm unter /opt/OpenEstate-ImmoServer installiert.
Wenn unter Linux das TAR.GZ-Paket zur Installation verwendet wurde, hängt es davon ab wohin Sie das entpackte Verzeichnis während der Installation verschoben haben.
Im Programm-Verzeichnis finden Sie einen Unterordner namens bin, der diverse Skripte und Programme für den ImmoTool-Server enthält.
Der ImmoTool-Server schreibt keine Dateien in das Programm-Verzeichnis. Aus diesem Verzeichnis wird nur gelesen.
Tipp
Es bietet sich an, das Programm-Verzeichnis für normale Betriebssystem-Benutzer nicht beschreibbar zu machen. Es ist ausreichend, wenn der Betriebssystem-Administrator Schreibrechte auf diesem Verzeichnis besitzt um Aktualisierungen vornehmen zu können.
Im Daten-Verzeichnis speichert der ImmoTool-Server standardmäßig die verwalteten Datenbanken sowie automatisch erzeugte Datensicherungen.
Wenn unter Debian, Ubuntu, Linux Mint & Co. das Debian-Paket (bzw. Debian-Repository) zur Installation verwendet wurde, wird das Verzeichnis /var/lib/OpenEstate-ImmoServer als Daten-Verzeichnis verwendet.
Bei allen anderen Installationen (Windows, macOS, Linux via TAR.GZ-Paket) wird im persönlichen Benutzer-Verzeichnis des ausführenden Benutzers ein Ordner namens OpenEstate-Files erzeugt und als Daten-Verzeichnis verwendet.
Im Protokoll-Verzeichnis speichert der ImmoTool-Server verschiedene Protokolle mit Meldungen, die während der Ausführung des Programms auftreten können.
Wenn unter Debian, Ubuntu, Linux Mint & Co. das Debian-Paket (bzw. Debian-Repository) zur Installation verwendet wurde, wird das Verzeichnis /var/log/OpenEstate-ImmoServer als Protokoll-Verzeichnis verwendet.
Bei allen anderen Installationen (Windows, macOS, Linux via TAR.GZ-Paket) wird der Unterordner logs im Daten-Verzeichnis des ausführenden Benutzers verwendet.
Aus dem Konfigurations-Verzeichnis lädt der ImmoTool-Server seine Konfigurationen.
Unter Windows wird der Unterordner etc des Programm-Verzeichnisses als Konfigurations-Verzeichnis verwendet.
Unter macOS wird beim ersten Programmstart im Daten-Verzeichnis des ausführenden Benutzers ein Unterordner etc erzeugt. Die Konfigurations-Dateien werden in diesen Ordner kopiert.
Wenn unter Debian, Ubuntu, Linux Mint & Co. das Debian-Paket (bzw. Debian-Repository) zur Installation verwendet wurde, wird das Verzeichnis /etc/OpenEstate-ImmoServer als Konfigurations-Verzeichnis verwendet.
Wenn unter Linux das TAR.GZ-Paket zur Installation verwendet wurde, werden die Konfigurationen aus dem etc Unterordner des Programm-Verzeichnisses geladen.
Hinweis
Im Kapitel “ImmoTool-Server konfigurieren” finden Sie weitere Informationen, wie der ImmoTool-Server über die Dateien im Konfigurations-Verzeichnis auf Ihre Bedürfnisse hin angepasst werden kann.
Bei Bedarf können die vom ImmoTool-Server verwendeten Verzeichnisse konfiguriert werden.
Hinweis
Der Betriebssystem-Benutzer, welcher den ImmoTool-Server startet, muss Schreibrechte auf dem Protokoll- und Daten-Verzeichnis haben. Auf dem Konfigurations-Verzeichnis benötigt der Benutzer mindestens Leserechte.
Unter Linux und macOS kann eine Datei /etc/default/OpenEstate-ImmoServer mit folgendem Inhalt angelegt werden:
# Pfad zum Konfigurations-Verzeichnis
SERVER_ETC_DIR="/etc/OpenEstate-ImmoServer"
# Pfad zum Protokoll-Verzeichnis
SERVER_LOG_DIR="/var/log/OpenEstate-ImmoServer"
# Pfad zum Daten-Verzeichnis
SERVER_VAR_DIR="/var/lib/OpenEstate-ImmoServer"In den Variablen können die Pfade entsprechend hinterlegt werden. Beim nächsten Start des ImmoTool-Servers werden diese Verzeichnisse verwendet.
Unter Windows hängt es davon ab, wie die einzelnen Programme des ImmoTool-Servers gestartet werden.
Falls EXE-Dateien verwendet werden, können die gleichnamigen l4j.ini Dateien mit einem Texteditor bearbeitet werden. Folgende Zeilen können darin geändert werden:
Falls BAT-Dateien verwendet werden, können diese mit einem Texteditor bearbeitet werden. Folgende Zeilen können darin geändert werden:
:: Pfad zum Konfigurations-Verzeichnis
set "SERVER_ETC_DIR=D:\OpenEstate-ImmoServer\etc"
:: Pfad zum Protokoll-Verzeichnis
set "SERVER_LOG_DIR=D:\OpenEstate-ImmoServer\logs"
:: Pfad zum Daten-Verzeichnis
set "SERVER_VAR_DIR=D:\OpenEstate-ImmoServer"Falls ein Dienst unter Windows eingerichtet wurde, können die Pfade über die Dienst-Verwaltung angepasst werden (siehe “Dienst unter Windows verwalten”).
Wählen Sie in der Dienst-Verwaltung den Tab “Java” und tragen Sie im Textfeld “Java Options” die gewünschten Pfade hinter den folgenden Variablen ein:
-Dopenestate.server.etcDir= kann der Pfad des Konfigurations-Verzeichnisses eingetragen werden.-Dopenestate.server.logDir= kann der Pfad des Protokoll-Verzeichnisses eingetragen werden.-Dopenestate.server.varDir= kann der Pfad des Daten-Verzeichnisses eingetragen werden.Im Konfigurations-Verzeichnis des ImmoTool-Servers finden Sie diverse Dateien, über welche das Verhalten des ImmoTool-Servers auf Ihre Bedürfnisse hin angepasst werden kann.
Hinweis
Für die meisten Anwendungsfälle sollte die ausgelieferte Standard-Konfiguration des ImmoTool-Servers ausreichend sein. Änderungen an der Konfiguration sollten nur vorgenommen werden, wenn dies unbedingt nötig ist.
Im Konfigurations-Verzeichnis des ImmoTool-Servers finden Sie eine Datei namens server.properties. Über diese Datei können die vom ImmoTool-Server bereitgestellten Datenbanken konfiguriert werden.
Standardmäßig stellt der ImmoTool-Server exakt eine Datenbank mit dem Namen “immotool” bereit. Bei Bedarf können über server.properties Datei noch weitere Datenbanken eingerichtet werden, die ebenfalls von ImmoTool-Server bereitgestellt werden. Weitere Informationen zu dieser Konfigurationsdatei finden Sie in der Dokumentation von HSQLDB.
Um zum Beispiel eine weitere Datenbank namens “immotool2” im ImmoTool-Server zu registrieren, kann wie folgt vorgegangen werden:
Beenden Sie den ImmoTool-Server, sollte dieser aktuell in Betrieb sein.
Öffnen Sie die Datei server.properties mit einem Texteditor und tragen Sie am Ende der Datei Folgendes ein:
# database #1
server.database.1=file:${openestate.server.varDir}/data/immotool2/db
server.dbname.1=immotool2Damit wird eine zweite Datenbank mit der Bezeichnung “immotool2” registriert, deren Daten im Daten-Verzeichnis des ImmoTool-Servers im Ordner data/immotool2 abgelegt werden.
Speichern Sie die geänderte Datei server.properties ab und starten Sie den ImmoTool-Server neu.
Via AdminTool kann man nun eine Verbindung zur zweiten Datenbank herstellen und die nötigen Einrichtungen vornehmen (siehe “ImmoTool-Server vorbereiten”). Beim Verbindungsaufbau mit dem AdminTool muss dabei der neue Datenbank-Name “immotool2” angegeben werden.
Nachdem die Datenbank via AdminTool vorbereitet wurde kann über das ImmoTool darauf zugegriffen werden (siehe “Verbindung zum ImmoTool-Server herstellen”). Beim Verbindungsaufbau mit dem ImmoTool muss dabei der neue Datenbank-Name “immotool2” angegeben werden.
Allgemein können beliebig viele Datenbanken in der Datei server.properties mit frei wählbarem Namen registriert werden. Für jede weitere Datenbank muss der Zähler erhöht werden - z.B.:
# database #0
server.database.0=file:${openestate.server.varDir}/data/immotool/db
server.dbname.0=immotool
# database #1
server.database.1=file:${openestate.server.varDir}/data/mydb/db
server.dbname.1=mydb
# database #2
server.database.2=file:${openestate.server.varDir}/data/anotherdb/db
server.dbname.2=anotherdbHinweis
Die Zeichenkette
${openestate.server.varDir}wird automatisch durch den Pfad zum aktuell konfigurierten Daten-Verzeichnis ersetzt.
Im Konfigurations-Verzeichnis des ImmoTool-Servers finden Sie eine Datei namens logback.xml. Über diese Datei kann die Protokollierung des ImmoTool-Servers konfiguriert werden.
Standardmäßig werden die Protokolle im Protokoll-Verzeichnis abgelegt. In der Regel ist es nicht nötig, die Protokollierung des ImmoTool-Servers individuell anzupassen. Weitere Informationen zu dieser Konfigurationsdatei finden Sie in der Dokumentation von Logback.
Hinweis
Die Zeichenkette
${openestate.server.logDir}in der Dateilogback.xmlwird automatisch durch den Pfad zum Protokoll-Verzeichnis ersetzt.
Hinweis
Die Zeichenkette
${openestate.server.app}in der Dateilogback.xmlwird automatisch durch den Namen der aktuellen Anwendung ersetzt. Somit können für verschiedene Anwendungen unterschiedliche Protokoll-Dateien erzeugt werden.
Der ImmoTool-Server stellt verschiedene Hilfsprogramme zur Verwaltung der Datenbanken bereit (sogenannte “Manager-Programme”). Diese Manager-Programme verbinden sich mit den Datenbanken des ImmoTool-Servers, um bestimmte administrative Aufgaben durchzuführen (z.B. “Datensicherung eines laufenden ImmoTool-Servers”).
Damit die Manager-Programme ihre Aufgabe erfüllen können, müssen diese sich auf den Datenbanken des ImmoTool-Servers als Benutzer mit administrativen Rechten anmelden. Die dafür benötigten Zugangsdaten werden im Konfigurations-Verzeichnis in der Datei manager.conf hinterlegt.
Für jede vom ImmoTool-Server verwaltete Datenbank sind folgende Zeilen in der Datei manager.conf zu hinterlegen:
Der Wert hinter urlid gibt einen eindeutigen Namen für die Datenbank-Verbindung an. Verwenden Sie der Einfachheit halber am besten den gleichen Namen, der auch im ImmoTool-Server für die Datenbank verwendet wird.
Der Wert hinter url gibt die Adresse an, über welche eine Verbindung zur Datenbank hergestellt werden kann.
Da die Manager-Programme in der Regel über den gleichen Rechner ausgeführt wird, auf dem auch der ImmoTool-Server betrieben wird, kann als Adresse “localhost” verwendet werden. Sollte der ImmoTool-Server mit SSL-Verschlüsselung betrieben werden, muss der im SSL-Zertifikat verwendete Hostname eingetragen werden.
Hinter der Adresse “localhost” folgt ein Doppelpunkt und die für den ImmoTool-Server konfigurierte Port-Nummer. In den meisten Fällen kann der Wert “9001” unverändert bleiben.
Hinter der Port-Nummer “9001” folgt ein Schrägstrich mit dem Namen der zu verwaltenden Datenbank (wie er als server.dbname in der Datei server.properties konfiguriert wurde).
Sollte der ImmoTool-Server mit SSL-Verschlüsselung betrieben werden, muss hsql:// durch hsqls:// ersetzt werden.
Der Wert hinter username gibt den Namen des in der Datenbank konfigurierten Administrators an. Standardmäßig enthält jede verwaltete Datenbank einen Administrator-Benutzer mit dem Namen “SA”. Insofern ist hier in der Regel keine Änderung nötig.
Der Wert hinter password gibt das Passwort des als username angegebenen Benutzers an. Tragen Sie hier das Passwort ein, das Sie für den Administrator bei der Einrichtung der Datenbank im AdminTool vergeben haben (siehe “ImmoTool-Server vorbereiten”).
Für die drei im Kapitel “Datenbanken konfigurieren” beschriebenen Beispiel-Datenbanken wären folgende Einträge in der Datei manager.conf zu hinterlegen:
urlid immotool
url jdbc:hsqldb:hsql://localhost:9001/immotool
username SA
password test1234
urlid mydb
url jdbc:hsqldb:hsql://localhost:9001/mydb
username SA
password test2345
urlid anotherdb
url jdbc:hsqldb:hsql://localhost:9001/anotherdb
username SA
password test3456(Die Passwörter müssten entsprechend ersetzt werden.)
Weitere Informationen zu dieser Konfigurationsdatei finden Sie in der Dokumentation von HSQLDB.
Achtung
Die Datei
manager.confenthält sensible Zugangsdaten. Sie sollten daher die Berechtigungen im Betriebssystem für diese Datei anpassen. Es sollten nur Betriebssystem-Benutzer diese Datei lesen können, die auch die Manager-Programme ausführen.
Wenn sich der ImmoTool-Server außerhalb des lokalen Firmen-Netzwerkes befindet oder Verbindungen über das Internet zulässt, empfiehlt es sich die Kommunikation zwischen ImmoTool und ImmoTool-Server zu verschlüsseln.
Es kann auch in anderen Fällen grundsätzlich sinnvoll sein eine Verschlüsselung durchzuführen, da es hierbei zu einem Gewinn an Sicherheit und Integrität bei der Datenübertragung kommt. Jedoch ist damit zu rechen, dass die Kommunikation geringfügig länger als bei einer unverschlüsselten Verbindung dauern wird.
Hinweis
Der ImmoTool-Server erlaubt keine gleichzeitige Verwendung von verschlüsselten und unverschlüsselten Verbindungen. Sie müssen sich für einen der beiden Wege entscheiden und entsprechend alle ImmoTool-Installationen in Ihrem Netzwerk konfigurieren (siehe “SSL-Verschlüsselung in ImmoTool aktivieren”).
Um eine verschlüsselte Datenübertragung zu realisieren, muss auf dem ImmoTool-Server ein SSL-Zertifikat vorhanden sein. Dieses stellt die Vertrauenswürdigkeit des ImmoTool-Servers gegenüber den darauf zugreifenden Programmen sicher.
Der ImmoTool-Server stellt ein Programm bereit, über welches das benötigte SSL-Zertifikat erzeugt werden kann.
Unter Windows können Sie im Startmenü auf “OpenEstate-ImmoServer → Verwaltung → SSL-Zertifikat erzeugen” klicken, um das Programm zur Erzeugung des SSL-Zertifikats zu starten.
Unter macOS finden Sie das Programm nach Doppelklick auf das Programmsymbol “OpenEstate-ImmoServer” unter dem Namen “SslInit”.
Alternativ können Sie im Programm-Verzeichnis den Ordner bin öffnen. Dort finden Sie das Programm unter dem Namen SslInit.exe / SslInit.bat / SslInit.sh.
Nachdem das Programm gestartet wurde, öffnet sich eine Konsole / ein Terminal.
Tragen Sie die IP-Adresse (bzw. den Hostnamen) ein, über welche eine Verbindung vom ImmoTool mit dem ImmoTool-Server erfolgt. Das SSL-Zertifikat wird für exakt diese IP-Adresse (bzw. exakt diesen Hostnamen) erzeugt. In allen Programmen muss dann diese IP-Adresse (bzw. dieser Hostname) für den Verbindungsaufbau verwendet werden.
Im folgenden Schritt ist ein Keystore-Passwort einzutragen, über welches das Zertifikat abgesichert wird. Notieren Sie sich das verwendete Passwort für die spätere Verwendung.
Nachdem diese Eingaben vorgenommen wurden erstellt das Programm im Konfigurations-Verzeichnis einen Ordner namens ssl und hinterlegt dort die erzeugten Dateien. Abschließend wird folgende Zusammenfassung dargestellt:
Achtung
Der Ordner
sslim Konfigurations-Verzeichnis enthält sensible Daten. Sie sollten daher die Berechtigungen im Betriebssystem für diesen Ordner anpassen. Es sollten nur Betriebssystem-Benutzer auf diesen Ordner zugreifen können, die auch den ImmoTool-Server ausführen.
Hinweis
Sollte das Programm zur Erzeugung des SSL-Zertifikats nicht gestartet werden können, können die benötigten Dateien alternativ über die folgenden Befehle erzeugt werden:
keytool -genkey \
-alias OpenEstate-ImmoServer \
-keyalg RSA -validity 999 \
-keystore keystore.jks \
-storetype JKS
keytool -export \
-alias OpenEstate-ImmoServer \
-keystore keystore.jks \
-rfc -file private.crtDas dafür verwendete keytool-Programm befindet sich im Unterordner bin der Java-Laufzeitumgebung.
Die nach Ausführung des keytool-Programms erzeugten Dateien sind entsprechend in den Unterordner ssl des Konfigurations-Verzeichnisses zu kopieren.
Dem ImmoTool-Server muss mitgeteilt werden, dass eine verschlüsselte Kommunikation erfolgen soll. Öffnen Sie dafür die Datei server.properties im Konfigurations-Verzeichnis mit einem Texteditor. Die folgenden Zeilen müssen bearbeitet werden:
# TLS/SSL (secure) sockets
server.tls=true
system.javax.net.ssl.keyStore=${openestate.server.etcDir}/ssl/keystore.jks
system.javax.net.ssl.keyStorePassword=test1234Der Wert hinter server.tls muss auf true gesetzt werden um SSL-Verschlüsselung im ImmoTool-Server zu aktivieren.
Hinter system.javax.net.ssl.keyStore ist der Pfad anzugeben, unter dem die Keystore-Datei (keystore.jks) zu finden ist. In der Regel muss dieser Wert nicht verändert werden.
Hinter system.javax.net.ssl.keyStorePassword muss das Passwort eingetragen werden, dass Sie während der Erzeugung des SSL-Zertifikats gewählt haben.
Damit die Änderungen an der Konfiguration wirksam werden, muss der ImmoTool-Server neu gestartet werden.
Hinweis
Die Zeichenkette
${openestate.server.etcDir}wird automatisch durch den Pfad zum aktuell konfigurierten Konfigurations-Verzeichnis ersetzt.
Beim Erzeugen eines neuen Projekts im ImmoTool muss im Projektassistenten das Protokoll “hsqls” gewählt werden um eine verschlüsselte Verbindung zum ImmoTool-Server herzustellen.
Beim Öffnen eines bestehenden Projekts kann auch nachträglich die Verschlüsselung aktiviert werden. Klicken Sie dafür auf “Verbindungsdaten des Servers bearbeiten”" und wählen Sie als Protokoll “hsqls” aus. Diese Einstellung wird dauerhaft für das Projekt gespeichert und muss später nicht erneut vorgenommen werden.
Beim Verbindungsaufbau mit dem AdminTool muss das Protokoll “hsqls” gewählt werden um eine verschlüsselte Verbindung zum ImmoTool-Server herzustellen.
Die Manager-Programme werden über die Datei manager.conf im Konfigurations-Verzeichnis des ImmoTool-Servers konfiguriert.
Bearbeiten Sie diese Datei mit einem Texteditor und ändern Sie die Werte hinter url für alle konfigurierten Datenbanken.
hsql:// muss hsqls:// verwendet werden.localhost der im SSL-Zertifikat gewählte Hostname eingetragen werden.Im Beispiel aus Kapitel “Manager-Programme konfigurieren” wären z.B. folgende Anpassungen vorzunehmen:
urlid immotool
url jdbc:hsqldb:hsqls://192.168.178.123:9001/immotool
username SA
password test1234
urlid mydb
url jdbc:hsqldb:hsqls://192.168.178.123:9001/mydb
username SA
password test2345
urlid anotherdb
url jdbc:hsqldb:hsqls://192.168.178.123:9001/anotherdb
username SA
password test3456Für den alltäglichen Betrieb ist es sinnvoll, den ImmoTool-Server als Dienst in das Betriebssystem zu integrieren. Der ImmoTool-Server kann damit automatisch beim Hochfahren des Betriebssystems im Hintergrund gestartet werden. Der Administrator den Dienst von außen unkompliziert steuern (Start / Stopp / Neustart).
Zur Einrichtung des ImmoTool-Servers als Dienst unter Windows wird die Open Source Software commons-daemon der Apache Software Foundation verwendet. Die Programme im Unterordner bin\service des Programm-Verzeichnisses stammen vom “commons-daemon” Projekt.
Der ImmoTool-Server kann auf folgenden Wegen als Dienst im Betriebssystem registriert werden:
Klicken Sie im Startmenü auf “OpenEstate-ImmoServer → Dienst → ImmoServer-Dienst installieren”.
Öffnen Sie den Ordner bin im Programm-Verzeichnis und starten Sie das Skript ServiceInstall.bat per Doppelklick.
Da ein Dienst nur vom Windows-Administrator eingerichtet werden kann, müssen Sie die Erlaubnis zur Ausführung als Administrator erteilen.
Nach erfolgreicher Installation öffnet sich ein Dialogfenster, über welches der installierte Dienst ggf. weiter bearbeitet werden kann.
Bei Bedarf können z.B. im Tab “Java” die vom ImmoTool-Server verwendeten Verzeichnisse konfiguriert werden (siehe “Verzeichnisse des ImmoTool-Servers”):
Nachdem die Einstellungen vorgenommen wurden klicken Sie auf “Übernehmen”. Sie können das Dialogfenster nun schließen oder den ImmoTool-Server direkt aus dem Dialogfenster starten. Klicken Sie dafür im Tab “General” auf den Button “Start”.
Beim ersten Start des ImmoTool-Servers werden Sie vom Betriebssystem eventuell gefragt, ob eingehende Verbindungen akzeptiert werden sollen. Diese Frage sollte mit “Zugriff zulassen” beantwortet werden.
Der Dienst des ImmoTool-Servers kann auf folgenden Wegen entfernt werden:
Klicken Sie im Startmenü auf “OpenEstate-ImmoServer → Dienst → ImmoServer-Dienst deinstallieren”.
Öffnen Sie den Ordner bin im Programm-Verzeichnis und starten Sie das Skript ServiceUninstall.bat per Doppelklick.
Es öffnet sich daraufhin ein Fenster mit der Eingabeaufforderung, über welches die Deinstallation durchgeführt wird. Sie sollten in diesem Fenster eine Erfolgsmeldung oder Fehlermeldung dargestellt bekommen.
Hinweis
Bei einer Deinstallation des ImmoTool-Servers wird auch ein zuvor installierter Dienst aus dem Betriebssystem entfernt.
Der ImmoTool-Server stellt ein Programm zur Verwaltung / Konfiguration des Dienstes bereit. Das Programm kann auf folgenden Wegen gestartet werden:
Klicken Sie im Startmenü auf “OpenEstate-ImmoServer → Dienst → ImmoServer-Dienst verwalten”.
Öffnen Sie den Ordner bin\service im Programm-Verzeichnis und starten Sie die Datei OpenEstate-ImmoServer.exe per Doppelklick.
Über dieses von der Apache Software Foundation bereitgestellte Programm können diverse Einstellungen zum Dienst vorgenommen werden. Ebenso kann der Dienst gestartet / gestoppt werden.
Alternativ können Sie die Dienste-Verwaltung im Windows Betriebssystem öffnen.
Drücken Sie auf der Tastatur die “Windows-Taste” gemeinsam mit dem Buchstaben “R” um ein Fenster zur Ausführung von Programmen zu öffnen. Alternativ können Sie die Eingabeaufforderung öffnen.
Tragen Sie den Befehl services.msc ein und bestätigen Sie die Eingabe mit “ENTER”.
Es öffnet sich daraufhin die Dienste-Verwaltung des Windows-Betriebssystems.
Über dieses Fenster kann der Dienst ebenfalls gestartet, gestoppt und per Doppelklick bearbeitet werden.
Nachdem der Dienst unter Windows installiert wurde (siehe “Dienst unter Windows installieren”) kann dieser auf verschiedenen Wegen von Hand gestartet werden:
Klicken Sie im Startmenü auf “OpenEstate-ImmoServer → Dienst → ImmoServer-Dienst starten”.
Öffnen Sie den Ordner bin im Programm-Verzeichnis und starten Sie das Skript ServiceStart.bat per Doppelklick.
Öffnen Sie das bereitgestellte Verwaltungs-Programm für den Dienst und klicken Sie darin auf “Start” (siehe “Dienst unter Windows verwalten”).
Öffnen Sie die Dienste-Verwaltung von Windows, wählen Sie den Dienst “OpenEstate-ImmoServer” aus und klicken Sie oben links auf “Den Dienst starten” bzw. “Den Dienst neu starten” (siehe “Dienst unter Windows verwalten”).
Hinweis
Standardmäßig wird der Dienst unter Windows automatisch gestartet sobald der Rechner hochgefahren wird. Daher ist es in der Regel nicht nötig den Dienst von Hand zu starten.
Nachdem der Dienst unter Windows installiert wurde (siehe “Dienst unter Windows installieren”) kann dieser auf verschiedenen Wegen gestoppt werden:
Klicken Sie im Startmenü auf “OpenEstate-ImmoServer → Dienst → ImmoServer-Dienst stoppen”.
Öffnen Sie den Ordner bin im Programm-Verzeichnis und starten Sie das Skript ServiceStop.bat per Doppelklick.
Öffnen Sie das bereitgestellte Verwaltungs-Programm für den Dienst und klicken Sie darin auf “Stop” (siehe “Dienst unter Windows verwalten”).
Öffnen Sie die Dienste-Verwaltung von Windows, wählen Sie den Dienst “OpenEstate-ImmoServer” aus und klicken Sie oben links auf “Den Dienst stoppen” (siehe “Dienst unter Windows verwalten”).
Unter macOS wird der Dienst mit Hilfe der vom Betriebssystem bereitgestellten Software launchd betrieben. Es wird dafür im Verzeichnis /Library/LaunchDaemons eine Datei namens org.openestate.tool.server.service.plist hinterlegt.
Hinweis
Bei Bedarf können Sie die Service-Datei selbst bearbeiten um individuelle Anpassungen vorzunehmen (siehe Tutorial zu launchd). In der Regel sollte dies aber nicht nötig sein.
Öffnen Sie das Programm-Symbol “OpenEstate-ImmoServer” und starten Sie im darauf dargestellten Finder das Programm “ServiceInstall”. Es öffnet sich daraufhin ein Terminal, welches die Installation des Dienstes durchführt.
Das Programm benötigt administrative Rechte. Während des Vorgangs werden Sie daher ggf. nach der Eingabe Ihres Passwortes gefragt.
Folgende Optionen können Sie während des Installations-Vorgangs wählen:
Sie können einen Benutzer wählen, unter dessen Berechtigungen der Dienst ausgeführt wird.
Sie können eine Benutzergruppe, unter deren Berechtigungen der Dienst ausgeführt wird.
Sie können bei Bedarf eine automatische Datensicherung aktivieren (siehe “Automatische Datensicherung unter macOS”). Damit die automatische Datensicherung funktioniert, muss zusätzlich die Konfiguration der Manager-Programme angepasst werden (siehe “Manager-Programme konfigurieren”).
Wenn alle Fragen beantwortet wurden, wird der Dienst im Verzeichnis /Library/LaunchDaemons in der Datei org.openestate.tool.server.service.plist installiert.
Beim ersten Start des ImmoTool-Servers werden Sie vom Betriebssystem eventuell gefragt, ob eingehende Verbindungen akzeptiert werden sollen. Diese Frage sollte mit “Erlauben” beantwortet werden.
Öffnen Sie das Programm-Symbol “OpenEstate-ImmoServer” und starten Sie im darauf dargestellten Finder das Programm “ServiceUninstall”. Es öffnet sich daraufhin ein Terminal, welches die Deinstallation des Dienstes durchführt.
Das Programm benötigt administrative Rechte. Während des Vorgangs werden Sie daher ggf. nach der Eingabe Ihres Passwortes gefragt.
Nachdem der Dienst unter macOS installiert wurde (siehe “Dienst unter macOS installieren”) kann dieser auf verschiedenen Wegen von Hand gestartet werden:
Öffnen Sie das Programm-Symbol “OpenEstate-ImmoServer” und starten Sie im darauf dargestellten Finder das Programm “ServiceStart”.
Öffnen Sie das Terminal und führen Sie den folgenden Befehl aus:
Hinweis
Standardmäßig wird der Dienst unter macOS automatisch gestartet sobald der Rechner hochgefahren wird. Daher ist es in der Regel nicht nötig den Dienst von Hand zu starten.
Nachdem der Dienst unter macOS installiert wurde (siehe “Dienst unter macOS installieren”) kann dieser auf verschiedenen Wegen gestoppt werden:
Öffnen Sie das Programm-Symbol “OpenEstate-ImmoServer” und starten Sie im darauf dargestellten Finder das Programm “ServiceStop”.
Öffnen Sie das Terminal und führen Sie den folgenden Befehl aus:
Unter Linux wird der Dienst mit Hilfe der vom Betriebssystem bereitgestellten Software systemd betrieben. Es wird dafür im Verzeichnis /etc/systemd/system eine Datei namens openestate-immoserver.service hinterlegt.
Achtung
Die meisten aktuellen Linux-Distributionen nutzen die Software “systemd”. Prüfen Sie jedoch sicherheitshalber vor der Installation des Dienstes ob Ihr Betriebssystem tatsächlich diese Software nutzt.
Hinweis
Bei Bedarf können Sie die Service-Datei selbst bearbeiten um individuelle Anpassungen vorzunehmen (siehe Handbuch zu systemd). In der Regel sollte dies aber nicht nötig sein.
Wenn der ImmoTool-Server über das Debian-Paket installiert wurde, ist auf Ihrem Betriebssystem bereits der Dienst installiert worden. In diesem Falle sind keine weiteren Schritte zur Installation des Dienstes nötig.
Falls der ImmoTool-Server über das TAR.GZ-Installationspaket installiert wurde, starten Sie im Unterordner bin des Programm-Verzeichnisses das Skript ServiceInstall.sh.
Das Programm benötigt administrative Rechte. Während des Vorgangs werden Sie daher ggf. nach der Eingabe Ihres Passwortes gefragt.
Folgende Optionen können Sie während des Installations-Vorgangs wählen:
Sie können einen Benutzer wählen, unter dessen Berechtigungen der Dienst ausgeführt wird.
Sie können eine Benutzergruppe, unter deren Berechtigungen der Dienst ausgeführt wird.
Sie können bei Bedarf eine automatische Datensicherung aktivieren (siehe “Automatische Datensicherung unter Linux”). Damit die automatische Datensicherung funktioniert, muss zusätzlich die Konfiguration der Manager-Programme angepasst werden (siehe “Manager-Programme konfigurieren”).
Wenn alle Fragen beantwortet wurden, wird der Dienst im Verzeichnis /etc/systemd/system in der Datei openestate-immoserver.service installiert.
Starten Sie im Unterordner bin des Programm-Verzeichnisses das Skript ServiceUninstall.sh.
Das Programm benötigt administrative Rechte. Während des Vorgangs werden Sie daher nach der Eingabe Ihres Passwortes gefragt.
Nachdem der Dienst unter Linux installiert wurde (siehe “Dienst unter Linux installieren”) kann dieser auf verschiedenen Wegen von Hand gestartet werden:
Starten Sie im Unterordner bin des Programm-Verzeichnisses das Skript ServiceStart.sh.
Öffnen Sie eine Konsole und führen Sie den folgenden Befehl aus:
Hinweis
Standardmäßig wird der Dienst unter Linux automatisch gestartet sobald der Rechner hochgefahren wird. Daher ist es in der Regel nicht nötig den Dienst von Hand zu starten.
Nachdem der Dienst unter Linux installiert wurde (siehe “Dienst unter Linux installieren”) kann dieser auf verschiedenen Wegen gestoppt werden:
Starten Sie im Unterordner bin des Programm-Verzeichnisses das Skript ServiceStop.sh.
Öffnen Sie eine Konsole und führen Sie den folgenden Befehl aus:
Weitaus seltener als beim ImmoTool werden Aktualisierungen für den ImmoTool-Server veröffentlicht. Im Unterschied zum ImmoTool findet keine automatische Prüfung auf Aktualisierungen statt. Sie sollten daher gelegentlich die Webseite des OpenEstate-Projekts besuchen oder den RSS-Feed abonnieren um über Aktualisierungen informiert zu werden.
Laden Sie das Installationspaket für Ihr Betriebssystem herunter und starten Sie den Installationsvorgang (siehe “ImmoTool-Server installieren”). Beachten Sie dabei die folgenden Anmerkungen für Ihr Betriebssystem.
Achtung
Sollte der ImmoTool-Server aktuell gestartet sein, sollten Sie diesen vor der Aktualisierung beenden / stoppen.
Tipp
Um einen Datenverlust im Falle eines Fehlers zu vermeiden, empfehlen wir das Daten-Verzeichnis des ImmoTool-Servers vor der Aktualisierung zu sichern.
Das EXE-Installationsprogramm erkennt automatisch den Speicherort der ImmoTool-Server-Installation und führt die Aktualisierung für Sie durch.
Achtung
Sollten Sie Anpassungen im Konfigurations-Verzeichnis vorgenommen, sichern Sie die betreffende Dateien vor der Aktualisierung. Nach der Aktualisierung können Sie die betreffenden Dateien wieder zurück kopieren.
Verschieben Sie den Programm-Starter “OpenEstate-ImmoServer” an die gleiche Stelle, wo sich die alte Installation des ImmoTool-Servers befindet. Es erscheint eine Rückfrage, ob die bestehende Installation überschrieben werden soll:
Bestätigen Sie die Rückfrage in diesem Dialogfenster durch Klick auf “Ersetzen”.
Wenn Sie das Debian-Repository in Ihrem Betriebssystem eingerichtet haben (siehe “Pakete aus Debian-Repository beziehen”), müssen Sie das Programm nicht von der OpenEstate-Webseite herunterladen. Statt dessen genügt es folgende Befehle im Terminal auszuführen:
Wenn Sie das Debian-Repository nicht nutzen aber das Debian-Paket bei der Installation verwendet haben, können Sie die DEB-Installationsdatei herunterladen und per Doppelklick starten. Alternativ kann die Datei über folgenden Befehl im Terminal installiert werden:
(Wobei x.y.z durch die jeweilige Versions-Nummer zu ersetzen ist.)
Achtung
Sollten Sie Anpassungen im Konfigurations-Verzeichnis vorgenommen, sichern Sie die betreffende Dateien vor der Aktualisierung. Nach der Aktualisierung können Sie die betreffenden Dateien wieder zurück kopieren.
OpenEstate-ImmoServer-ALT.OpenEstate-ImmoServer.Nachdem das Programm in der neuen Version erfolgreich gestartet werden konnte, kann das in Schritt 3 erzeugte alte Programmverzeichnis bei Bedarf gelöscht werden.
Achtung
Sollten Sie Anpassungen im Konfigurations-Verzeichnis vorgenommen, sichern Sie die betreffende Dateien vor der Aktualisierung. Nach der Aktualisierung können Sie die betreffenden Dateien wieder zurück kopieren.
Für den Umstieg auf verschiedene Versionen kann es eventuell besondere Hinweise geben. Diese werden im Folgenden dokumentiert.
Mit der Umstellung von ImmoTool-Server 1.0-beta auf Version 1.0.0 gab es einige grundlegende Änderungen, die bei einer Aktualisierung zu beachten sind.
Im Unterschied zur 1.0-beta Version speichert der ImmoTool-Server die Datenbanken nicht mehr im Programmverzeichnis. Bevor das Programmverzeichnis des alten ImmoTool-Servers gelöscht wird, sollten Sie unbedingt den Inhalt des Ordners var/data sichern.
Nachdem die neue Version des ImmoTool-Servers installiert wurde, starten Sie das Programm testweise und beenden Sie das Programm sofort wieder. Es wird dadurch das neue Daten-Verzeichnis erstellt. Öffnen Sie dieses Verzeichnis und kopieren Sie den Inhalt des zuvor gesicherten var/data Ordners in den neu erstellten Unterordner data des Daten-Verzeichnisses.
Der bereits vorhandene Ordner data sollte dabei nicht überschrieben sondern vorher gelöscht (oder umbenannt) werden.
Bei zukünftigen Aktualisierungen von ImmoTool-Server 1.x sind diese Schritte nicht mehr nötig.
Die Einrichtung der Dienste wurde mit ImmoTool-Server 1.0.0 grundlegend überarbeitet. Sollten Sie einen Dienst für den ImmoTool-Server eingerichtet haben, sollten Sie vor der Aktualisierung den Dienst aus dem Betriebssystem entfernen. Führen Sie dafür im bin Verzeichnis des alten ImmoTool-Servers die Datei ServiceUninstall.bat bzw. ServiceUninstall.sh aus.
Nachdem die neue Version des ImmoTool-Servers installiert wurde kann der Dienst neu eingerichtet werden (siehe “ImmoTool-Server als Dienst einrichten”).
Bei zukünftigen Aktualisierungen von ImmoTool-Server 1.x sind diese Schritte nicht mehr nötig.
Für Windows und macOS gibt es eine neue Installationsroutine (EXE und DMG Installationspakete). Die neuen Installationspakete sind nicht kompatibel mit der alten Vorgehensweise. Beachten Sie daher, dass Sie die alte Version des ImmoTool-Servers (1.0-beta) bei der Installation nicht überschreiben. Wir empfehlen die folgende Vorgehensweise:
Prüfen Sie, wo ImmoTool-Server 1.0-beta auf der Festplatte installiert wurde.
Sollte sich das Programm unter Windows im Ordner C:\Programme\OpenEstate-ImmoServer befinden, benennen Sie diesen Ordner um - z.B. in C:\Programme\OpenEstate-ImmoServer-ALT.
Unter macOS sollte es keine Probleme mit der Benennung geben. Ermitteln Sie hier dennoch den Installationsordner des Programms.
Entfernen Sie unter Windows eventuell erstellte Verknüpfungen (auf dem Desktop oder im Startmenü). Unter macOS können Sie eventuell vorhandene Verknüpfungen aus dem Dock entfernen.
Führen Sie eine Neuinstallation durch (siehe “ImmoTool-Server installieren”).
Wenn das Programm in der neuen Version erfolgreich in Betrieb genommen und die Datenbank übernommen wurde (siehe “Neue Verzeichnisse”), kann der Installationsordner von ImmoTool-Server 1.0-beta entfernt werden.
Bei zukünftigen Aktualisierungen unter Windows und macOS sind diese Schritte nicht mehr nötig.
Im Installationspaket des ImmoTool-Servers ist nun Java enthalten. Wenn Sie auf Ihrem Betriebssystem Java nicht anderweitig benötigen, können Sie nach der erfolgreichen Umstellung auf ImmoTool-Server 1.x Java im Betriebssystem deinstallieren.
Unter Windows können Sie dafür die Systemsteuerung öffnen und im Bereich zur Deinstallation von Software “Oracle Java” entsprechend entfernen.
Unter macOS können Sie “Oracle Java” wie folgt entfernen:
Kopieren und fügen Sie die folgenden Befehle im Terminalfenster ein:
(zitiert aus der offiziellen Anleitung von Oracle)
Unter Linux können Sie entweder “OpenJDK” über das Paketsystem des Betriebssystems entfernen. Oder falls Sie “Oracle Java” installiert haben kann der verwendete Installationsordner entfernt werden.
Dieses Kapitel beschreibt verschiedene Vorgehensweisen, wie das Passwort eines Datenbank-Benutzers geändert werden kann.
Falls das Passwort eines Benutzers verloren gegangen ist, kann sich der Administrator über das AdminTool anmelden und in der Benutzer-Verwaltung ein neues Passwort für den betreffenden Benutzer zuweisen (siehe “Benutzer bearbeiten”).
Hinweis
So lange das Passwort von mindestens einem Datenbank-Benutzer mit Administrator-Berechtigung bekannt ist, können auf diesem Wege die Passwörter aller Benutzer (auch anderer Administratoren) geändert werden.
Falls das Passwort keines Datenbank-Administrators mehr bekannt ist, kann das Passwort über folgenden Umweg zurückgesetzt werden.
Beenden Sie den ImmoTool-Server, wenn dieser aktuell in Betrieb sein sollte.
Öffnen Sie die Datei db.script aus dem Verzeichnis der Datenbank des ImmoTool-Servers mit einem Texteditor. Standardmäßig finden Sie das Datenbank-Verzeichnis im Unterordner data/immotool des Daten-Verzeichnisses.
Achtung
Sichern Sie sich die
db.script-Datei, bevor Sie daran Änderungen vornehmen. Eventuelle Fehler können zu einer kaputten Datenbank führen.
Suchen Sie in der db.script-Datei die Zeile, die wie folgt beginnt:
CREATE USER SA PASSWORD DIGESTTauschen Sie die gefundene Zeile durch folgende Zeile aus:
CREATE USER SA PASSWORD DIGEST '16d7a4fca7442dda3ad93c9a726597e4'Speichern Sie die geänderte db.script-Datei ab und starten Sie den ImmoTool-Server neu.
Das Passwort des Administrator-Benutzers SA sollte damit geändert worden sein auf test1234. Dieses Passwort kann ab sofort verwendet werden um sich als Datenbank-Administrator anzumelden.
Achtung
Das geänderte Administrator-Passwort sollte aus Sicherheitsgründen mit Hilfe des AdminTools wieder auf ein geheimes Passwort geändert werden (siehe “Benutzer bearbeiten”).
Das AdminTool ist ein Hilfsprogramm für Administratoren zur Verwaltung der Datenbank des ImmoTools. In der Regel wird das Programm nur bei Netzwerk-Installationen benötigt - z.B.
Mit Installation des ImmoTools steht Ihnen auch das AdminTool zur Verfügung (siehe “ImmoTool installieren”).
Im Startmenü finden Sie einen Ordner namens “OpenEstate-ImmoTool”, der eine Verknüpfung zum Start des AdminTools enthält.
Darüber hinaus können Sie das Programm auch über die Datei AdminTool.exe (bzw. AdminTool.bat) im Unterordner bin des Programm-Verzeichnisses starten.
Führen Sie einen Doppelklick auf das Programmsymbol mit der Bezeichnung “OpenEstate-ImmoTool” aus. Es öffnet sich daraufhin der Finder mit den vom ImmoTool bereitgestellten Programmen.
Wenn Sie in diesem Fenster auf das Symbol “AdminTool” klicken, wird das Programm gestartet.
Tipp
Bei Bedarf können Sie das Programmsymbol “AdminTool” ins Dock integrieren, um dieses später schnell und unkompliziert starten zu können (siehe Anleitung bei Apple).
Um das AdminTool unter macOS via Terminal zu starten, kann das Skript AdminTool.sh im Unterordner bin des Programm-Verzeichnisses verwendet werden.
Wenn das ImmoTool mit dem Debian-Paket installiert wurde, finden Sie im Startmenü die Einträge für den Start des Programms unter dem Namen “OpenEstate-AdminTool”.
Wenn das ImmoTool mit dem TAR.GZ-Paket installiert wurde, müssen Sie ggf. vorher noch die Datei StartMenuAdd.sh im Unterordner bin des Programm-Verzeichnisses ausführen um die Einträge im Startmenü zu erzeugen.
Alternativ zum Startmenü kann das Programm über die Datei AdminTool.sh im Unterordner bin des Programm-Verzeichnisses gestartet werden.
Beim Start des AdminTools wird das folgende Fenster dargestellt, über welches eine Verbindung zu einer Datenbank hergestellt werden kann:
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Verbindung zu einer Datenbank mit dem AdminTool herzustellen.
Die Datenbank eines bestehenden Projekts (Einzelplatz oder Mehrplatz) kann geöffnet werden. Dafür muss dem Programm lediglich das Projekt-Verzeichnis auf der Festplatte mitgeteilt werden. Klicken Sie dafür auf den Button “Auswählen”.
Beim Verbindungsaufbau zur Datenbank werden in diesem Falle automatisch die Projekt-Einstellungen übernommen.
Sollte es sich um ein Mehrplatz-Projekt (Netzwerk-Installation) handeln, müssen zusätzlich in den Eingabefeldern “Benutzer” und “Passwort” die Zugangsdaten des Administrators eingetragen werden. Der Benutzername des Datenbank-Administrators lautet in der Regel “SA”.
Es kann eine direkte Verbindung zu einem ImmoTool-Server hergestellt werden. In diesem Falle müssen Verbindungsdaten sowie die Zugangsdaten des Administrators vollständig eingetragen werden.
Folgende Einstellungen können vorgenommen werden:
Datenbank:
Hier sollte die Option “HSQL.remote” gewählt werden.
Protokoll:
Im Normalfall muss hier “hsql” gewählt werden. Wenn eine Verschlüsselung auf dem Server eingerichtet wurde, muss hier “hsqls” gewählt werden (siehe “SSL-Verschlüsselung einrichten”).
Hostname:
Hier muss die IP-Adresse oder der Hostname des Rechners eingetragen werden, auf dem der ImmoTool-Server betrieben wird. Wenn das AdminTool vom gleichen Rechner gestartet wurde auf dem sich auch der ImmoTool-Server befindet, kann der Hostname “localhost” unverändert bleiben.
Port-Nr:
Die Port-Nummer lautet standardmäßig “9001”. Nur wenn im ImmoTool-Server ein anderer Wert konfiguriert wurde, muss der Standard-Wert geändert werden.
DB-Name:
Der Name der Datenbank lautet standardmäßig “immotool”. Nur wenn im ImmoTool-Server eine Datenbank unter einem anderen Namen konfiguriert wurde, muss der Standard-Wert geändert werden.
Benutzer:
Der Name des Administrator-Benutzers lautet “SA” und muss in der Regel nicht geändert werden.
Passwort:
Beim ersten Verbindungsaufbau mit dem ImmoTool-Server ist das Passwort leer. Nachdem ein Passwort in der Datenbank hinterlegt wurde, muss dieses hier eingetragen werden.
Das AdminTool stellt verschiedene Funktionen in der Werkzeugleiste zur Verfügung.
DB öffnen:
Öffnet eine Verbindung zu einer Datenbank. Eine eventuell bereits geöffnete Datenbank-Verbindung wird geschlossen.
DB schließen:
Wenn eine Datenbank-Verbindung geöffnet ist, wird diese geschlossen.
Aktualisieren:
Alle dargestellten Tabs werden aktualisiert.
Nachdem eine Verbindung zur Datenbank hergestellt wurde können im Tab “Agentur” die Firmendaten und das Firmenlogo des Projekts eingesehen und bearbeitet werden.
Nachdem eine Verbindung zur Datenbank hergestellt wurde können im Tab “Add-Ons” die verfügbaren und im Projekt installierten Add-Ons bearbeitet werden.
Im Tab “Installierte Add-Ons” wird eine tabellarische Übersicht der aktuell im Projekt installierten Add-Ons dargestellt.
Um ein installiertes Add-On im Projekt verwenden zu können, muss dieses durch die Administration aktiviert worden sein.
Aktivieren oder deaktivieren Sie dafür in der Tabellenspalte “aktiv” die Check-Box für das betreffende Add-On und klicken Sie danach auf den Button “Änderungen speichern”.
Markieren Sie das zu deinstallierende Add-On in der Tabelle durch Klick auf die jeweilige Zeile. Klicken Sie danach auf “Deinstallation durchführen” um das gewählte Add-On komplett aus der Datenbank zu entfernen.
Achtung
Bei der Deinstallation gehen sämtliche Daten verloren, die eventuell bereits mit dem Add-On erfasst worden sind.
Einzelne Add-Ons können eventuell im Plugin-Verzeichnis des ImmoTools vorhanden, aber noch nicht im Projekt installiert sein. Diese Add-Ons werden in der Tabelle im Reiter “Weitere Add-Ons” aufgelistet.
Um ein Add-On aus dieser Tabelle zu installieren, aktivieren Sie in der Tabellenspalte “Installieren” die Check-Box für das betreffende Add-On und klicken Sie danach auf den Button “Installation durchführen”.
Im Tab “Aktualisierbare Add-Ons” finden Sie tabellarische Übersicht von Add-Ons und Erweiterungen, die im Projekt installiert sind aber noch nicht auf die neueste vorliegende Version aktualisiert wurden.
Um eine Aktualisierung aus dieser Tabelle durchzuführen, markieren Sie die betreffende Zeile in der Tabelle und klicken Sie danach auf den Button “Aktualisierung durchführen”.
Hinweis
Ein Add-On kann im ImmoTool nur verwendet werden, wenn die in der Datenbank installierte API-Version mit der auf der Festplatte verfügbaren API-Version übereinstimmt.
Nachdem eine Verbindung zur Datenbank hergestellt wurde können im Tab “Benutzer” die Benutzerkonten der Datenbank eingesehen / bearbeitet werden. Bei Netzwerk-Installationen können beliebig viele Benutzer auf die Datenbank zugreifen und gemeinsam an einem Projekt arbeiten.
Auf der linken Seite wird eine Liste der aktuell vorhandenen Benutzerkonten dargestellt. Klicken Sie auf einen der Benutzer um diesen zur Bearbeitung auszuwählen.
Auf der rechten Seite der Ansicht werden Informationen zum aktuell ausgewählten Benutzer dargestellt.
Folgende Aktionen können über die Buttons oberhalb der Benutzer-Ansicht ausgeführt werden:
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass Sie nach jeder Änderung abschließend auf “Übernehmen” klicken sollten. Andernfalls wird die zwischenzeitliche Änderung nicht gespeichert und geht verloren.
Wenn ein Benutzerkonto zur Bearbeitung ausgewählt wurde, werden dessen Eckdaten auf der rechten Seite im Tab “Benutzer” dargestellt.
Login des Benutzers:
Mit diesem Namen meldet sich der Benutzer an der Datenbank an. Der gewählte Name darf innerhalb eines Projekts nicht doppelt vergeben werden.
Passwort des Benutzers:
Mit diesem Passwort meldet sich der Benutzer beim Start des ImmoTools auf der Datenbank an. Aktivieren Sie die Check-Box “Passwort ändern.” um nachträglich ein neues Passwort einzutragen.
Benutzer ist freigeschaltet:
Mit dieser Option kann dem Benutzer die Berechtigung zur Anmeldung auf der Datenbank erteilt oder entzogen werden. Freigeschaltete Benutzer werden automatisch zum Mitglied der Gruppe “IMMOTOOL”.
Benutzer ist Administrator:
Mit dieser Option werden dem Benutzer alle Zugriffsrechte in dem Projekt erteilt. Der Benutzer darf damit auf alle Daten zugreifen, weitere Benutzer anlegen, Add-Ons installieren etc. Einem Administrator müssen keine Berechtigungen zugewiesen werden, da dieser immer alle Berechtigungen besitzt.
Notizen zum Benutzer:
An dieser Stelle können bei Bedarf Anmerkungen und Notizen zu einem Benutzerkonto hinterlegt werden.
Effektive Berechtigungen:
In der Tabelle werden die Berechtigungen des Benutzers dargestellt, die ihm direkt zugewiesen wurden oder die er durch Zuweisung von Gruppen erhalten hat.
Achtung
Sollten Sie die Datenbank einer Einzelplatz-Installation im AdminTool verwalten, ändern Sie nicht das Passwort des Benutzers “SA”. Das Passwort sollte in diesem Falle grundsätzlich immer leer sein.
Wenn ein Benutzerkonto zur Bearbeitung ausgewählt wurde, werden dessen Personendaten auf der rechten Seite im Tab “Person” dargestellt.
Hinweis
Die hier hinterlegten Personendaten kann der Benutzer nachträglich via ImmoTool bearbeiten (wenn die nötigen Rechte vorhanden sind).
Wenn ein Benutzerkonto zur Bearbeitung ausgewählt wurde, werden dessen Gruppen-Mitgliedschaften auf der rechten Seite im Tab “Gruppen” dargestellt.
In der Tabelle werden die aktuell in der Datenbank registrierten Gruppen dargestellt. Durch Klick in die Spalte “zugewiesen” können dem Benutzer eine oder mehrere Gruppen zugeteilt werden.
Hinweis
Ein Benutzer erhält die Berechtigungen aus den ihm zugewiesenen Gruppen.
Hinweis
Ein Benutzer ist automatisch ein Mitglied der Gruppe “IMMOTOOL”, wenn dieser im Tab “Benutzer” aktiviert wurde.
Wenn ein Benutzerkonto zur Bearbeitung ausgewählt wurde, werden die ihm direkt zugewiesenen Berechtigungen auf der rechten Seite im Tab “Berechtigungen” dargestellt.
In der Tabelle werden die von den Add-Ons bereitgestellten Berechtigungen dargestellt. Durch Klick in die Spalte “zugewiesen” können dem Benutzer die gewünschten Berechtigungen erteilt werden.
Tipp
Statt einem Benutzer bestimmte Berechtigungen direkt zuzuweisen, können Sie auch Gruppen anlegen. Die Berechtigungen müssen dann nur einmal der Gruppe zugewiesen werden und alle Mitglieder dieser Gruppe erhalten diese Berechtigungen automatisch.
Nachdem eine Verbindung zur Datenbank hergestellt wurde können im Tab “Gruppen” die Benutzergruppen der Datenbank eingesehen / bearbeitet werden.
Allgemein können die Benutzer in mehrere Gruppen zusammengefasst werden. Durch die Mitgliedschaft eines Benutzers in einer Gruppe erhält dieser automatisch alle in der Gruppe hinterlegten Berechtigungen.
In der Ansicht wird auf der linken Seite eine Liste der aktuell vorhandenen Gruppen dargestellt. Klicken Sie auf eine der Gruppen um diese zur Bearbeitung auszuwählen.
Auf der rechten Seite der Gruppen-Ansicht werden Informationen zu der aktuell ausgewählten Gruppe dargestellt.
Folgende Aktionen können über die Buttons oberhalb der Gruppen-Ansicht ausgeführt werden:
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass Sie nach jeder Änderung abschließend auf “Übernehmen” klicken sollten. Andernfalls wird die zwischenzeitliche Änderung nicht gespeichert und geht verloren.
Wenn eine Benutzergruppe zur Bearbeitung ausgewählt wurde, werden deren Eckdaten auf der rechten Seite im Tab “Gruppe” dargestellt.
Name der Gruppe:
Tragen Sie eine Bezeichnung für die Gruppe ein, sodass Sie diese später besser wiedererkennen. Der gewählte Name darf innerhalb eines Projekts nicht doppelt vergeben werden.
Notizen zur Gruppe:
An dieser Stelle können bei Bedarf Anmerkungen und Notizen zu einer Gruppe hinterlegt werden.
Wenn eine Benutzergruppe zur Bearbeitung ausgewählt wurde, werden deren zugewiesene Benutzerkonten auf der rechten Seite im Tab “Mitglieder” dargestellt.
In der Tabelle werden die aktuell in der Datenbank registrierten Benutzer dargestellt. Durch Klick in die Spalte “zugewiesen” können der Gruppe eine oder mehrere Benutzer als Mitglied zugewiesen werden.
Wenn eine Benutzergruppe zur Bearbeitung ausgewählt wurde, werden deren Berechtigungen auf der rechten Seite im Tab “Berechtigungen” dargestellt.
In der Tabelle werden die von den Add-Ons bereitgestellten Berechtigungen dargestellt. Durch Klick in die Spalte “zugewiesen” können der Gruppe eine oder mehrere Berechtigungen zugewiesen werden.
Nachdem eine Verbindung zur Datenbank hergestellt wurde können im Tab “SQL-Browser” die rohen Inhalte der Datenbank eingesehen werden (Tabellen, Views und Stored Procedures).
Diese Ansicht stellt keine weiteren besonderen Funktionen bereit und dient einzig der Überprüfung der Datenbank.
Nachdem eine Verbindung zur Datenbank hergestellt wurde können im Tab “SQL-Konsole” beliebige SQL-Befehle auf der Datenbank ausgeführt werden.
Achtung
Verwenden Sie diese Funktion mit Bedacht. Ein falscher Eingriff kann die Datenbank beschädigen.
Hinweis
Eine Übersicht der unterstützten Befehle kann der Dokumentation der HSQL-Datenbank entnommen werden.
Für den alltäglichen Betrieb ist es unbedingt empfohlen eine Strategie zur regelmäßigen Datensicherung zu finden und umzusetzen. Dieses Kapitel beschreibt mögliche Vorgehensweisen, wie eine Datensicherung in ImmoTool und ImmoTool-Server erfolgen kann.
Es ist zu beachten, dass hier unterschiedliche Vorgehensweisen bei Einzelplatz-Installationen und Netzwerk-Installationen nötig sind (siehe “Wie ImmoTool betrieben werden kann…”).
Achtung
Verlassen Sie sich nicht allein auf die Sicherungsfunktionen des Betriebssystems. Die Praxis hat gezeigt, dass z.B. die Verwendung von Wiederherstellungspunkte unter Windows zu einer fehlerhaft wiederhergestellten Datenbank führen kann.
Hinweis
Um eventuelle Datenverluste oder Probleme zu vermeiden, sollten Sie eine Strategie zur Datensicherung implementieren sobald das ImmoTool produktiv genutzt wird.
Tipp
Wir empfehlen Ihnen die Vorgehensweise zur Sicherung und Wiederherstellung zu testen und sich die nötigen Schritte zu notieren. Somit können Sie im Fehlerfall auf Ihre interne Dokumentation zurückgreifen und schnell handeln.
Tipp
Um eine maximale Ausfallsicherheit zu gewährleisten bietet es sich an, die Sicherungsdateien der Datenbank auf einer externen / separaten Hardware zu sichern. Verwenden Sie z.B. eine externe Festplatte oder übertragen Sie die Sicherungsdateien zu einem separaten Server (z.B. auf Ihrem Webspace oder bei einem Cloud-Anbieter).
Bei einer Einzelplatz-Installation wird die zu sichernde Datenbank direkt vom ImmoTool verwaltet (siehe “Betrieb an einem einzelnen Arbeitsplatz”). Die Sicherung sollte daher in der Regel über den Rechner durchgeführt werden, auf dem auch das ImmoTool installiert ist.
Die einfachste Form der Datensicherung einer Einzelplatz-Installation ist die Kopie des Projekt-Verzeichnisses. Bringen Sie in Erfahrung unter welchem Ordner das Projekt gespeichert wurde und sichern Sie diesen Ordner entsprechend.
Hinweis
Standardmäßig erstellt das ImmoTool für jedes verwaltete Projekt im Benutzerverzeichnis unter
OpenEstate-Files/projectsein separates Verzeichnis.
Achtung
Erstellen Sie die Kopie des Projekt-Verzeichnisses möglichst nur, wenn das Projekt aktuell nicht bereits vom ImmoTool geöffnet ist - bzw. wenn aktuell kein ImmoTool gestartet ist.
Nachdem ein Einzelplatz-Projekt im Programm geöffnet wurde, können Sie im Hauptmenü auf “Extras → Datenbank → Sicherung” klicken um eine manuelle Sicherung der Datenbank durchzuführen. Es erscheint daraufhin ein Dialogfenster, in dem der Speicherort der zu erzeugenden Datensicherung gewählt werden kann.
Alternativ zur manuellen Sicherung kann eine automatische Datensicherung eines Einzelplatz-Projekts im Programm eingerichtet werden. In diesem Falle erzeugt das Programm automatisch eine Sicherung der Datenbank in bestimmten Situationen.
Nachdem ein Einzelplatz-Projekt im Programm geöffnet wurde, können Sie im Hauptmenü auf “Extras → Einstellungen” klicken um die Programm-Einstellungen zu öffnen. Wählen Sie im dargestellten Dialogfenster das Formular “Datenbank” aus um die automatische Datensicherung zu konfigurieren.
In dem Formular kann ein Ordner gewählt werden, unter dem die automatischen Datensicherungen gespeichert werden sollen. Des Weiteren kann gewählt werden, zu welchem Zeitpunkt die automatische Datensicherung erfolgen soll (z.B. beim Öffnen des Projekts).
Der als “Limit” eingetragene Zahlenwert legt fest, wie viele Sicherungen im angegebenen Ordner maximal gespeichert werden sollen. Wenn z.B. mehr als fünf Sicherungen im Ordner vorliegen werden die ältesten Sicherungen entfernt sodass das eingetragene Limit nicht überschritten wird.
Tipp
Wenn für die automatische Datensicherung eine externe USB-Festplatte oder ein Ordner auf einem anderen Rechner gewählt wird (z.B. ein Netzlaufwerk unter Windows), kann sichergestellt werden, dass die Datensicherung auch beim Hardware-Defekt des Arbeitsplatz-Rechners erhalten bleibt.
Wenn das Projekt-Verzeichnis kopiert wurde (siehe “Projekt-Verzeichnis kopieren”), kann das gesicherte Verzeichnis einfach an den ursprünglichen Speicherort zurück kopiert und mit dem ImmoTool geöffnet werden. Weitere Schritte zur Wiederherstellung sind in diesem Falle nicht nötig.
Sicherungen, die aus dem ImmoTool heraus erzeugt wurden, werden als TAR.GZ-Archiv gespeichert (siehe “Manuelle Sicherung via ImmoTool” und “Automatische Sicherung via ImmoTool”). Zur Wiederherstellung dieser Sicherungen können Sie wie folgt vorgehen:
data um - z.B. in data-alt.data.data-Ordner.Wenn das wiederhergestellte Projekt erfolgreich geöffnet werden kann, kann der in Schritt 4 erstellte Ordner data-alt bei Bedarf gelöscht werden.
Tipp
Wenn Sie kein Einzelplatz-Projekt auf dem Rechner vorliegen haben oder den Speicherort nicht mehr ausfindig machen können, können Sie ein neues / leeres Projekt mit dem ImmoTool erzeugen und danach den obigen Schritten zur Wiederherstellung folgen.
Bei einer Netzwerk-Installation wird die zu sichernde Datenbank vom ImmoTool-Server verwaltet (siehe “Betrieb an mehreren Arbeitsplätzen”). Die Sicherung sollte daher in der Regel über den Rechner durchgeführt werden, auf dem auch der ImmoTool-Server installiert ist.
Wenn der ImmoTool-Server nicht gestartet ist (oder kurzzeitig beendet wurde), kann das Daten-Verzeichnis des ImmoTool-Servers kopiert werden. Dort werden standardmäßig die Dateien aller im Server verwalteten Datenbanken abgelegt.
Achtung
Es ist nicht empfehlenswert, das Daten-Verzeichnis im laufenden Betrieb des ImmoTool-Servers zu sichern. Dies kann zu einer fehlerhaften Datensicherung führen, die nicht wiederhergestellt werden kann.
Der ImmoTool-Server kann im laufenden Betrieb gesichert werden, ohne dass dieser beendet werden muss. Für diesen Fall wird mit dem ImmoTool-Server ein Hilfsprogramm namens “ManagerBackup” bereitgestellt.
ManagerBackup.exe / ManagerBackup.bat / ManagerBackup.sh im Unterordner bin des Programm-Verzeichnisses ausgeführt werden.Das Hilfsprogramm muss eine Verbindung zu allen zu sichernden Datenbanken herstellen. Dafür muss sich das Programm als Administrator auf allen zu sichernden Datenbanken anmelden können.
Öffnen Sie dafür die Datei manager.conf im Konfigurations-Verzeichnis des ImmoTool-Servers mit einem Texteditor. Für jede zu sichernde Datenbank sind folgende Zeilen in die Datei einzufügen:
urlid immotool
url jdbc:hsqldb:hsql://localhost:9001/immotool
username SA
passwordHinter dem Wort password muss getrennt durch ein Leerzeichen das Passwort des Datenbank-Administrators (SA) eingetragen werden - z.B. password test1234 (siehe “Manager-Programme konfigurieren”).
Wenn ManagerBackup gestartet wird, wird für alle in manager.conf konfigurierten Datenbanken eine Sicherung erzeugt. Das Programm speichert die Sicherungen standardmäßig im Daten-Verzeichnis des ImmoTool-Servers in einem Unterordner namens backups.
Hinweis
Bevor eine automatische Datensicherung eingerichtet wird sollten Sie prüfen, ob das ManagerBackup-Programm korrekt konfiguriert ist und erwartungsgemäß funktioniert.
Mit Hilfe der Aufgabenplanung des Windows-Betriebssystems kann ManagerBackup automatisch zu einem beliebigen Zeitpunkt ausgeführt werden.
Öffnen Sie die Aufgabenplanung von Windows:
Drücken Sie auf der Tastatur die “Windows-Taste” gemeinsam mit dem Buchstaben “R” um ein Fenster zur Ausführung von Programmen zu öffnen. Alternativ können Sie die Eingabeaufforderung öffnen.
Tragen Sie den Befehl taskschd.msc ein und bestätigen Sie die Eingabe mit “ENTER”.
Klicken Sie im dargestellten Dialogfenster auf der rechten Seite im Bereich “Aktionen” auf “Aufgabe erstellen”.
Es öffnet sich daraufhin ein weiteres Dialogfenster, über welches die Aufgabe eingerichtet werden kann.
Tragen Sie im Reiter “Allgemein” einen passenden Namen und eine passende Beschreibung für die Aufgabe ein. Darüber hinaus sollten Sie durch Klick auf “Benutzer oder Gruppe ändern” den Benutzer “Lokaler Dienst” auswählen.
Im Reiter “Trigger” können Sie nach Bedarf konfigurieren, wann die automatische Datensicherung ausgeführt werden soll.
Wählen Sie im Reiter “Aktionen” die Datei ManagerBackup.exe aus dem Unterordner bin im Programm-Verzeichnisses des ImmoTool-Servers aus.
Bei Bedarf können Sie weitere Einstellungen über diese Dialogfenster vornehmen. Klicken Sie abschließend auf “OK” um die Aufgabe im Betriebssystem zu registrieren.
Wenn der ImmoTool-Server unter macOS über die bereitgestellten Skripte als Dienst eingerichtet wurde, kann dabei auch eine tägliche automatische Datensicherung konfiguriert werden (siehe “Dienst unter macOS einrichten”).
Falls bei der Installation des Dienstes die Option zur automatischen Datensicherung aktiviert wurde, wird eine Datei namens org.openestate.tool.server.backup.plist im Verzeichnis /Library/LaunchDaemons abgelegt. Über diese Datei wird im Betriebssystem die tägliche automatische Ausführung von ManagerBackup konfiguriert.
Hinweis
Sie sind nicht gezwungen die bereitgestellten Funktionen zur automatischen Datensicherung zu nutzen. Statt dessen können Sie auch einen eigenen Cronjob (oder Agent für launchd) konfigurieren um ManagerBackup auszuführen.
Wenn der ImmoTool-Server unter Linux über das bereitgestellte Debian-Paket installiert wurde, wird automatisch die tägliche Datensicherung eingerichtet.
Alternativ kann bei der Installation des Dienstes über die bereitgestellten Skripte die automatische Datensicherung aktiviert werden (siehe “Dienst unter Linux einrichten”).
Über die Dateien openestate-immoserver-backup.timer und openestate-immoserver-backup.service im Verzeichnis /etc/systemd wird im Betriebssystem die tägliche automatische Ausführung von ManagerBackup konfiguriert.
Hinweis
Sie sind nicht gezwungen die bereitgestellten Funktionen zur automatischen Datensicherung zu nutzen. Statt dessen können Sie auch einen eigenen Cronjob (oder Timer für systemd) konfigurieren um ManagerBackup auszuführen.
Das Hilfsprogramm ManagerBackup kann über Kommandozeilen-Parameter bei Bedarf präziser gesteuert werden.
-help
Stellt eine Zusammenfassung aller Parameter auf der Konsole dar und beendet das Programm.
-conf <file>
Der Pfad zur manager.conf Konfigurationsdatei kann bei Bedarf angegeben werden.
-id <urlid>
Nur die in manager.conf registrierte Datenbank mit der Kennung <urlid> sichern. Andernfalls werden alle in manager.conf registrierten Datenbanken gesichert.
-dir <path>
Die erzeugten Datensicherungen werden im Verzeichnis <path> gespeichert.
-limit <number>
Maximal werden die als <number> angegebene Anzahl von Sicherungen im Sicherungsverzeichnis vorgehalten. Ältere überschüssige Sicherungsdateien werden automatisch aus dem Verzeichnis gelöscht.
-delay <seconds>
Die Datensicherung kann um die als <seconds> angegebenen Sekunden verzögert werden.
-wait
Nach erfolgter Ausführung wird das Programm nicht sofort beendet. Der Benutzer muss erst mit “ENTER” bestätigen, dass das Programm beendet werden soll.
-dump
Statt einer Kopie der Datenbank-Dateien wird ein Dump erzeugt.
Eine Datensicherung ist eine Kopie der Datenbank-Dateien. Die Wiederherstellung dieser Daten ist relativ einfach.
Beenden Sie den ImmoTool-Server, wenn dieser aktuell in Betrieb sein sollte.
Sollte die Sicherung als ZIP-Archiv oder TAR.GZ-Archiv vorliegen, entpacken Sie diese Dateien auf Ihrem Rechner.
Benennen Sie das betreffende Datenbank-Verzeichnis um und erstellen Sie ein neues / leeres Datenbank-Verzeichnis.
Kopieren Sie die gesicherten Datenbank-Dateien db.data, db.lobs, db.properties & db.script in das Verzeichnis der jeweiligen Datenbank (siehe “Daten-Verzeichnis des ImmoTool-Servers”).
Starten Sie den ImmoTool-Server neu, um mit der wiederhergestellten Datenbank weiterarbeiten zu können.
Das in Schritt 3 umbenannte alte Datenbank-Verzeichnis kann nach erfolgreicher Wiederherstellung bei Bedarf gelöscht werden.
Eine Einzelplatz-Installation kann bei Bedarf in eine Netzwerk-Installation umgewandelt werden. Die Datenbank wird dabei aus dem Einzelplatz-Projekt zum ImmoTool-Server kopiert und geringfügig angepasst.
Installieren Sie den ImmoTool-Server, falls dies noch nicht geschehen ist (siehe “ImmoTool-Server installieren”).
Beenden Sie den ImmoTool-Server, sollte dieser aktuell in Betrieb sein.
Erzeugen Sie im Daten-Verzeichnis des ImmoTool-Servers den Ordner data/immotool, wenn dieser noch nicht existieren sollte. Sollte das Verzeichnis bereits vorhanden sein, entfernen Sie die darin enthaltenen Dateien.
Im Verzeichnis des Einzelplatz-Projekts sollten Sie ein Verzeichnis data finden. Darin befinden sich verschiedene Dateien der Datenbank: immotool.data, immotool.lobs, immotool.properties und immotool.script.
Kopieren Sie die Dateien aus Schritt 4 ins Verzeichnis des ImmoTool-Servers, das in Schritt 3 erzeugt wurde. Benennen Sie die Dateien jeweils um in db.data, db.lobs, db.properties und db.script.
Starten Sie den ImmoTool-Server neu und melden Sie sich mit dem AdminTool auf dem Server an. Verwenden Sie den Benutzer “SA” mit einem leeren Passwort. Bei der ersten Anmeldung wird das AdminTool Sie bitten ein Administrator-Passwort festzulegen.
Ab diesem Zeitpunkt kann mit dem ImmoTool und AdminTool auf die Datenbank als Mehrplatz-Projekt zugegriffen werden. Im ImmoTool muss abschließend noch ein Mehrplatz-Projekt erzeugt werden (siehe “Verbindung zum ImmoTool-Server herstellen”).
Wenn die Umstellung erfolgreich durchgeführt wurde und die Anmeldung am ImmoTool-Server über das ImmoTool funktioniert, kann das alte Verzeichnis des Einzelplatz-Projekts bei Bedarf gelöscht werden.
Eine Netzwerk-Installation kann bei Bedarf in eine Einzelplatz-Installation umgewandelt werden. Die Datenbank wird dabei vom ImmoTool-Server in ein Einzelplatz-Projekt kopiert und geringfügig angepasst.
Starten Sie das ImmoTool und erstellen Sie ein neues / leeres Einzelplatz-Projekt (siehe “Einzelplatz-Projekt erzeugen”). In dieses neu erstellte Projekt wird in den nächsten Schritten die Datenbank vom ImmoTool-Server übernommen.
Beenden Sie das ImmoTool nachdem das neue / leere Einzelplatz-Projekt erstellt und erstmals geöffnet wurde.
Beenden Sie den ImmoTool-Server, sollte dieser aktuell in Betrieb sein.
Öffnen Sie das in Schritt 1 erstellte Verzeichnis des Einzelplatz-Projekts. Im Unterverzeichnis data sollten Sie verschiedene Dateien vorfinden: immotool.data, immotool.lobs, immotool.properties und immotool.script. Löschen Sie alle im data-Verzeichnis enthaltenen Dateien und Unterordner.
Öffnen Sie das Datenbank-Verzeichnis des ImmoTool-Servers. Standardmäßig finden Sie dieses im Unterordner data/immotool des Daten-Verzeichnisses. Hier sollten Sie folgende Dateien vorfinden: db.data, db.lobs, db.properties und db.script. Kopieren Sie diese Dateien ins data-Verzeichnis des zuvor erstellten Einzelplatz-Projektes (siehe Schritt 4). Benennen Sie die Dateien jeweils um in immotool.data, immotool.lobs, immotool.properties und immotool.script.
Bearbeiten Sie die Datei immotool.script aus dem data-Verzeichnis des Einzelplatz-Projektes mit einem Texteditor.
Achtung
Sichern Sie sich die
immotool.script-Datei, bevor Sie daran Änderungen vornehmen. Eventuelle Fehler können zu einer kaputten Datenbank führen.
Suchen Sie in der immotool.script-Datei die Zeile, die wie folgt beginnt:
CREATE USER SA PASSWORD DIGESTTauschen Sie die gefundene Zeile durch folgende Zeile aus:
CREATE USER SA PASSWORD DIGEST 'd41d8cd98f00b204e9800998ecf8427e'Speichern Sie die geänderte immotool.script-Datei ab.
Ab diesem Zeitpunkt kann das Einzelplatz-Projekt im ImmoTool geöffnet werden. Alle Daten aus dem Mehrplatz-Projekt stehen nun als Einzelplatz-Projekt zur Verfügung.
Im Falle, dass Sie den ImmoTool-Server nicht mehr benötigen, können Sie das Programm nach erfolgreicher Migration deinstallieren.
ImmoTool 0.9.x ist mittlerweile sehr alt, wird seit Längerem nicht weiter entwickelt und kann von OpenEstate nicht mehr betreut werden. Wir raten daher dringend auf die aktuellste Version 1.x zu migrieren. Im Folgenden werden die dafür nötigen Schritte dokumentiert.
Hinweis
Die alte ImmoTool-Installation bleibt bei der Migration komplett unangetastet. Sollte die Umstellung auf Version 1.x Probleme bereiten oder fehlschlagen, kann mit der alten Version bis zur Klärung des Problems normal weiter gearbeitet werden.
Im ersten Schritt muss das Projekt in ImmoTool 0.9.x auf dem folgenden Wege gesichert werden.
Aktualisieren Sie Ihre bestehende ImmoTool-Installation auf die aktuellste verfügbare Version (mindestens 0.9.15 bzw. 1.0-beta10f). Klicken Sie dafür im Hauptmenü auf “Extras → Aktualisierung”.
Alternativ können Sie Version 0.9.33 (die letzte 0.9.x Version) von der Webseite des OpenEstate-Projekts herunterladen.
Öffnen Sie das zu übernehmende Projekt im alten ImmoTool und erzeugen Sie eine Datensicherung, durch Klick im Hauptmenü auf “Extras → Datenbank → Sicherung für Version 1.x”.
Bei diesem Vorgang wird ein ZIP-Archiv mit den Inhalten der Projekt-Datenbank auf der Festplatte gespeichert, welches Sie in den folgenden Schritten benötigen werden.
Die Vorgehensweise zur Übernahme der exportierten Daten hängt davon ab, ob das Projekt in ImmoTool 1.x als Einzelplatz-Installation oder Netzwerk-Installation fortgeführt werden soll.
Wenn das Projekt in ImmoTool 1.x als Einzelplatz-Installation betrieben werden soll, installieren Sie ImmoTool 1.x zusätzlich zur bereits vorhandenen alten ImmoTool-Version (siehe “ImmoTool installieren”).
Achtung
Überschreiben oder entfernen Sie die alte ImmoTool-Installation unter keinen Umständen! Die neue und alte Version sollten nebeneinander installiert werden.
Beim ersten Start von ImmoTool 1.x kann die zuvor gesicherte Datenbank mit Hilfe des Projektassistenten importiert werden.
Wählen Sie als “Projekt-Art” die Option “Einzelplatz-Projekt von ImmoTool 0.9.x migrieren”. Im daraufhin dargestellten Formular, können Sie die zuvor erstellte Sicherungsdatei auswählen, indem Sie auf den Button “Auswählen” klicken. Das ZIP-Archiv wird daraufhin vom Programm geprüft und die Firmendaten automatisch übernommen.
Prüfen Sie sicherheitshalber die Firmendaten und Add-Ons und klicken Sie abschließend auf “Projekt erzeugen”. Während der Erzeugung des neuen Projekts wird die Sicherungsdatei automatisch in die Datenbank importiert.
Hinweis
Nachdem die Migration erfolgreich durchgeführt wurde, können Sie bei Bedarf die alte Installation von ImmoTool 0.9.x löschen.
Wenn das Projekt in ImmoTool 1.x als Netzwerk-Installation betrieben werden soll, installieren Sie ImmoTool 1.x zusätzlich zur bereits vorhandenen alten ImmoTool-Version (siehe “ImmoTool installieren”) sowie den ImmoTool-Server (siehe “ImmoTool-Server installieren”).
Achtung
Überschreiben oder entfernen Sie die alte ImmoTool-Installation unter keinen Umständen! Die neue und alte Version sollten nebeneinander installiert werden.
Nachdem der ImmoTool-Server erfolgreich in Betrieb genommen wurde kann die gesicherte Datenbank mit Hilfe des AdminTools auf den ImmoTool-Server übertragen werden. Die zuvor erstellte Sicherungsdatei kann im AdminTool auf folgenden Wegen importiert werden:
Bei der erstmaligen Anmeldung am ImmoTool-Server wird ein Fenster dargestellt, über welches die Datenbank installiert werden kann. Dabei kann zusätzlich die zuvor erzeugte Sicherungsdatei angegeben werden.
Wenn die Datenbank vorher bereits mit dem AdminTool erzeugt wurden, kann die Datensicherung nachträglich durch Klick ins Hauptmenü auf “Extras → Migration aus ImmoTool 0.9.x” importiert werden.
Nachdem die Datenübernahme ins Mehrplatz-Projekt abgeschlossen wurde kann die Verbindung zur Datenbank über das ImmoTool hergestellt werden (siehe “Verbindung zum ImmoTool-Server herstellen”).
Hinweis
Nachdem die Migration erfolgreich durchgeführt wurde, können Sie bei Bedarf die alte Installation von ImmoTool 0.9.x löschen.
Jeder auf der Webseite des OpenEstate-Projekts registrierte Anwender erhält kostenlosen technischen Support zum ImmoTool, ImmoServer und den weiteren OpenEstate-Projekten. Dies umfasst Hilfestellungen bei
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Zwischen den OpenEstate-Entwicklern (nachfolgend als „Lizenzgeber“ bezeichnet) und dem Lizenznehmer wird folgende Nutzungsvereinbarung abgeschlossen.
1. Gegenstand
2. Rechte des Lizenznehmers
Die Software kann kostenlos heruntergeladen, installiert und unbegrenzt verwendet werden.
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Die Software darf verwendet werden um eigene Erweiterungen (sogenannte „Add-Ons“) zu entwickeln und zu vermarkten so lange die Bestimmungen dieser Nutzungsvereinbarung nicht untergraben werden.
Jeder registrierte Lizenznehmer hat einen individuellen Zugang zur Webseite des OpenEstate-Projekts und kann darüber mit den Entwicklern in Kontakt treten.
3. Pflichten des Lizenznehmers
Jede Form von Manipulation, Dekompilierung und Disassemblierung der Software ist untersagt.
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4. Entzug der Nutzungslizenz
5. Haftungsausschluss
Da die Software ohne jegliche Gebühren lizenziert wird, besteht keinerlei Gewährleistung für die Software, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Sofern nicht anderweitig schriftlich bestätigt, stellt der Lizenzgeber die Software „so, wie sie ist“ zur Verfügung, ohne Gewährleistung irgendeiner Art, weder ausdrücklich noch implizit. Dieser Garantieausschluss gilt auch – ohne darauf beschränkt zu sein – für Marktreife oder Verwendbarkeit für einen bestimmten Zweck. Das volle Risiko bezüglich Qualität und Leistungsfähigkeit der Software liegt beim Lizenznehmer. Sollte sich die Software als fehlerhaft herausstellen, liegen die Kosten für notwendigen Service, Reparatur, Korrektur oder Wiederherstellung der Daten sämtlich beim Lizenznehmer.
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Stand vom 25.05.2018
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